Полное собрание законодательства СССР
Система доступа к базе всех нормативно-правовых актов Союза Советских Социалистицеских Республик.
www.ussrdoc.com

 





Сборники документов по хронологии с 1917г по 1992г
| Сборник 1 | Сборник 2 | Сборник 3 | Сборник 4 | Сборник 5 | Сборник 6 | Сборник 7 | Сборник 8 | Сборник 9 | Сборник 10 |



 

Одобрены

Научным советом

Главного архивного управления

при Совете Министров СССР

28 апреля 1963 года

 

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА

ПОСТАНОВКИ ДОКУМЕНТАЛЬНОЙ ЧАСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И РАБОТЫ

АРХИВОВ УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ СССР

 

Издание третье

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Главное архивное управление при Совете Министров СССР в соответствии с утвержденными Правительством СССР Положениями о Государственном архивном фонде СССР и Главном архивном управлении при Совете Министров СССР переработало "Правила работы архивов учреждений, организаций и предприятий", изданные в 1956 г.

Основываясь на правах по контролю за постановкой документальной части делопроизводства, предоставленных ГАУ при СМ СССР этими положениями, Главное архивное управление изложило в новых Правилах те требования, выполнение которых является необходимым в целях улучшения работы с документальными материалами. Оно исходило из того, что работа учреждений, организаций и предприятий с документами как в делопроизводстве, так и в архиве представляет единый процесс. В связи с этим новые Правила названы "Основными правилами постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР".

В Основных правилах дано определение документальной части делопроизводства как организации работы учреждения с документами от их создания (получения) до сдачи в архив.

Независимо от системы делопроизводства (централизованной, децентрализованной), принятой в учреждении, Основные правила рекомендуют проводить однократную регистрацию входящих и исходящих документов преимущественно на контрольно-учетных карточках, которые в последующем должны передаваться в архив учреждения вместе с документами и использоваться в качестве тематических карточек для пополнения каталогов государственных архивов.

В отличие от Правил 1956 г. в Основных правилах унифицированы, например, требования к заголовкам дел в номенклатурах и описях документальных материалов постоянного и долговременных сроков хранения, рекомендуется отказаться от составления описей документальных материалов, срок хранения которых не превышает 10 лет, а использовать в качестве описей этих материалов номенклатуры дел. Такие документы разрешается не передавать в архив, а хранить в структурных подразделениях учреждения, где они по миновании надобности уничтожаются в установленном порядке.

В Основных правилах по-новому излагается порядок проведения экспертизы ценности документальных материалов и обеспечения их сохранности. Основное внимание при этом обращается не на выделение дел к уничтожению, а на отбор документальных материалов, подлежащих постоянному хранению. В связи с этим обязательному рассмотрению и утверждению экспертно-проверочных комиссий архивных учреждений подлежат теперь не отборочные списки, а описи дел, отобранных на постоянное хранение.

В Основных правилах освещен ряд вопросов создания научно-справочного аппарата. Значительное внимание уделено созданию каталогов документов как одного из основных видов научно-справочного аппарата. В целях правильной группировки документальных материалов Основные правила рекомендуют разрабатывать схемы классификации документов.

Правила рассчитаны на документацию союзных и республиканских министерств и ведомств, советов народного хозяйства, краевых, областных, городских (республиканского и областного подчинения) учреждений и организаций, а также высших учебных заведений, научно-исследовательских учреждений и крупных промышленных предприятий.

Основные правила не могут дать полностью готовых ответов на все многочисленные вопросы, с которыми сталкиваются учреждения, организации и предприятия в процессе работы с документами. В них даны лишь основные, общие для большинства учреждений, методические и организационные нормы. Это сделано во избежание излишней регламентации, чтобы учреждения, организации и предприятия имели возможность творчески подходить к совершенствованию документальной части делопроизводства и работы архивов, с учетом местных условий и характера своей деятельности.

К Основным правилам прилагаются 20 форм, порядок заполнения которых поясняется в тексте.

Постановка документальной части делопроизводства и работа архивов районных, сельских и других учреждений и организаций низового звена, а также небольших предприятий определяется инструкциями, разрабатываемыми на основе настоящих Основных правил республиканскими архивными органами.

Основные правила не предусматривают организацию работы с кинофотофонодокументами, технической документацией и документальными материалами личного происхождения. Порядок работы с этой документацией определяется другими методическими пособиями Главного архивного управления при Совете Министров СССР и ведомственными инструкциями.

В подготовке "Основных правил постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР" принимали участие сотрудники Главного архивного управления при Совете Министров СССР, работники центральных государственных и ведомственных архивов СССР. Непосредственную работу по подготовке Основных правил осуществляли: Е.С. Алышева, З.В. Бондаренко, Н.Д. Виноградова, А.В. Елпатьевский, Е.И. Жарова, З.Е. Калишевич, Н.Ф. Козлова, В.М. Мамонов, М.В. Мурахина, А.Н. Сокова, Д.И. Сольский, Л.Л. Смоктунович, И.И. Строумова, Д.А. Тебекин, А.Г. Усов, В.В. Цаплин.

Ценные советы и указания по подготовке Основных правил дали профессора, доценты и преподаватели Московского государственного историко-архивного института Л.И. Вартанян, З.В. Крайская, К.Г. Митяев, К.И. Рудельсон, В.А. Цикулин, М.Н. Шобухов и др.

Окончательное редактирование проводилось руководством Главного архивного управления и Отдела ведомственных архивов и делопроизводства.

В связи с изданием настоящих Основных правил отменяются "Правила работы архивов учреждений, организаций и предприятий", утвержденные Приказом МВД СССР N 360 от 1 июня 1956 г., а также "Изменения и дополнения" к ним, утвержденные Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 9 июня 1961 г. N 3/5135-Б.

 

Глава I. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

1. Все документальные материалы, образовавшиеся в процессе деятельности учреждений, организаций и предприятий Союза ССР, имеющие научное, политическое и практическое значение, независимо от времени их происхождения, техники и способа воспроизведения входят в состав Государственного архивного фонда Союза ССР (ГАФ СССР).

Примечание. К документальным материалам относятся: акты органов государственной власти и государственного управления, положения, уставы, приказы, протоколы, отчеты, планы, рисунки, чертежи и другие технические документы, официальная переписка и другая документация учреждений, организаций и предприятий, а также рукописи научных и художественных произведений, мемуаров, дневников, нотные рукописи, переписка и другие документы отдельных лиц, плакаты, листовки, воззвания, прокламации, негативы и позитивы киносъемок, фотоснимков, микрофотокопий документов, материалы звукозаписей и другие виды документов.

 

2. Документальные материалы ГАФ СССР подлежат хранению в центральных государственных архивах СССР, союзных и автономных республик, краевых, областных, окружных, городских, межрайонных и районных государственных архивах.

Законченные делопроизводством документальные материалы учреждений, организаций и предприятий до сдачи их в государственные архивы хранятся в архивах этих учреждений, организаций и предприятий <1>, которые действуют, где это необходимо, на правах их структурных подразделений.

--------------------------------

<1> В дальнейшем вместо слов "архив учреждения, организации и предприятия", как правило, употребляются слова "архив учреждения", а вместо слов "учреждение, организация и предприятие" употребляется слово "учреждение".

 

Документальные материалы архивов, созданных специальными постановлениями Правительства СССР, а также материалы Академии наук СССР, академий наук союзных республик и их учреждений в государственные архивы не поступают, а хранятся постоянно в вышеназванных архивах и архивах академий наук.

Документальные материалы, не относящиеся к профилю указанных архивов, передаются на хранение в соответствующие государственные архивы.

Категории учреждений, документальные материалы которых подлежат и не подлежат передаче на хранение в государственные архивы, а также состав сдаваемой учреждениями документации определяются Главным архивным управлением при Совете Министров СССР (ГАУ СССР), архивными управлениями (отделами) союзных и автономных республик, краев и областей, а при отсутствий последних - государственными архивами <1>.

--------------------------------

<1> В дальнейшем вместо слов "архивные управления (отделы) союзных и автономных республик, краев и областей, а при отсутствии последних - государственные архивы" употребляются, как правило, слова "республиканские и местные архивные органы" или просто архивные органы.

 

3. В архивах учреждений документальные материалы хранятся в течение следующих сроков:

а) в архивах высших органов государственной власти и органов государственного управления Союза ССР, союзных и автономных республик, ВЦСПС, Центросоюза и совнархозов - 15 лет;

б) в архивах учреждений:

общесоюзного и республиканского подчинения - 15 лет;

краевого, областного, окружного подчинения - 10 лет;

городского и районного подчинения - 5 лет;

на машинно-тракторных и ремонтно-технических станциях, в колхозах и совхозах - 5 лет;

в) материалы по личному составу в архивах учреждений хранятся 40 лет, записи актов гражданского состояния - 75 лет.

По истечении указанных сроков документальные материалы, имеющие политическое, научное, народно-хозяйственное, культурное или другое государственное значение, передаются из ведомственных архивов в соответствующие государственные архивы в порядке, устанавливаемом ГАУ СССР, республиканскими или местными архивными органами.

Сроки хранения документальных материалов в архивах учреждений могут быть изменены только с разрешения ГАУ СССР, республиканских или местных архивных органов.

Примечание. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания материалов делопроизводством.

 

4. В соответствии с положениями о ГАФ СССР и ГАУ СССР, утвержденными Постановлениями Совета Министров СССР от 13 августа 1958 г. N 914 и от 28 июля 1961 г. N 669 ГАУ СССР, республиканские и местные архивные органы осуществляют научное и организационно-методическое руководство работой архивов учреждений.

Положения об архивах учреждений, а также правила и инструкции об их работе утверждаются руководителями учреждений по согласованию с соответствующими архивными органами.

ГАУ СССР, республиканские и местные архивные органы осуществляют контроль за постановкой документальной части делопроизводства, обеспечением сохранности, экспертизой ценности, научно-технической обработкой, учетом, организацией использования документальных материалов в учреждениях, сдающих свои материалы на хранение в государственные архивы. Контролю архивных органов подлежат также архивы учреждений и ведомств, указанные в п. 2 настоящих Правил.

5. Контроль за состоянием и хранением документальных материалов в учреждениях, не имеющих документации научного, политического, народно-хозяйственного или другого государственного значения и поэтому не сдающих ее в государственные архивы, возлагается на республиканские и местные органы ведомств, в систему которых входят эти учреждения.

Разрабатываемые и издаваемые Главным архивным управлением, республиканскими и местными архивными органами правила и инструкции по архивному делу обязательны к исполнению всеми учреждениями.

6. Ответственность за состояние документальной части делопроизводства, сохранность, научно-техническую обработку, экспертизу ценности, учет и использование документальных материалов ГАФ СССР, хранящихся в архивах учреждений, а также за соблюдение установленного порядка, уничтожения дел, не подлежащих хранению, несут руководители учреждений.

Руководители учреждений должны также организовывать контроль за состоянием документальной части делопроизводства и хранением документальных материалов в подведомственных учреждениях.

7. Документальные материалы, включенные в состав Государственного архивного фонда Союза ССР, изъяты из гражданского оборота и не могут являться объектом купли-продажи и других сделок со стороны учреждений и отдельных граждан.

Лица, виновные в хищении, укрытии, порче или незаконном уничтожении документальных материалов ГАФ СССР, привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.

 

Глава II. ПОСТАНОВКА ДОКУМЕНТАЛЬНОЙ ЧАСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

 

1. Общие указания

 

8. Организация документальных материалов ГАФ СССР начинается с постановки документальной части делопроизводства в учреждении.

Под постановкой документальной части делопроизводства понимается организация работы учреждения с документами от их создания (получения) до сдачи в архив, которая включает в себя: оформление документов, их учет и создание учетно-справочного аппарата к ним, классификацию и индексацию документов, составление номенклатур и формирование дел, а также экспертизу научной и практической ценности (см. гл. III) и подготовку дел к сдаче в архив учреждения (см. гл. IV).

9. Постановка документальной части делопроизводства определяется инструкциями по делопроизводству, разрабатываемыми учреждениями на основе соответствующих нормативных документов (типовых и примерных инструкций по делопроизводству, утвержденных Советом Министров соответствующей республики, правил и других методических пособий, издаваемых ГАУ СССР, республиканскими и местными архивными органами).

Для унификации форм и методов работы с документами целесообразно разрабатывать единые инструкции по делопроизводству для всех учреждений одного ведомства.

10. Организация делопроизводства в учреждении возлагается на управление делами, канцелярию, секретариат, общий отдел или другое структурное подразделение <1>.

--------------------------------

<1> В дальнейшем вместо слов "управление делами, канцелярия, секретариат, общий отдел или другое структурное подразделение" употребляется слово "канцелярия".

 

2. Оформление документов в делопроизводстве

 

11. Документы являются средством фиксации явлений, фактов и событий государственной, общественной и частной жизни.

12. Документы, откладывающиеся в делопроизводстве учреждения, подразделяются на полученные извне и составленные им самим.

По характеру оформления документы делятся на подлинники и копии.

Подлинник - подписанный и соответствующим образом оформленный экземпляр документа.

Копия документа - точное воспроизведение подлинника, засвидетельствованное в установленном порядке. Копия служебного документа должна быть заверена соответствующим должностным лицом.

Копии служебных документов, требующие особого удостоверения, а также копии документов, касающихся личных прав и интересов трудящихся, должны иметь в обязательном порядке подпись руководителя и печать учреждения.

13. Для оперативного исполнения документов и правильного формирования дел каждый документ рекомендуется составлять по одному вопросу. Исключение составляют постановления, приказы, протоколы, отчеты, доклады и т.п. документы.

14. Основными элементами документа являются: текст, подписи, дата, регистрационный номер.

Кроме того, на документе могут быть: название адресата, отметки о способе размножения, приложениях, исполнении, "в дело", индекс, различные резолюции и, в случае необходимости, печать учреждения.

Постановления, приказы, а также документы большого объема должны иметь перед текстом краткий заголовок (суть содержания).

Приказы, протоколы, письма и другие виды документов, наиболее характерные для каждого учреждения, составляются на бланках установленного образца (формы N 1, 2, 3).

Основные элементы бланка:

название учреждения и его структурной части;

реквизиты учреждения (почтовый адрес, номер телефона и др.);

место для проставления дат и регистрационных номеров;

для некоторых видов документов (постановления, приказы, протоколы, телеграммы и др.) - названия.

15. Для обеспечения длительной сохранности документальных материалов при написании первых и вторых экземпляров документов постоянного хранения должны применяться бумага, машинописные ленты, копировальная бумага, чернила, штемпельная краска и т.п. материалы высокого качества.

 

3. Учет документов в делопроизводстве

 

16. Учет документов в делопроизводстве в зависимости от территориального расположения структурных частей учреждения, характера и объема его работы и других факторов может вестись централизованно (только в канцелярии) или децентрализовано (в структурных подразделениях).

Учет документов в делопроизводстве осуществляется посредством их регистрации.

Как правило, регистрация документов должна быть однократной. Полученные извне и составленные учреждением документы регистрируются на контрольно-учетных карточках (форма N 4).

Перечень документов, не подлежащих регистрации, определяется учреждением в его инструкции по ведению делопроизводства. Документы постоянного хранения регистрируются в обязательном порядке.

17. Контрольно-учетная карточка, составляемая на каждый документ отдельно, является единой формой учета документов учреждения и включает в себя сведения о документе, необходимые в делопроизводстве и архиве.

18. Лицевая сторона контрольно-учетной карточки заполняется в делопроизводстве:

в графе "Индекс документа" указывается индекс полученного или составленного документа, состоящий из номера или другого обозначения структурного подразделения <1>, номера дела, а также условного обозначения вопроса по схеме классификации (если она имеется). Индекс на документ переносится из соответствующей графы номенклатуры дел;

--------------------------------

<1> Индексы структурным подразделениям присваиваются канцелярией учреждения.

 

в графе "Откуда поступил, кому направлен, кем составлен документ" указывается: наименование учреждения, откуда поступил документ (для полученных документов); наименование учреждения, куда направляется документ (для отправленных документов) и наименование структурного подразделения, в котором составлен документ;

в графе "Дата подписания или получения документа" указывается дата подписания составленного самим учреждением документа или дата получения документа, поступившего извне;

в графе "Дата и индекс полученного документа" указывается дата и индекс поступившего извне документа, проставленные на нем учреждением-корреспондентом;

в графе "Содержание документа" указывается вид документа, его заголовок или краткое содержание; для постановлений, протоколов, приказов и т.п. документов указываются также их номера;

в графе "Резолюция" записывается резолюция руководителя.

Далее в соответствующих графах лицевой стороны карточки проставляются дата передачи документа на исполнение, фамилия исполнителя и отметка об исполнении.

Записи в контрольно-учетных карточках производятся пишущей машинкой или чернилами.

Оборотная сторона контрольно-учетной карточки в делопроизводстве не заполняется.

19. Из контрольно-учетных карточек для контроля и справочной работы в делопроизводстве создаются соответствующие картотеки (каталоги), поэтому контрольно-учетная карточка размножается в необходимом количестве экземпляров.

Выбор видов и количество картотек зависит от объема документооборота, характера деятельности учреждения и нужд его контрольно-справочной работы.

Наиболее целесообразным видом делопроизводственного справочного аппарата является картотека, составленная в соответствии с номенклатурой дел.

 

4. Классификация документов

 

20. В целях правильной организации и лучшего использования документов в делопроизводстве учреждения проводится их классификация.

Основными пособиями, закрепляющими классификацию, являются схема классификации, перечень документальных материалов с указанием сроков хранения (см. п. п. 53, 56) и номенклатура дел (см. раздел 5 настоящей главы).

21. Схема классификации представляет собой систематический перечень вопросов деятельности учреждения или целого ведомства.

Схема классификации может быть единой для всех учреждений одного ведомства и разрабатывается вышестоящим учреждением.

Схема классификации представляется на согласование в соответствующий архивный орган.

22. Как правило, в делопроизводстве учреждения классификация документов по содержанию производится по функционально-отраслевой схеме.

Разделами схемы классификации являются основные функции (руководство, организация работы, планирование, учет и отчетность, финансирование, подбор и расстановка кадров и т.д.) и специфические (полеводство, животноводство, лесное хозяйство и т.д.) стороны работы, расположенные в порядке их значимости для общей деятельности учреждения.

В зависимости от объема деятельности учреждения и практических задач его внутри этих разделов может быть проведено дальнейшее деление по более узким вопросам деятельности.

    Пример: Финансирование

            Организация

            Методология

            Бюджет

            и т.д.

23. Для закрепления схемы классификации и места каждого деления в ней, а также для удобства пользования схемой применяется индексация.

Назначение индексации состоит также и в том, чтобы каждый документ по одному и тому же вопросу независимо от того, в какой структурной части данного учреждения или учреждения одного ведомства он отложился, имел один и тот же индекс по схеме классификации.

С этой целью каждому разделу, подразделу и дальнейшим делениям схемы дается определенное условное обозначение - индекс, который проставляется на каждом документе, в контрольно-учетной карточке, номенклатуре дел, на обложке дела и в описи (см. п. п. 18, 25, 41, 84, 107).

Индексы могут быть цифровыми, буквенными или смешанными.

24. При изменениях функций и вопросов деятельности учреждения в схему классификации вносятся исправления и дополнения.

25. Документы индексируются в момент их регистрации. Различие документов по месту их хранения должно отмечаться прибавлением к классификационному индексу условного обозначения структурного подразделения и номера дела по номенклатуре.

На сложном документе, в котором отражено два или несколько вопросов, проставляются все индексы, соответствующие этим вопросам, причем первым проставляется тот индекс, который относится к наиболее важному вопросу, а остальные индексы соединяются с первым знаком + (плюс).

Такой документ помещается в дело по первому индексу. В этом случае количество экземпляров контрольно-учетной карточки должно соответствовать количеству индексов на документе.

 

5. Составление номенклатур и формирование дел

 

26. Одной из форм классификации документов учреждения является номенклатура дел (форма N 5).

27. Номенклатура дел представляет собой список конкретных наименований дел, заводимых учреждением или его структурным подразделением на будущий год. Номенклатура дел составляется для правильного формирования и учета дел.

28. Для составления номенклатуры дел используется схема классификации служебной документации, ведомственный или типовой перечень документальных материалов с указанием сроков их хранения, утвержденный устав или положение о данном учреждении и его структурных подразделениях, планы и отчеты о работе, номенклатуры дел истекшего года, описи дел, сданных в архив.

29. Основой для составления заголовков дел в номенклатуре являются важнейшие участки и направления деятельности каждой структурной части учреждения.

Пример: Снабжение.

Исходя из этих участков и направлений деятельности формулируются темы (предметы, вопросы), определяющие содержание заводимых дел.

Примеры: 1. Снабжение трубами большого диаметра.

2. Снабжение метизами.

30. При составлении заголовка дела наименование темы (предмета, вопроса) дополняется указанием рода заводимого дела (материалы, переписка, дело и т.д.) или разновидности документов (приказы, планы, заявки и т.д.), если дело формируется из документов одной разновидности.

Примеры: 1. Переписка о снабжении трубами большого диаметра.

2. Заявки на метизы.

Примечание. В заголовках дел с документами одной разновидности, относящимися ко всем или многим основным вопросам деятельности учреждения или его структурной части, наименования тем (предметов, вопросов) могут не указываться.

Пример: "Протоколы коллегии за 1962 г. (Министерство морского флота СССР).

 

31. При необходимости по одной теме (предмету, вопросу) может быть заведено несколько однородных дел. В этом случае в одно дело группируются документы одного автора (группы авторов), одного корреспондента (группы корреспондентов), документы, касающиеся определенной территории, периода времени и т.п. Заголовки таких единиц хранения соответственно дополняются названием учреждения, в котором документы составлены (автор), названием учреждения (обозначением должностного лица), в результате переписки с которым образовались документы (корреспондент), названием местности (территории), которой касается содержание документов, указанием периода времени, к которому относится содержание документов, и т.п.

Заголовки дел в номенклатуре формулируются с учетом группировки в дела отдельно документов постоянного и временного хранения.

32. Род заводимого дела или название разновидности документов указывается в начале заголовка.

Пример: "Отчет о работе института за 1962 год" (Московский государственный педагогический институт имени В.И. Ленина).

Термин "дело" употребляется в заголовке тогда, когда предполагается объединение различных по своим разновидностям документов, связанных между собой последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу (делу).

Пример: "Дело об организации конструкторского бюро на общественных началах".

Термин "дело" употребляется также при заведении личных и судебных дел. Фамилия, имя и отчество лица, на которое заводится личное дело, приводится в именительном падеже - Андреев Георгий Иванович.

Термин "материалы" употребляется в заголовке, когда предполагается объединение различных по своим разновидностям документов, относящихся к одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства.

Пример: "Материалы о строительстве дома отдыха "Красково" (утвержденные сметы расходов, финансовый отчет, акт сдачи в эксплуатацию и другие).

Термин "материалы" применяется также при объединении в одном деле документов, являющихся приложением к какому-либо другому документу.

Пример: "Материалы к протоколам заседаний Президиума за 1962 г." (Академия педагогических наук РСФСР).

33. Изложение темы (вопроса, предмета), к которой относится содержание документов заводимого дела, является основной частью заголовка.

Если дело заводится по теме, обобщающей ряд частных вопросов, то в заголовке заводимого дела эти вопросы не указываются, а дается только наименование темы.

Пример: Переписка с Исполнительным комитетом Целинного краевого Совета депутатов трудящихся о сроках и ходе хлебозаготовок, об организации пунктов для приема зерна, об отправке хлебных грузов на элеваторы озаглавливается: "Переписка с Исполнительным комитетом Целинного краевого Совета депутатов трудящихся о хлебозаготовках".

34. Учреждение, в процессе деятельности которого были составлены документы, условно называется "автором" этих документов.

Название учреждения в заголовках дел номенклатуры учреждения-автора указывается кратко или совсем опускается.

Примеры: 1. "Протоколы Ученого совета института за 1961 г. Подлинники". (Институт истории Академии наук СССР).

2. "Переписка с подведомственными учреждениями по новой технике".

35. При обозначении в заголовке корреспондента необходимо иметь в виду следующее:

а) если переписка будет вестись с однородными учреждениями, то в заголовке указывается род учреждений.

Пример: "Переписка с совнархозами об улучшении качества продукции".

б) если переписка будет вестись с одним корреспондентом, то он указывается в заголовке дела;

в) если переписка будет вестись с разнородными корреспондентами, то в заголовке они могут не перечисляться.

36. При обозначении в заголовке административно-территориальных единиц (населенных пунктов), которых касается содержание документов заводимого дела, учитывается следующее:

а) если содержание документов касается всех или нескольких административно-территориальных единиц (населенных пунктов), то в заголовке их конкретные названия не указываются.

Пример: "Переписка с исполнительными комитетами областных Советов депутатов трудящихся РСФСР о ходе строительства больниц в областях республики".

б) если содержание документов дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то название ее отражается в заголовке.

37. Если заводимое дело будет состоять из одного документа, то в заголовке указываются разновидность документа, его содержание. Этот заголовок дела дополняется в соответствии с требованиями, изложенными в п. 31.

38. Заголовок дела вносится в графу номенклатуры.

В номенклатуре указываются порядковые номера (графа 1) и условные обозначения структурного подразделения и темы (вопроса, предмета) по схеме классификации (графа 2). Данные 1 и 2 граф номенклатуры составляют индексы дел.

Количество томов (частей) дел указывается в конце года (графа 4).

Сроки хранения дел проставляются в графе 5 на основании ведомственных и типовых перечней документальных материалов.

В графе 6 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о передаче в архив, о переходящих делах, о включении дел (постоянного и долговременного хранения) в описи, об уничтожении дел с истекшими сроками хранения и т.д.

39. Номенклатуры дел структурных подразделений составляются исполнителями или лицами, ответственными за ведение делопроизводства, и согласовываются с канцелярией и архивом учреждения.

На основании номенклатур дел структурных подразделений канцелярией составляется сводная номенклатура с валовой нумерацией дел всего учреждения, которая согласовывается с архивным органом и утверждается руководителем учреждения.

Утвержденные номенклатуры подлежат пересоставлению и переутверждению лишь при изменении структуры, функций и характера работы учреждения (структурных подразделений). Если таких изменений не произошло, номенклатура дел перепечатывается ежегодно (до начала делопроизводственного года).

Отраслевые главные управления и управления министерств, ведомств и совнархозов составляют номенклатуры дел самостоятельно. Эти номенклатуры могут не включаться в сводную номенклатуру дел министерства, ведомства, совнархоза.

40. Разделами сводной номенклатуры служат названия структурных подразделений, располагаемые в соответствии с утвержденной структурой.

Для каждого структурного подразделения в сводной номенклатуре оставляются резервные порядковые номера, которые присваиваются делам, дополнительно включаемым в номенклатуру текущего года.

Внутри разделов дела размещаются по степени важности включенных в них документов.

В начале номенклатуры указываются дела с постановлениями и приказами вышестоящих организаций, затем с приказами руководителя учреждения. Ниже последовательно располагаются заголовки дел с документами по планированию, отчетности и т.д. Дела, состоящие из документов однородного содержания, помещаются рядом: квартальные отчеты следуют за годовыми, месячные за квартальными и т.д.

Дела с однородными заголовками вносятся в номенклатуру по алфавиту корреспондентов или географических названий. Если названия корреспондентов заменены номерами, дела располагаются в порядке этих номеров.

41. Дела по вопросам, которые решаются в течение двух и более лет (переходящие дела), вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем же индексом в течение всего срока, необходимого для разрешения вопросов.

В номенклатуру вносятся также не законченные производством дела, поступившие из другого учреждения.

42. По окончании делопроизводственного года в номенклатуре указывается количество заведенных дел (отдельно постоянного, долговременного и кратковременного хранения, а также дел, переходящих на следующий год).

Лицо, ведущее делопроизводство, заверяет итоговую запись и сообщает эти данные архиву.

Для контроля за полнотой сдачи документальных материалов в архив подлинный экземпляр номенклатуры дел должен храниться в архиве.

43. В соответствии с номенклатурой исполненные документы группируются в дела.

Неисполненные и подлежащие возврату документы группировать в дела запрещается.

44. При формировании дел необходимо:

а) раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

Примечание. В исключительных случаях, когда этого требует специфика работы учреждения, документы постоянного и временного хранения, связанные с решением одного вопроса, группируются в одном деле на регистраторе или скоросшивателе. По окончании делопроизводственного года документы разделяются на два дела согласно номенклатуре;

 

б) проверять соответствие документов по содержанию, разновидности, автору, корреспонденту и т.п. заголовку дела по номенклатуре;

в) систематизировать документы внутри дела в последовательности решения вопроса по хронологии <1> или алфавиту. При этом документ-ответ должен располагаться после документа-запроса; лицевые счета рабочих и служащих, заявления и жалобы трудящихся и т.п. документы располагаются в делах по алфавиту фамилий;

--------------------------------

<1> При хронологическом порядке расположения документов в делах постоянного и долговременных сроков хранения более ранние документы располагаются в начале дела, а более поздние в конце. Обратный хронологический порядок расположения документов допускается только при формировании дел временных сроков хранения.

 

г) группировать в дела документы одного делопроизводственного года <2>, за исключением личных, судебных дел, а также дел, продолжение которых более одного года вызывается необходимостью;

--------------------------------

<2> Из материалов учебных заведений дела формируются не за календарный, а за учебный год.

 

д) проверять правильность оформления каждого документа, наличие на документе подписи, отметки "в дело N ____", даты, индекса, заверительной надписи на копии и т.п.;

е) включать в дела по одному экземпляру каждого документа;

ж) группировать в дела приказы по личному составу отдельно от приказов по производственным вопросам;

з) подшивать исполненные документы постоянного хранения в обложки из твердого картона.

45. Годовые планы, сметы, отчеты должны откладываться в материалах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления и даты поступления.

Так, например, отчет за 1962 г., составленный в 1963 г., должен быть отнесен к 1962 г.; проект плана на 1963 г., составленный в 1962 г., должен быть отнесен к 1963 г.; перспективные планы относятся к году их утверждения.

46. Документы редакций, издательств (рукописи, гранки, верстки и т.п.) объединяются в дела с учетом авторской принадлежности, срока хранения документов и их разновидности.

47. Документы в личных делах рабочих, служащих, учащихся располагаются по хронологии в пределах групп отдельных видов документов или по общей хронологии всех документов дела. Документы в судебных делах располагаются в порядке их поступления по данному процессу (делу).

48. Истории болезней в лечебных учреждениях заводятся на каждого больного, записи в них и прилагаемые документы (электрокардиограммы, описания рентгеновских просвечиваний и т.д.) располагаются в порядке хронологии.

49. Приложения, независимо от их дат, присоединяются к документам тех дел, к которым они относятся. Приложения большого объема могут составлять отдельный том (часть) дела.

 

Глава III. ЭКСПЕРТИЗА НАУЧНОЙ И ПРАКТИЧЕСКОЙ ЦЕННОСТИ

ДОКУМЕНТАЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ

 

1. Общие указания

 

50. Под экспертизой научной и практической ценности документальных материалов понимается всестороннее их изучение для определения (оценки) политического, научного, народно-хозяйственного, культурного, художественного и другого государственного значения документов и отбора их для хранения или уничтожения.

51. Экспертиза научной и практической ценности документальных материалов проводится предварительно в делопроизводстве при определении сроков хранения дел, заводимых по номенклатуре, и в процессе их формирования. По окончании делопроизводственного года при подготовке документальных материалов к сдаче в архив учреждения проверяется правильность отнесения документальных материалов к делам с соответствующими сроками хранения. В дальнейшем экспертиза осуществляется в архиве учреждения.

52. Решение вопросов о научной и практической ценности документальных материалов ГАФ СССР, а также установление совместно с заинтересованными учреждениями сроков хранения документальных материалов осуществляется ГАУ СССР, республиканскими и местными архивными органами и соответствующими государственными архивами.

53. Сроки хранения документов предусматриваются перечнями документальных материалов соответствующих министерств, ведомств, совнархозов, ВЦСПС, кооперативных объединений и других общественных организаций, разработанными этими учреждениями и утвержденными их руководителями, ГАУ СССР или архивным органом союзной республики, а также типовыми перечнями.

 

2. Экспертная комиссия учреждения и организация ее работы

 

54. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документальных материалов в учреждениях создаются постоянно действующие экспертные комиссии.

В министерствах, ведомствах, совнархозах и других крупных учреждениях экспертные комиссии могут создаваться в структурных подразделениях. В таких учреждениях наряду с экспертными комиссиями структурных подразделений создается Центральная экспертная комиссия учреждения, в задачу которой входит осуществление руководства, контроля и координации работы экспертных комиссий структурных подразделений, а также экспертиза ценности материалов, хранящихся в архиве учреждения. По согласованию с соответствующими архивными органами центральным экспертным комиссиям вышестоящих учреждений могут поручаться функции контроля за отбором на хранение и уничтожение документальных материалов подведомственных учреждений данной системы.

55. Экспертная комиссия назначается приказом руководителя учреждения из числа наиболее квалифицированных работников основных структурных подразделений учреждения (не менее трех человек).

Председателем экспертной комиссии назначается один из руководящих сотрудников учреждения; в состав комиссии в обязательном порядке входит заведующий архивом или лицо, ответственное за архив учреждения.

В состав экспертной комиссии центрального учреждения СССР, союзной или автономной республики, исполнительного комитета Совета депутатов трудящихся края, области, округа, города республиканского подчинения, совета народного хозяйства включается представитель соответствующего государственного архива или архивного органа. По усмотрению архивных органов такие представители могут включаться в ЭК других учреждений.

56. Экспертная комиссия в своей работе руководствуется настоящими Правилами, указаниями ГАУ СССР, республиканских и местных архивных органов, ведомственными (соответствующего министерства или ведомства) и типовыми перечнями документальных материалов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел, указаниями руководства учреждения, справкой по истории учреждения и фонда.

При возникновении каких-либо затруднений в экспертизе ценности отдельных категорий документов привлекаются специалисты и консультанты из других учреждений, а также работники архивных органов.

57. В целях правильного суждения о ценности документальных материалов экспертная комиссия изучает систему делопроизводства учреждения, распределение материалов по структурным частям, устанавливает, какие материалы являются основными для той или иной структурной части.

58. Решения экспертной комиссии принимаются большинством голосов и утверждаются руководителем учреждения.

 

3. Порядок проведения экспертизы научной и практической

ценности документальных материалов

 

59. Отбор дел на постоянное и временное хранение и выделение к уничтожению материалов с истекшими сроками хранения и дублетных документов производится сотрудниками структурных подразделений и архива учреждения. Результаты этой работы проверяются членами экспертной комиссии и рассматриваются на ее заседании.

60. При экспертизе ценности документальных материалов учитываются обстоятельства, которые определяют ценность документов не только с точки зрения современности, но и будущего. Определение политической, научно-исторической и практической ценности материалов производится с учетом содержания документальных материалов, времени и места их возникновения, значения учреждения (лица), в деятельности которого они образовались. В зависимости от характера документов и их значения в деятельности учреждения учитываются также юридическая сила, подлинность, дублетность, поглощенность, языковые, художественные и другие особенности и физическое состояние документов.

61. Проверка правильности отнесения документов к делам с соответствующими сроками хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор материалов на хранение и уничтожение только на основании заголовков на обложках дел без проверки имеющихся в них документов.

Если в деле наряду с документами постоянного хранения содержится значительное количество документов временного хранения, то документы постоянного хранения должны быть отделены от остальных документов и сформированы заново.

Подшивка вновь сформированных дел производится после проведения экспертизы ценности материалов.

62. На постоянное хранение, в первую очередь, отбираются подлинники документов, содержание которых наиболее полно характеризует основную деятельность учреждения. К таким документам относятся: уставы, положения, приказы, директивные указания, сводные планы, отчеты, протоколы собраний и заседаний, доклады, обзоры, сводные статистические данные и другие категории документов.

Как правило, оставляется на постоянное хранение переписка руководителя учреждения и его заместителей по основным вопросам деятельности учреждения.

Наиболее осторожный подход необходим при отборе к уничтожению переписки, отложившейся в момент образования и ликвидации учреждения, а также в период, когда деятельность учреждения была связана с выполнением особо важных заданий или протекала в необычных условиях.

63. При отсутствии подлинников ценных документов на хранение должны оставляться их заверенные копии.

Помимо подлинника следует оставлять на постоянное хранение один или два экземпляра копий документов, имеющих особо важное значение, а также тех документов, которые быстро изнашиваются вследствие частого пользования ими (постановления, приказы, протоколы и т.п.).

64. Если в процессе проведения экспертизы научной и практической ценности материалов обнаружится недостача документальных материалов, отражающих основную деятельность учреждения, должны быть приняты меры к отысканию этих материалов.

 

4. Оформление и порядок утверждения результатов экспертизы

 

65. Документальные материалы, отобранные экспертной комиссией на постоянное и длительное хранение, описываются в соответствии с требованиями, изложенными в главе IV настоящих Правил.

66. Оформленные соответствующим образом описи на материалы постоянного хранения в двух экземплярах направляются на утверждение в архивный орган.

Один экземпляр описи после утверждения ее архивным органом или соответствующим государственным архивом возвращается в учреждение, второй экземпляр передается в Государственный архив в качестве контрольного документа, по которому будет производиться сдача документальных материалов на государственное хранение.

При первичном представлении описей в архивные органы к ним прилагается историческая справка (см. п. 160). В дальнейшем сообщаются лишь данные о существенных изменениях функций и структуры учреждения.

67. Описи представляются в архивный орган одновременно по всем основным структурным подразделениям учреждения (канцелярии, производственно-отраслевым отделам, бухгалтерии и т.д.).

68. После утверждения описей архивным органом учреждение получает право самостоятельно решать вопрос об уничтожении документальных материалов временных сроков хранения. Исключение составляют материалы, которым ведомственными и типовыми перечнями установлены временные сроки хранения с отметками "ЭПК" и "ЭК". Их уничтожение должно согласовываться с архивным органом.

Примечание. По усмотрению архивного органа, учреждению после утверждения описей материалов постоянного хранения может быть предоставлено право самостоятельно уничтожать и материалы, которым в перечнях установлены временные сроки хранения с отметками "ЭК" и "ЭПК".

 

69. На отобранные к уничтожению материалы составляются акты (форма N 6), которые подписываются членами экспертной комиссии и утверждаются руководителем учреждения.

Если заголовки дел в номенклатурах, описях или инвентарных книгах с достаточной полнотой отражают состав и содержание документальных материалов, то в акте указываются лишь номера дел по номенклатуре, описи или инвентарной книге.

Акты составляются отдельно на материалы, уничтожаемые учреждением самостоятельно, и на материалы, уничтожаемые по согласованию с архивным органом.

70. В тех случаях, когда экспертиза ценности документальных материалов производится сразу за несколько предшествующих лет, причем ранее описи документальных материалов постоянного хранения на утверждение архивным органам не представлялись, учреждение не имеет права самостоятельно уничтожать какие бы то ни было материалы; оно должно предварительно утвердить опись в архивном органе.

71. Архивные органы проверяют правильность отбора материалов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.

72. Документальные материалы, утратившие для учреждения практическое значение, но не предусмотренные перечнями, а также материалы, относительно которых у экспертной комиссии нет твердого мнения об их научно-исторической и практической ценности, не должны включаться в акты на уничтожение. В этом случае экспертная комиссия обязана запросить в письменной форме мнение соответствующего архивного органа, который решает вопрос о хранении или уничтожении этих материалов.

73. Если учреждение (или его обособленная структурная часть) в процессе своей деятельности не создает документальных материалов, подлежащих передаче в государственные архивы СССР, соответствующий архивный орган по своей инициативе или по просьбе учреждения решает вопрос о предоставлении данному учреждению права самостоятельно уничтожать документальные материалы, утратившие практическое значение по истечении сроков их хранения.

Учреждение обязано систематически описывать документальные материалы по личному составу и материалы с длительными сроками хранения, обеспечивать их сохранность и учет.

74. Документальные материалы, подлежащие уничтожению, вместе с относящимися к ним контрольно-учетными карточками сдаются ближайшим организациям по заготовке вторичного сырья или непосредственно на бумагоперерабатывающие фабрики. Перед сдачей материалы должны быть упакованы. Сдача материалов оформляется приемно-сдаточными накладными, в которых указывается количество сдаваемых дел и вес принятой партии бумажной макулатуры.

 

Глава IV. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТАЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ

К СДАЧЕ В АРХИВ УЧРЕЖДЕНИЯ

 

1. Общие указания

 

75. Законченные делопроизводством документальные материалы принимаются в архив учреждения только после научно-технической обработки их в соответствии с требованиями настоящих Правил: правильно сформированными в дела, подшитыми, пронумерованными, описанными на обложках, систематизированными и внесенными в опись.

Обработка документальных материалов производится непосредственно после окончания их делопроизводством и проведения экспертизы научной и практической ценности.

76. Документальные материалы со сроками хранения до 10 лет включительно могут обрабатываться упрощенно <1>. При этом допускается:

оставлять документы на скоросшивателе без проведения их систематизации и дополнительного описания на обложке;

листы не нумеровать, заверительных надписей не составлять;

описи на документальные материалы не составлять.

--------------------------------

<1> По усмотрению учреждения, упрощенное оформление единиц хранения, не подлежащих сдаче в государственный архив, может быть допущено и для документальных материалов с более длительными сроками хранения.

 

Учетно-справочным документом для дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения может служить номенклатура дел (форма N 5).

 

2. Оформление единиц хранения

 

77. Документы постоянного и долговременного хранения, сгруппированные в дела (единицы хранения), должны быть заключены в твердую обложку, прошиты прочной ниткой в 3 - 4 прокола или переплетены. Металлические скрепления (булавки, скрепки) из единиц хранения удаляются.

78. Документы особой исторической и художественной ценности (чертежи, рукописи и т.п.), а также картотеки не подшиваются, а заключаются в папки с тремя клапанами и завязками, картонные футляры или коробки.

Отдельные особо ценные документы единицы хранения, подлежащие подшивке, вкладываются в конверты, которые затем подшиваются.

Если текст документа слишком близко подходит к краю листа и может быть задет при подшивке, к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую подшивается документ.

Аналогичным образом подшиваются и документы большого формата, хранящиеся в сложенном виде.

Чертежи, карты, статистические таблицы и т.п. документы большого формата рекомендуется перед подшивкой наклеивать на марлю, холст, кальку.

79. Все листы единицы хранения, кроме чистых, должны быть пронумерованы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу листа, не задевая текста.

Количество листов в каждой единице хранения не должно превышать 200 - 250 при толщине единицы хранения не более 3 - 4 см.

Листы дела, разделенного на тома (части), нумеруются по каждому тому (части) отдельно.

Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист любого формата, пришитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и пришитый за середину, нумеруется как два листа; если к листу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т.п.), то они нумеруются отдельно; лист с наглухо наклеенными документами и фотографиями нумеруется как один лист.

Подшитые в единицу хранения конверты с надписями или вложениями также нумеруются, причем каждое вложение в конверт нумеруется очередным номером вслед за конвертом. Если вложения занумеровать нельзя (медали, ткани и т.п.), наличие их оговаривается в заверительной надписи.

80. В тех случаях, когда при нумерации листов было допущено большое количество ошибок, листы единицы хранения нумеруются заново, при этом старые номера зачеркиваются.

При небольшом количестве недочетов исправляется нумерация листов, при этом на незанумерованных листах ставится номер предыдущего занумерованного листа с прибавлением букв а, б, в и т.д., а при повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах прибавляются буквы а, б, в и т.д. соответственно к каждому номеру листа, начиная со второго.

Все недочеты и исправления нумерации отмечаются в заверительной надписи.

81. В конце единицы хранения на отдельном чистом листе, в книгах на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках на отдельной чистой карточке делается заверительная надпись, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов (карточек), а также оговариваются особенности нумерации листов и физического состояния документов единицы хранения.

Заверительная надпись должна быть подписана сотрудником, составившим ее, разборчиво, с указанием должности и даты составления этой надписи.

Пример: "В настоящей единице хранения 250 (двести пятьдесят) листов. Имеются листы с номерами 50-а, 50-б, 50-в, 50-г и листы с номерами 175-а, 175-б. Лист 230 сильно изношен, лист 232 частично испачкан краской, лист 241 выцвел". Должность, подпись, дата.

82. Если единица хранения состоит из особо ценных документов, в ее начале помещается внутренняя опись документов, в которой перечисляются все документы с указанием их номеров (индексов), содержания, дат и номеров листов, а также куда они адресованы или откуда поступили. Опись заверяется составителем.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно, количество их обозначается в заверительной надписи после общего количества листов единицы хранения через знак плюс (+).

83. Последующие изменения состава и состояния единицы хранения (повреждения, недостача документов, замена подлинных документов копиями, присоединение к единице хранения новых документов и т.п.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт. Отметки заверяются начальником канцелярии или архива с указанием даты.

При перенумерации листов единицы хранения составляется новая заверительная надпись, старая надпись зачеркивается, но сохраняется.

 

3. Описание единиц хранения на обложках

 

84. При описании документальных материалов постоянного и долговременного хранения на обложке единицы хранения (образец N 4) указываются:

а) название учреждения;

б) название структурной части;

в) индекс дела по номенклатуре дел;

г) заголовок единицы хранения;

д) дата единицы хранения;

е) срок хранения (для дел временного хранения) или "хранить постоянно" (для дел постоянного хранения);

ж) количество листов единицы хранения.

Кроме того, после внесения единицы хранения в опись на обложке единицы хранения проставляются номер фонда, номер описи и номер единицы хранения по описи.

85. На обложке единицы хранения может указываться официально принятое сокращенное наименование учреждения и соответствующего вышестоящего ведомства.

Пример: Главное управление по межреспубликанским поставкам продукции машиностроения Совета народного хозяйства СССР обозначается "Союзглавмаш СНХ СССР".

Если официально принятого сокращенного наименования нет, то на обложке пишется полное наименование учреждения.

Если название учреждения или его структурной части менялось в течение периода, охватываемого документами единицы хранения, то на обложке приводится прежнее и новое название.

Если единица хранения заведена в одном учреждении (структурной части), а закончена в другом учреждении (структурной части), то на обложке проставляется название учреждения (структурной части) - преемника, причем название первого учреждения (структурной части), ранее вынесенное на обложку, сохраняется.

86. Заголовок на обложку единицы хранения переносится из номенклатуры дел.

Если заголовок по номенклатуре не отражает реального содержания документов единицы хранения, то в него вносятся необходимые изменения.

87. При вынесении заголовков на обложки единиц хранения в них указываются номера распорядительных документов (постановлений, приказов, протоколов и т.п.).

В заголовке указывается также подлинность или копийность документов, если эти сведения не отражены в заголовке дела в номенклатуре.

Если данные о подлинности или копийности относятся ко всем документам единицы хранения, то они приводятся вслед за заголовком в строку, после точки с прописной буквы; если к части документов или к одному документу - то они приводятся после описания документов (документа) в скобках со строчной буквы.

Примеры: 1. "Приказы с N 1 по N 230 председателя Комитета по личному составу за 1960 г. Подлинники". (Государственный комитет Совета Министров СССР по делам строительства.)

2. "Указ Президиума Верховного Совета СССР от 30 декабря 1953 г. о присвоении почетного звания народного артиста СССР Скоробогатову Константину Васильевичу (копия) и материалы к характеристике его деятельности на сцене Ленинградского государственного Академического театра им. А.С. Пушкина".

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), всем томам (частям) дается общий заголовок по номенклатуре, а затем уточняется содержание каждого тома (части) в отдельности.

Пример: "Перспективный план развития народного хозяйства Горьковской области на 1946 - 1950 гг. Том I. Промышленность". "Перспективный план развития народного хозяйства Горьковской области на 1946 - 1950 гг. Том II. Сельское хозяйство".

88. На обложке единицы хранения указывается дата (год) ее образования в делопроизводстве учреждения.

При описании дела, состоящего из нескольких томов (частей), на обложках указываются число, месяц, год начала и окончания каждого тома (части) в делопроизводстве.

По усмотрению учреждения, точные даты могут быть проставлены на обложках единиц хранения также в тех случаях, если это диктуется служебной необходимостью.

Когда в единице хранения имеются документы-приложения за более ранние годы по сравнению со временем образования единицы хранения, то после даты единицы хранения с новой строки делается оговорка: "Имеются документы за (такой-то) год".

Для годовых планов, отчетов и т.п. документов, которые датируются в заголовках дел, даты их составления на обложках единиц хранения не указываются.

89. Если формирование единицы хранения продолжалось несколько лет, то на обложке указываются годы начала и окончания ее в делопроизводстве.

90. Количество листов единицы хранения указывается цифрами на основании данных заверительной надписи.

 

4. Составление описей документальных материалов

постоянного и долговременного хранения

 

91. На единицы хранения, оформленные, описанные на обложках и систематизированные в соответствии с номенклатурой дел (см. п. п. 40 - 41), составляются описи.

На документы постоянного хранения и документы долговременного хранения составляются раздельные описи, отдельные описи составляются также на материалы по личному составу и на специальную документацию (отчеты по научным темам, рационализаторские предложения, технические и технологические документы, истории болезней, материалы изысканий, судебно-следственные дела и т.д.), порядок описания которой определяется ведомственными инструкциями. При отсутствии таких инструкций описание специальной документации производится с учетом требований настоящих Правил.

Примечание. На документальные материалы постоянного хранения, включенные в инвентарные книги, также составляются описи.

 

92. В учреждении, имеющем структурные подразделения, описи на документальные материалы постоянного хранения могут составляться по двум вариантам (на усмотрение учреждения) <1>.

--------------------------------

<1> Выбор варианта целесообразно согласовать с архивным органом.

 

Вариант I. В каждой структурной части на материалы постоянного хранения, отложившиеся в течение данного года, предварительно составляется опись с самостоятельной нумерацией дел. Опись заверяется ее составителем и подписывается начальником структурной части.

Описи материалов всех структурных частей за данный год объединяются затем канцелярией учреждения в годовой раздел сводной описи материалов постоянного хранения всего учреждения за несколько лет, которая имеет валовую нумерацию дел, продолжающуюся из года в год.

Материалы структурных подразделений располагаются в годовых разделах описей в соответствии с утвержденной структурой учреждения.

Во всех случаях документальные материалы канцелярии располагаются в начале описи.

Вариант II. Описи за несколько лет с валовой нумерацией дел, продолжающейся из года в год, составляются на материалы постоянного хранения - каждой структурной части учреждения в отдельности.

93. В бесструктурном учреждении на материалы постоянного хранения также составляется опись за несколько лет с валовой нумерацией дел.

94. Описи документальных материалов продолжаются в течение нескольких лет, пока число единиц хранения, занесенных в опись, достигнет четырехзначной цифры или до передачи документальных материалов, включенных в опись, в государственный архив. Следующая опись должна иметь самостоятельную нумерацию единиц хранения.

95. Законченные описи заверяются лицом, ответственным за делопроизводство. Годовые разделы описей визируются руководителем учреждения, заверяются лицом, ответственным за делопроизводство, и подписываются председателем экспертной комиссии.

96. Годовые разделы описей документальных материалов постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, два из которых ежегодно посылаются в архивный орган на утверждение и два остаются в ведомствах. Один экземпляр годового раздела описи, утвержденной архивным органом, возвращается в учреждение.

97. Описи на документальные материалы долговременного хранения составляются в двух экземплярах и в архивные органы не посылаются. Порядок составления и утверждения этих описей тот же, что и для описей документальных материалов постоянного хранения.

98. Описи на документальные материалы по личному составу и на специальную документацию составляются также за несколько лет с валовой нумерацией дел; описи на материалы по личному составу заверяются начальником отдела кадров или инспектором по кадрам. Порядок составления и утверждения данных описей тот же, что и для описей других материалов постоянного или долговременного хранения.

При наличии в учреждении большого количества материалов по личному составу личные дела или карточки рабочих и служащих могут описываться отдельно от других материалов по личному составу (приказов по личному составу, лицевых счетов и т.п.).

99. Опись документальных материалов постоянного хранения должна состоять из:

а) заглавного листа;

б) оглавления;

в) списка сокращенных слов;

г) предисловия;

д) описательных статей;

е) указателя;

ж) заверительного листа.

Опись документальных материалов долговременного хранения состоит из тех же элементов, исключая пп. "г" и "е".

Примечание. По согласованию с архивным органом предисловие и указатели к описям могут не составляться.

 

100. На заглавном листе описи (форма N 7) помещаются следующие данные:

а) название учреждения или учреждения и структурной части (для описей II варианта, см. п. 92).

Примечание. На заглавном листе описи материалов по личному составу или специальной документации указывается также наименование данной группы документов;

 

б) срок хранения материалов, включенных в опись;

в) период времени, к которому относятся документальные материалы, внесенные в опись.

Эти же сведения проставляются в верхней части начального листа годовых разделов описей (форма N 8).

101. На заглавном листе описи пишется официально принятое полное и в скобках сокращенное название учреждения.

Если название учреждения (структурной части) менялось в течение периода, за который составляется опись, то на заглавном листе приводятся все названия учреждения (структурной части) в хронологической последовательности с указанием начальной и конечной даты каждого названия учреждения (структурной части).

102. Оглавление помещается в начале описи вслед за заглавным листом и продолжается по мере включения в опись следующих годовых разделов. В оглавлении должна быть отражена основная схема построения описи со ссылкой на соответствующие листы, причем по описательной части описи в оглавлении обозначаются все годовые разделы и структурные подразделы.

103. Все сокращения, применяемые в тексте описи, кроме общепринятых, вносятся в список сокращенных слов.

Сокращенные слова с раскрытием их полностью располагаются в списке в алфавитном порядке.

104. В предисловии к описи документальных материалов постоянного хранения излагаются: краткая история учреждения и его фонда, особенности состава документальных материалов, порядок построения описи, приемы описания и т.п.

105. Все данные описаний каждой единицы хранения составляют описательную статью, в которую входят:

а) порядковый номер;

б) индекс дела;

в) заголовок;

г) даты;

д) количество листов;

е) примечания.

Описи материалов долговременного хранения должны иметь графу "Срок хранения".

106. Единицы хранения вносятся в опись в том порядке, в каком они систематизированы в номенклатуре дел, при этом их систематизация проверяется и уточняется.

В описи на материалы по личному составу сначала вносятся приказы по личному составу, лицевые счета (ведомости на выдачу заработной платы), списки личного состава и т.п., а затем в алфавитном порядке личные дела или карточки уволенных рабочих и служащих.

107. При внесении единиц хранения в опись необходимо иметь в виду следующее:

а) каждая единица хранения вносится в опись под отдельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером. При внесении единицы хранения в опись на обложке единицы хранения проставляется порядковый номер ее по описи;

б) в графе описи "Индекс дела" проставляется соответствующее условное обозначение, которое единица хранения имела в делопроизводстве;

в) изложенный на обложке единицы хранения заголовок без изменений и сокращений вписывается в третью графу описи. В той же графе с новой строки пишется номер тома (части), если дело состоит из нескольких томов (частей);

г) даты единицы хранения проставляются в соответствующей графе описи с обложки единицы хранения.

В этой же графе описи делается оговорка о датах документов-приложений (см. п. 88);

д) количество листов вносится в соответствующую графу описи с обложки единицы хранения;

е) в графе описи "Примечания" делаются отметки об особенностях физического состояния единицы хранения, о передаче единицы хранения или ее отдельных документов другим учреждениям со ссылкой на соответствующий акт и т.п.

108. В годовой раздел описи (форма N 8) подлежат внесению и те единицы хранения, которые начаты, но не закончены делопроизводством в этом году.

Если единицы хранения продолжались делопроизводством несколько лет, то в конце годового раздела описи каждого следующего года, в течение которого эти единицы хранения продолжались делопроизводством, указывается: "Материалы по данному году см. также в разделе за ____ год, N ___".

109. Если в опись должны быть внесены подряд единицы хранения с однородным содержанием и с одинаковыми заголовками, то вносится полностью заголовок первой единицы хранения, а все остальные однородные единицы хранения обозначаются словами "то же". При этом все различия заголовка и другие данные описательной статьи каждой единицы хранения вносятся в опись полностью.

Пример. N 16. Переписка с Министерством культуры СССР о внесении изменений в производственные планы киностудий научно-популярных фильмов за 1958 г.

N 17. То же, хроникально-документальных фильмов.

110. Указатель к описи документальных материалов постоянного хранения может быть именной, предметный, географический или смешанный. Указатель составляется к законченной описи и помещается за ее последним годовым разделом.

111. Опись нумеруется полистно в валовом порядке, оглавление к описи нумеруется самостоятельно.

Законченная опись вставляется в твердую обложку и переплетается.

Годовые разделы описи не подшиваются и не переплетаются, они должны храниться в папке с клапанами и завязками.

112. Итоговая запись к годовому разделу описи должна содержать следующие данные: количество и крайние номера единиц хранения, включенных в раздел, дата составления раздела, должность и фамилия составителя.

Итоговая запись к годовому разделу описи, а также заверительная надпись лица, ответственного за делопроизводство, и подпись председателя экспертной комиссии учреждения проставляются в конце годового раздела за последней описательной статьей (форма N 9).

113. В заверительном листе к законченной описи указываются: количество листов описи, общее количество единиц хранения, внесенных в опись, а также годы начала и окончания описи. Заверительный лист подписывается лицом, ответственным за делопроизводство, и удостоверяется печатью учреждения. Заверительный лист (форма N 10) помещается в конце описи, за ее последней страницей.

114. Описи документальных материалов постоянного и долговременного хранения печатаются на пишущей машинке. Лента пишущей машинки, копировальная и писчая бумага для описей должны быть высокого качества.

 

Глава V. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА УЧРЕЖДЕНИЯ

 

1. Общие указания

 

115. Для организации хранения, учета, практического и научного использования законченных делопроизводством документальных материалов в учреждении действует архив.

116. В архиве учреждения хранятся:

а) законченные делопроизводством документальные материалы, образовавшиеся в результате деятельности и структурных частей и общественных организаций учреждения, а также подчиненных ему учреждений и предприятий, если создание архивов при них практически нецелесообразно;

б) фонды ликвидированных организаций и предприятий, входивших в систему учреждения, а также их предшественников;

в) личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчиненных ему учреждениях;

г) микрофотокопии документальных материалов учреждения, а также копии материалов других учреждений, организаций и предприятий;

д) печатные издания, дополняющие материалы архива, а также издания, необходимые для информационно-справочной, научно-исследовательской и других видов работы архива;

е) научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание материалов архива (описи, каталоги, указатели, обзоры и др.).

117. Архив учреждения:

а) принимает, учитывает и хранит законченные делопроизводством документальные материалы учреждения;

б) осуществляет проверку правильности фондирования и научно-технической обработки документальных материалов при приеме их в архив;

в) создает научно-справочный аппарат в виде каталогов, обзоров, указателей, исторических справок и других научно-справочных пособий и совершенствует имеющиеся описи;

г) организует всестороннее использование документальных материалов;

д) контролирует сохранность, правильность оформления и формирования дел в структурных подразделениях учреждения и других учреждениях ведомства, а также проверяет работу архивов этих учреждений, дает предложения по этим вопросам;

е) организует экспертизу научной и практической ценности документальных материалов, сосредоточенных в архиве;

ж) организует микрофотокопирование, фотокопирование и реставрацию документальных материалов;

з) готовит документальные материалы к сдаче и сдает их в государственный архив.

118. Архив учреждения проводит следующую методическую работу:

а) изучает и обобщает опыт работы архивов учреждений и предприятий своей системы;

б) разрабатывает с учетом специфики работы учреждения методические пособия по архивному делу и консультирует по этим вопросам работников подведомственных учреждений;

в) участвует в разработке методических пособий по делопроизводству;

г) проверяет качество номенклатур дел в структурных подразделениях;

д) участвует в проведении мероприятий по повышению деловой квалификации секретарей, делопроизводителей, а также работников архивов подведомственных учреждений.

119. Для выполнения указанных выше функций архиву учреждения предоставляется право:

а) давать рекомендации по постановке документальной части делопроизводства и архивного дела работникам своего учреждения и других учреждений ведомства;

б) запрашивать от структурных подразделений учреждения, а также от подчиненных учреждений, организаций и предприятий сведения, необходимые для работы архива.

120. Структура и штаты архива учреждения определяются в установленном порядке в зависимости от объема работы и количества документальных материалов, хранящихся в нем.

121. Архив учреждения работает по планам, утвержденным руководством учреждения, и отчитывается перед ним в своей деятельности. Соответствующим архивным органам архив учреждения ежегодно высылает паспорт по форме, установленной настоящими Правилами (форма N 11).

 

2. Прием документальных материалов в архив учреждения

 

122. Архив учреждения принимает законченные делопроизводством документальные материалы вместе с контрольно-учетными карточками на них от канцелярии или непосредственно от структурных подразделений учреждения после проведения экспертизы их ценности и приведения в порядок документальных материалов.

Примечание. Документальные материалы со сроками хранения до десяти лет включительно в архив учреждения могут не приниматься, а храниться в структурных подразделениях и по миновании в них практической надобности уничтожаться в соответствии с порядком, изложенным в главе III настоящих Правил.

 

123. Законченные делопроизводством материалы остаются в течение одного года в структурной части для текущей справочной работы.

Например, материалы за 1961 г. сдаются в архив в 1963 г., за 1962 г. - в 1964 г. и т.д.

Документальные материалы учреждения передаются канцелярией или структурными подразделениями в архив в сроки, установленные руководителем учреждения по представлению начальника архива.

Документальные материалы, необходимые для текущей работы, остаются в структурных подразделениях и оформляются архивом как выданные во временное пользование.

124. Архив учреждения принимает документальные материалы по описям, сверяя правильность внесения в опись каждой единицы хранения.

Документальные материалы со сроками хранения до 10 лет включительно могут приниматься в архив учреждения по номенклатурам дел.

125. Начальник архива расписывается в приеме документальных материалов постоянного хранения на трех экземплярах описей, а долговременного хранения - на двух экземплярах описей с указанием даты приема материалов и фактического количества принятых единиц хранения.

Вторые экземпляры описей, подписанные начальником архива, возвращаются сдатчику, остальные экземпляры остаются в архиве учреждения.

126. Прием архивом учреждения документальных материалов от других учреждений оформляется актом сдачи материалов (форма N 12), составляемым на документальные материалы каждого учреждения отдельно.

Если, кроме документальных материалов и описей, передаются другие виды научно-справочного аппарата (картотеки, указатели, лист фонда, дело фонда и т.д.), то это оговаривается в акте, в графе "Одновременно передаются".

Один экземпляр акта возвращается учреждению-сдатчику, другой остается в архиве данного учреждения и хранится в деле принятого фонда (см. п. п. 135, 143).

 

3. Отнесение документальных материалов к фондам

 

127. Весь комплекс документальных материалов, образующихся в деятельности самостоятельного учреждения (организации, предприятия, организационно обособленной структурной части), составляет его документальный фонд.

Примечание. В состав документального фонда учреждения могут входить и материалы его вспомогательных и подсобных учреждений и предприятий (детских садов, столовых, библиотек, гаражей, мастерских и т.п.).

 

Название учреждения одновременно является названием его документального фонда.

Хронологическими границами материалов документального фонда являются даты образования и ликвидации учреждения (его структурной части) на основании закона, постановления, распоряжения или какого-либо другого правового акта.

Архивным фондом называется та часть документального фонда, материалы которой имеют научно-историческое, политическое, народно-хозяйственное, культурное, художественное или другое государственное значение и поступили в государственный архив.

128. Учреждение (или его структурная часть) является самостоятельным, если оно имеет:

а) правовой акт об образовании, задачах и компенсации (закон, указ, постановление, приказ, положение, устав и т.п.);

б) самостоятельную смету или баланс и расчетный (бюджетный) счет в банке;

в) штатное расписание;

г) печать.

129. Документальный фонд составляют материалы:

а) учреждения до и после его реорганизации (преобразования), в результате которой произошло расширение или сужение его деятельности (компетенции и задачи), изменение территориальных границ деятельности, подчиненности, структуры, штатов, печати и т.п.

Примечание. Реорганизация (преобразование) учреждения осуществляется на основании правового акта (закона, указа, постановления, решения, приказа и т.п.), в котором нет указаний о его ликвидации, и закрепляется обычно новым положением (уставом), определяющим компетенцию реорганизованного учреждения;

 

б) учреждения до и после его переименования, полного или частичного изменения названия в результате реорганизации, присвоения ему почетного имени, награждения орденом, изменения административно-территориального деления, перемещения из одного населенного пункта в другой и т.д.;

в) учреждения, временно прекратившего свою деятельность, а затем восстановленного с теми же функциями.

130. Разные документальные фонды составляют материалы:

а) союзного министерства (комитета, главного управления и т.п.) и созданного на его базе в результате реорганизации (преобразования) республиканского министерства;

б) республиканского министерства и созданного на его базе союзного министерства;

в) центрального органа государственной власти и государственного управления автономной республики и союзной республики, если последние созданы в результате преобразования АССР в ССР;

г) центрального органа государственной власти и государственного управления союзной и автономной республики, если последние созданы в результате преобразования ССР в АССР.

131. Документальные материалы партийных, комсомольских, профессиональных и других первичных общественных организаций составляют отдельные документальные фонды. Их хронологическими границами являются даты образования и ликвидации соответствующих первичных организаций.

132. Определение фондовой принадлежности документальных материалов заключается в правильном отнесении их к составу материалов, образовавшихся в процессе деятельности соответствующего учреждения (организации, предприятия, организационно обособленной структурной части). При этом:

а) поступившие документы относятся к составу фонда того учреждения, которым они получены;

б) копии отправленных документов относятся к составу фонда того учреждения, которое является автором документов;

в) документы, составленные учреждением для внутреннего использования, относятся к фонду того учреждения, в котором они составлены;

г) дела, производство которых велось последовательно в двух и более учреждениях, включаются в состав фонда того учреждения, которое закончило их делопроизводством. При ликвидации учреждения с передачей функций другому учреждению законченные производством дела включаются в состав фонда первого учреждения, а незаконченные дела, переданные для окончания производством учреждению-преемнику, включаются в состав его фонда;

д) законченные делопроизводством материалы, направленные другому учреждению в качестве следственных материалов или вещественных доказательств, могут оставаться в фонде последнего учреждения;

е) личные дела, если они передавались из одного учреждения в другое одновременно с переводом сотрудников, включаются в фонд последнего учреждения;

ж) материалы одного учреждения, переданные другому учреждению для временного пользования, возвращаются в фонд первого учреждения.

133. Проверка правильности включения документальных материалов в состав фонда учреждения осуществляется в процессе обработки материалов после окончания их делопроизводством, при приеме документальных материалов в архив учреждения, при проверке их наличия и состояния, при сдаче их в государственный архив.

134. Если в процессе работы по определению фондовой принадлежности материалов будет обнаружена документация, относящаяся к фонду другого учреждения, то она подлежит изъятию и присоединению к фонду этого учреждения. В том случае, если такое изъятие имело место после завершения обработки, оно оформляется актом (форма N 13), который подшивается в дело фонда (см. п. п. 135, 143), а из описей и других учетных документов эти единицы хранения списываются.

 

4. Учет документальных материалов в архиве учреждения,

проверка наличия и состояния документальных материалов

 

Учет документальных материалов в архиве учреждения

 

135. Архив учреждения ведет учет документальных материалов по фондам и единицам хранения. Основными учетными документами в архиве учреждения являются: описи, листы фондов (форма N 14), паспорт архива (форма N 11), список фондов (форма N 15).

На каждый фонд заводится дело фонда.

136. Единицы хранения учитываются, прежде всего, по описям. Документальные материалы со сроками хранения до 10 лет включительно могут учитываться по номенклатурам дел или инвентарным книгам.

137. Каждой описи при ее поступлении в архив присваивается очередной порядковый номер по листу фонда.

Если документальные материалы одной описи поступают по частям, то номер присваивается описи при первом поступлении, все последующие ее продолжения (разделы) учитываются под тем же номером.

Отдельно нумеруются описи документальных материалов постоянного (описи N 1, 2 и т.д.) и временного хранения (описи N 1в, 2в и т.д.). Описи на документальные материалы по личному составу имеют единую порядковую нумерацию с описями на документальные материалы постоянного хранения.

Если материалы данного фонда уже имеются на хранении в соответствующем государственном архиве, то порядок нумерации описей согласовывается с этим государственным архивом, чтобы нумерация описей фонда в архиве учреждения продолжала их нумерацию в государственном архиве.

Номенклатурам, заменяющим описи материалов временного хранения, присваиваются очередные порядковые номера описей материалов временного хранения по листу фонда с добавлением к номеру буквы "н" (1вн, 2вн и т.д.).

138. Каждая опись (заменяющая ее номенклатура), а также все продолжения описи, составленные перед сдачей в архив учреждения, должны иметь итоговые записи (см. п. 112).

139. При дальнейших поступлениях (выбытиях) в архив документальных материалов по данной описи (номенклатуре) сотрудником архива делается новая итоговая запись.

Если в архив поступили документальные материалы по очередному продолжению (разделу) описи, то в новой итоговой записи указывается общее количество единиц хранения по всем разделам описи. Если поступили отдельные единицы хранения, то в итоговой записи описи или ее последнего раздела, кроме указания в общее количество единиц хранения, перечисляются номера (литерные и очередные порядковые), за которыми поступившие единицы хранения вписаны в опись.

При выбытии отдельных единиц хранения делаются отметки описи против заголовков единиц хранения и составляется новая итоговая запись.

Если выбывают единицы хранения по незаконченной описи (по какому-либо ее годичному продолжению), то новая итоговая запись делается в последнем разделе описи.

В новой итоговой записи в описях на документальные материалы постоянного хранения и материалы по личному составу указываются количество и номера выбывших единиц хранения, а в описях на документальные материалы временного хранения и номенклатурах - общее количество выбывших единиц хранения. В обоих случаях указываются название, N и дата документа, на основании которого выбыли единицы хранения, и оставшееся в описи (номенклатуре) количество единиц хранения.

Изменения в итоговой записи вносятся во все имеющиеся в архиве экземпляры описи (номенклатуры).

Итоговые записи, составленные в архиве, заверяются его начальником (заведующим) или лицом, ответственным за архив.

140. Сводный учет изменений в объеме документальных материалов фонда осуществляется по листу фонда (форма N 14).

В листе фонда указывается название фонда, состоящее из полного названия учреждения, в деятельности которого отложились документальные материалы, с обозначением даты образования учреждения и всех его переименований.

Если учреждение прекратило свое существование, то указывается дата его ликвидации. В правом верхнем углу листа фонда указывается номер фонда по списку фондов архива.

В лист фонда записываются все описи (заменяющие их номенклатуры) документальных материалов фонда и отмечаются все поступления и выбытия единиц хранения.

При записи поступивших (выбывших) материалов в листе фонда указывается по каждой описи (номенклатуре) ее порядковый номер, количество единиц хранения и годы документальных материалов.

При записи выбытия единиц хранения, кроме того, указывается название документа, на основании которого выбыли материалы, со ссылкой на номер и дату этого документа.

При выбытии всех материалов по данной описи (номенклатуре) ее номер другим описям (номенклатурам) не присваивается. Такая опись (номенклатура) присоединяется к материалам фонда.

При каждой записи поступивших и выбывших материалов подводится итог количества единиц хранения в фонде на момент записи согласно графам 7, 8 и 10 листа фонда.

141. Каждый фонд получает номер по списку фондов (форма N 15).

Нумерация фондов, подлежащих передаче в государственный архив, согласовывается с соответствующим государственным архивом. Таким фондам целесообразно присваивать те номера, за которыми они учтены в государственном архиве. Если в архиве учреждения ведется самостоятельная нумерация фондов, то номера фондов рекомендуется указывать в виде дроби, числителем которой является номер, присвоенный фонду в архиве учреждения, а знаменателем - номер, за которым фонд будет учтен в государственном архиве.

В случае выбытия фонда из архива учреждения в графе "Примечания" списка фондов делается отметка о выбытии со ссылкой на номер и дату документа, на основании которого фонд выбыл.

142. Делу фонда присваивается номер данного фонда. В него включаются все документы, отражающие историю учреждения и его фонда: исторические справки, акты проверки наличия и состояния документальных материалов (форма N 16), отборочные списки и акты об уничтожении документов, справки об использовании документальных материалов и т.п.

Акты, отборочные списки и другие документы, подтверждающие поступление и выбытие документальных материалов, включаются в дело фонда лишь после внесения соответствующих данных в описи (номенклатуры) и лист фонда.

143. Учетные документы: паспорт архива, листы фондов, описи (номенклатуры) документальных материалов, дела фондов сосредоточиваются в одном месте, где им должна быть обеспечена полная сохранность. Описи (заменяющие их номенклатуры) хранятся отдельно по каждому фонду; в пределах фонда описи располагаются отдельно на материалы постоянного и временного хранения, а затем по номерам описей. Листы фондов хранятся в порядке номеров фондов.

144. На каждый хранящийся в архиве фонд на основании листа фонда составляется карточка фонда (форма N 17), которая подписывается начальником (заведующим) архива и отсылается соответствующему архивному органу.

Объем документальных материалов фонда (в единицах хранения) по всем графам карточки указывается по состоянию на 1 января текущего года.

145. Архив ежегодно (до 15 января) представляет соответствующему архивному органу паспорт архива (форма N 11) и сведения об изменениях в составе и объеме фондов (форма N 18).

146. В сведениях об изменениях в составе и объеме фондов сообщаются данные по тем фондам, по которым произошли какие-либо изменения в течение прошедшего года (изменилось или было уточнено название фонда, изменился его объем в связи с поступлением или выбытием материалов и т.д.). В них же сообщается о ликвидации учреждения с указанием даты ликвидации. Общий объем фонда, а также количество единиц хранения по категориям документальных материалов (постоянного хранения, по личному составу и т.п.) указывается по состоянию на 1 января текущего года. В случае выбытия всех материалов фонда (передача в другой архив и т.п.) об этом делается отметка в графе "Примечания" со ссылкой на документ, на основании которого фонд выбыл.

 

Проверка наличия и состояния документальных материалов

 

147. В целях обеспечения сохранности документальных материалов в архиве учреждения специальной комиссией, назначаемой руководителем учреждения, производится проверка наличия и состояния материалов. Проверка наличия проводится:

а) периодически в сроки, устанавливаемые руководством учреждения, но не реже одного раза в 10 лет;

б) при смене начальника архива или лица, ответственного за архив;

в) при передаче материалов в архив другого учреждения;

г) каждый раз, когда это вызывается каким-либо нарушением нормальных условий хранения документальных материалов и есть основания предполагать их порчу или утрату.

Проверке могут быть подвергнуты документальные материалы всех фондов, хранящихся в архиве учреждения, группы фондов, отдельного фонда или части фонда.

148. Результаты проверки наличия оформляются актами (форма N 16), которые составляются отдельно на каждый фонд. Акты докладываются руководителю учреждения. Если проверкой обнаружена недостача единиц хранения или их неисправимые повреждения, то на основании распоряжения руководителя учреждения организуется поиск необнаруженных единиц хранения и производятся работы по обеспечению сохранности документальных материалов (изоляция материалов, пораженных плесневым грибком, затребование материалов, срок пользования которыми истек, и т.д.).

149. Если после тщательного розыска недостающие единицы хранения не обнаружены, составляются акты о недостаче материалов. При обнаружении неисправимых повреждений документальных материалов составляются акты (форма N 13).

Акты о недостаче и неисправимых повреждениях документальных материалов утверждаются руководителем учреждения. При недостаче и повреждении единиц хранения, подлежащих передаче в государственный архив, акты утверждаются руководителем учреждения после согласования их с соответствующим архивным органом.

Лица, виновные в утрате и порче документальных материалов, привлекаются к ответственности.

150. После утверждения актов о недостаче или неисправимых повреждениях необнаруженные и поврежденные единицы хранения исключаются из описей (номенклатур) и листов фондов (см. п. п. 139, 140).

 

5. Научно-справочный аппарат архива учреждения

 

151. Научно-справочный аппарат в архиве учреждения создается для обеспечения всестороннего использования документальных материалов.

152. В состав научно-справочного аппарата архива входят:

а) справочники по составу, содержанию и местонахождению документальных материалов;

б) учетная документация архива (см. п. 135);

в) методические пособия по различным видам архивных работ и документальной части делопроизводства.

Дополнением к научно-справочному аппарату служат печатные издания, относящиеся к составу и содержанию документальных материалов архива учреждения.

Основной частью научно-справочного аппарата архива являются справочники по составу и содержанию документальных материалов: описи, номенклатуры дел, каталоги, указатели, исторические справки, информационные документы.

153. Каталоги документальных материалов создаются в архиве учреждения в целях наиболее полного раскрытия содержания документальных материалов фонда, группы фондов и архива в целом.

Каталог является справочником, в котором сведения о содержании документальных материалов архива отражены на карточках, расположенных в соответствии со схемой классификации документальных материалов учреждения, номенклатурой дел или специально разработанной схемой построения каталога.

154. Для создания каталога архив учреждения использует контрольно-учетные карточки (форма N 4), составленные в делопроизводстве и поступившие в архив учреждения одновременно с документальными материалами.

Все контрольно-учетные карточки на документы одной единицы хранения включаются только в одно деление каталога. Внутри деления такие комплексы карточек систематизируются по хронологии.

Включению в каталог подлежат карточки на документальные материалы постоянного хранения.

Поступившие в архив комплексы контрольно-учетных карточек на дела временного хранения составляют самостоятельную картотеку, которая систематизируется по годам в соответствии с номенклатурой дел.

155. В зависимости от задач по использованию документальных материалов и содержания материалов в архиве учреждения могут создаваться предметные, предметно-тематические, систематические каталоги, каталоги по номенклатуре дел и другие.

156. В предметном каталоге комплексы карточек группируются по предметным (вопросным), географическим, именным и другим рубрикам, располагаемым в алфавитном порядке. Разновидностями предметного каталога, в зависимости от объекта описания, являются именной и географический каталоги.

В предметно-тематическом каталоге комплексы карточек группируются по вопросам (темам) деятельности учреждения с дальнейшей детализацией их на подтемы, рубрики и подрубрики, располагающиеся в логической последовательности.

В систематическом каталоге комплексы карточек группируются по отраслям знания, народного хозяйства, деятельности государства и их подразделениям, располагаемым в логической последовательности. В отличие от предметно-тематического каталога комплексы карточек, освещающие различные, тесно связанные между собой вопросы одной темы, сосредоточиваются по различным разделам и подразделам каталога в зависимости от того, к каким отраслям знания эти вопросы относятся.

Карточки каталога по номенклатуре дел на материалы постоянного хранения систематизируются в той же последовательности, что и на материалы временного хранения (см. п. 154). Разделы данного каталога обозначаются годами, подразделы - наименованиями структурных частей учреждения, рубрики - номерами (индексами) и заголовками дел.

157. Разделы, подразделы, рубрики, подрубрики, а также комплексы карточек, относящихся к документам одного дела, в каталоге отделяются друг от друга карточками-разделителями.

На лицевой стороне каталожного ящика пишутся названия разделов или подразделов каталога, содержащихся в данном ящике.

158. Для раскрытия содержания единиц хранения, сформированных из постановлений, приказов, протоколов и других сложных документов, могут составляться указатели содержания документальных материалов.

Указатели могут быть тематическими, предметными, хронологическими и именными.

159. Сведения о содержании документальных материалов группируются в указателях по темам (предметам) или хронологии, с указанием на поисковые данные материалов.

160. В обязанности архива учреждения входит составление исторической справки об учреждении и его фонде.

Историческая справка состоит из двух частей: истории учреждения и истории фонда.

В первой части исторической справки освещаются:

а) исторические условия, в которых возникло и действовало учреждение;

б) дата создания учреждения, основные вопросы и масштаб деятельности учреждения, круг учреждений и лиц, с которыми оно было связано;

в) структура и функции учреждения;

г) изменения названия, функций, структуры и подведомственности учреждения с указанием соответствующих законодательных или других актов;

д) система делопроизводства учреждения и ее изменения;

е) дата и причины ликвидации или реорганизации учреждения (с указанием соответствующего законодательного или другого акта), а также название учреждения, унаследовавшего его функции.

Во второй части исторической справки приводятся сведения по истории фонда и его составу. Указываются: объем фонда, крайние даты и состояние документальных материалов, сведения о передаче материалов этого фонда, сведения о выделенных из фонда материалах, не подлежащих хранению, данные об использовании материалов.

161. Исторические справки составляются о каждом учреждении (фонде). На группу однородных учреждений (фондов) могут составляться общие исторические справки без освещения индивидуальных особенностей каждого учреждения и фонда, но с указанием типичных для данного рода учреждений и фондов особенностей и общих исторических данных.

162. В целях информации руководства и сотрудников учреждения, научно-исследовательских, планирующих, хозяйственных и других заинтересованных организаций о составе и содержании документальных материалов архивом учреждения создаются справочники информационного характера (обзор фонда, тематический обзор, информационное сообщение, справка-ориентировка, тематический перечень).

163. Обзор фонда раскрывает состав и содержание документальных материалов фонда и состоит из предисловия, характеристики документальных материалов и справочного аппарата.

В предисловии приводятся сведения по истории учреждения и фонда (историческая справка), а также план построения обзора.

Основной частью обзора является характеристика содержания документальных материалов фонда с указанием дат и исковых данных документов.

Сведения о содержании документальных материалов даются в обзоре по однородным группам. По каждой группе приводятся крайние даты и исковые данные документов. В пределах каждой группы сведения о документальных материалах располагаются в порядке их значимости. В некоторых случаях могут аннотироваться отдельные наиболее важные документы; при этом указывается автор, дата, разновидность и содержание документа, его исковые данные.

Содержание документальных материалов выявляется путем просмотра описей и непосредственно документальных материалов. Выявленные результаты фиксируются на тематических карточках, которые затем систематизируются в соответствии с планом обзора. Сведения о документальных материалах в обзоре фонда могут быть систематизированы по структурному, производственно-отраслевому, тематическому и предметно-вопросному, географическому, авторскому и другим признакам.

В конце обзора помещается справочный аппарат: библиография, указатели, список сокращенных слов, оглавление.

В библиографии перечисляются использованные при составлении обзора печатные издания.

Указатели к обзору (предметный, географический, именной, общий) могут быть глухими, содержащими только обозначение понятий и ссылочные данные, и распространенными, в которых, помимо обозначения понятий и ссылочных данных, содержатся пояснения.

164. Тематический обзор составляется по определенной теме на документальные материалы одного фонда, группы фондов или архива в целом, которые могут быть широко использованы.

Тематический обзор составляется так же, как и обзор фонда (см. п. 163).

Справочный аппарат тематического обзора дополняется перечнем фондов, документальные материалы которых использованы при его составлении.

165. Информационное сообщение составляется в виде краткого делового письма, в котором сообщается, что в архиве имеются документальные материалы по одному или нескольким определенным вопросам.

Информационное сообщение лишь перечисляет вопросы, отраженные в документальных материалах, без подробного изложения их содержания и ссылок на исковые данные.

В необходимых случаях могут упоминаться полные названия фондов (документов).

166. Справка-ориентировка раскрывает содержание документальных материалов по определенному вопросу.

В справке-ориентировке освещается:

а) наименование вопроса, по которому составлена ориентировка (указывается в заголовке);

б) название учреждения, в архиве которого хранятся документальные материалы;

в) названия фондов;

г) крайние даты документов, освещающих вопрос (тему);

д) краткое содержание важнейших документов или единиц хранения.

Указание исковых данных документальных материалов в справке-ориентировке не обязательно.

167. Тематический перечень документальных материалов включает в себя заголовки отдельных документов или единиц хранения, освещающих тему и находящихся в составе одного или нескольких фондов.

В заглавии тематического перечня дается название темы. В графах тематического перечня указываются:

а) номера по порядку;

б) даты документов (или единиц хранения);

в) заголовки документов (или единиц хранения);

г) исковые данные (номера фонда, описи, единицы хранения, листы);

д) примечания.

Заголовки документов или единиц хранения располагаются в перечне по хронологии или значимости документов.

168. Топографический указатель является справочником по расположению документальных материалов в помещениях архива.

Топографические указатели могут быть пофондовыми и постеллажными.

Пофондовый топографический указатель является справочником по размещению фондов в архивохранилищах.

Постеллажный топографический указатель - справочник по размещению документальных материалов на стеллажах.

Топографические указатели могут составляться на карточках или листах.

В пофондовом топографическом указателе карточки (листы) располагаются в порядке номеров или по алфавиту названий фондов.

В постеллажном топографическом указателе карточки (листы) располагаются в порядке номеров стеллажей.

 

6. Организация использования документальных материалов

 

169. Организация использования документальных материалов является одной из основных задач архива.

В целях всестороннего использования документальных материалов архив:

а) выдает документальные материалы;

б) выдает архивные справки, копии документов, выписки и личные документы;

в) информирует заинтересованные учреждения о составе и содержании документальных материалов;

г) знакомит общественность с содержанием материалов через печать, радио, телевидение, выставки и т.д.;

д) готовит публикации документов.

Вся работа по использованию документальных материалов проводится с разрешения руководства учреждения.

170. Работа по использованию документальных материалов учитывается в специальных книгах или на карточках. При этом фиксируется дата, существо выполненной работы, для кого она проводилась и данные об использовании выявленных документов. Все материалы по организации использования документов хранятся в архиве в специальном деле. Работа по наведению справок учитывается отдельно (см. п. 188).

171. За правильное использование документальных материалов, архивных справок, копий, а также за сохранность выданных из архива материалов отвечают получившие их руководители структурных частей данного учреждения или руководители учреждений-получателей.

 

Выдача документов для использования

 

172. Документальные материалы архива учреждения выдаются:

а) для работы над ними в архиве учреждения;

б) во временное пользование вне архива:

структурным частям данного учреждения;

учреждениям данного ведомства;

учреждениям других ведомств.

В целях создания лучших условий для использования документальных материалов организуется читальный зал архива (или выделяется специальное помещение).

Примечание. Выдавать документальные материалы для работы на дом запрещается.

 

173. Выдача документальных материалов сотрудникам другого учреждения и исследователям для работы над ними в архиве учреждения производится на основании письменного запроса. В запросе указывается, для какой цели (темы) и какие документальные материалы требуются.

Примечание. В отдельных случаях исследователи, не работающие в каком-либо учреждении, но разрабатывающие научную тему, могут быть допущены к изучению документальных материалов по намеченной теме с разрешения руководителя учреждения по их личным заявлениям. Исследователям, работающим в личном плане, документальные материалы биографического характера не выдаются.

 

174. Документальные материалы постоянного и долговременного хранения выдаются для использования только в обработанном виде (см. п. 75). В каждое выдаваемое дело вкладывается лист использования документальных материалов (форма N 19), в котором производится запись о характере использования документов.

На место каждой выданной единицы хранения кладется лист-заместитель, на котором указывается ее шифр, кому и когда единица хранения выдана.

При работе над документальными материалами запрещается подчеркивать текст документов и делать на них какие-либо пометки, загибать листы, пользоваться в качестве закладок ручками, карандашами и делать проколы на документах при снятии графических копий.

175. Исследователи, работающие над документальными материалами архива, могут пользоваться описями и другими научно-справочными материалами, печатными изданиями, а также снимать копии и делать выписки из документов в пределах разрабатываемой ими темы.

176. Выдача документальных материалов во временное пользование в другое учреждение оформляется специальным актом (форма N 20), который составляется в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в архиве учреждения, второй экземпляр передается учреждению-получателю.

Архив имеет право контролировать состояние выданных материалов и порядок их хранения.

177. Изъятие отдельных документов из единиц хранения и передача их в постоянное пользование другим учреждениям, как правило, запрещается. В исключительных случаях, по требованию партийных или советских органов, органов суда или расследования в связи с находящимися в их производстве делами, архив по распоряжению руководителя учреждения производит такое изъятие. О произведенном изъятии составляется акт, а в единицу хранения на место изъятого документа помещается его машинописная или фотографическая копия с указанием на обороте основания и даты изъятия подлинного документа. В заверительной надписи единицы хранения, из которой изъят документ, также делается оговорка. Акт помещается в дело фонда.

В отдельных случаях по усмотрению руководителя учреждения разрешается не снимать копий с документов денежно-материальной отчетности (счета, наряды и т.п.), затребованных органами суда или расследования, а выдавать их по акту с указанием видов, дат и исковых данных документов.

Изъятие отдельных документов может быть допущено также в случаях, указанных в п. 186 настоящих Правил.

Вместо изъятого подлинного документа в деле оставляется справка с указанием даты выдачи документа заявителю (или делается отметка о выдаче дела в описи).

Выдавать из архивов находящиеся среди документальных материалов паспорта, воинские и депутатские билеты, орденские книжки, членские билеты профсоюзных организаций, а также делать с этих документов копии и выписки запрещается.

Сведения о наличии вышеуказанных документов в архиве и об их содержании сообщаются заинтересованным учреждениям по их запросам.

178. Состояние возвращенных в архив после использования документальных материалов должно быть проверено в присутствии лица, сдающего эти материалы. При обнаружении недостачи единиц хранения или отдельных листов, а также повреждений документов составляется акт (форма N 13) в двух экземплярах, один из которых представляется руководителю учреждения, использовавшего документы, для привлечения виновных к ответственности, второй остается в архиве учреждения.

179. В необходимых случаях по просьбе и за счет заинтересованного учреждения с документов делаются машинописные копии, фотокопии, микрофотокопии. Копии документов могут быть заверены архивом по просьбе учреждения. Негативы фото и микрофотокопии этих материалов поступают безвозмездно в архив (в случае заинтересованности архива в них).

Машинописные копии, фото и микрофотокопии, а также выписки из документов после их просмотра выдаются исследователям под расписку с разрешения руководства учреждения.

Копии документов, заверенные архивом, по просьбе учреждения высылаются в его адрес или выдаются исследователю на руки по доверенности учреждения.

Структурные части данного учреждения, а также другие учреждения и исследователи могут присылать в архив учреждения своих копировщиков и художников для снятия графических копий с чертежных и иллюстративных материалов. Точность графических копий архив не подтверждает.

 

Выдача архивных справок, копий, выписок из документов

и личных документов

 

180. На основании хранящихся документальных материалов архив учреждения выдает архивные справки, копии документов и выписки из документов учреждениям и гражданам СССР.

Архивной справкой называется составленное архивом и официально заверенное учреждением письменное сообщение о том, какие сведения и в каких именно документах, хранящихся в данном архиве, имеются по существу запроса.

Архивной копией называется дословное воспроизведение всего текста документа, официально заверенное учреждением, в архиве которого хранится указанный документ.

Архивной выпиской называется дословное воспроизведение части текста документа, относящееся к определенному вопросу, факту или лицу, официально заверенное учреждением, в архиве которого хранится указанный документ <1>.

--------------------------------

<1> В дальнейшем вместо слов "архивные справки, копии документов и выписки из документов", как правило, употребляются слова "архивные справки".

 

181. Справки могут быть биографическими, когда они содержат сведения по определенному вопросу или теме.

В тематической справке изложение текста должно быть кратким, сжатым, но достаточно последовательным и понятным для суждения о ходе событий по теме. Изложение дается в хронологическом порядке событий, а не документов, их освещающих. Тематическая справка составляется на основании документальных материалов одного или нескольких фондов. Исковые данные в такой справке могут указываться как в конце справки, так и в тексте ее, после изложения каждого факта или события.

182. Государственным учреждениям, предприятиям, партийным органам, профсоюзным и другим общественным организациям Советского Союза, а также воинским соединениям и частям архивные справки выдаются по запросам.

Гражданам СССР выдаются архивные справки биографического характера: о трудовом стаже и заработной плате, об образовании, о гражданском состоянии и т.д. по их письменным заявлениям. В заявлениях должно быть точно указано, для какой цели или для представления в какое учреждение требуется архивная справка.

Архивные справки о партийной и общественной деятельности, как правило, высылаются соответствующим партийным органам или государственным учреждениям.

Архивные справки о партийном стаже и партийные характеристики высылаются только партийным органам.

Архивные справки о привлечении к уголовной ответственности, лишении прав и восстановлении в них на руки гражданам, как правило, не выдаются, а высылаются в заинтересованные учреждения.

Учреждениям, должностным и частным лицам иностранных государств справки выдаются в особо установленном порядке.

183. Архивные справки составляются на основании подлинных документов, заверенных копий или имеющихся в архиве официальных справочников, правительственных и ведомственных изданий. Использование незаверенных документов оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия", "неподписанный проект" и т.д.).

184. Архивные справки должны составляться по установленной форме (образец N 1) и заключать в себе точное и сжатое изложение всех данных по существу вопроса.

Никакие сведения, выходящие за пределы запроса, в архивную справку не включаются.

В верхней части архивной справки указывается учреждение или лицо, которому справка выдается. Затем, после названия документа ("архивная справка"), излагается текст справки в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых освещаются эти события.

Отредактированный текст архивной справки печатается на бланке учреждения, подписывается руководителем учреждения или той структурной части, в которую входит архив, и начальником архива; их подписи скрепляются печатью учреждения.

Запрос учреждения или отдельного лица должен быть исчерпан одной архивной справкой, однако в отдельных случаях к архивной справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные в архивной справке.

185. Архивные копии и выписки оформляются так же, как и архивные справки (образцы N 2, 3). Название документа, с которого снимается копия или делается выписка, его номер и дата воспроизводятся полностью. Начало и конец каждого извлечения из документа, а также возможные пропуски отдельных слов в тексте документа обозначаются многоточием. Объединение в одной выписке извлечений из разных документов не допускается.

186. Подлинные личные документы о рождении, браке, разводе (метрические выписки, свидетельства органов ЗАГСа) и об образовании (дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения), а также невостребованные в свое время трудовые книжки выдаются владельцам по их заявлениям.

187. Личные документы выдаются заявителям или их доверенным лицам на руки под расписку по предъявлению паспорта или паспорта и доверенности (в случае получения доверенным).

Иногородним заявителям справки, копии и выписки из документов высылаются по почте простым письмом, а подлинные личные документы - ценным письмом.

188. Делопроизводство по выдаче архивных справок сосредоточивается в канцелярии учреждения или в архиве в специальных делах, внутри которых документы располагаются по датам отправления ответов.

 

Информационная работа

 

189. Архивом организуется информация руководства и сотрудников данного учреждения, научно-исследовательских, планирующих, хозяйственных и заинтересованных учреждений о составе и содержании документальных материалов.

190. Для информации составляются специальные сообщения (информационные письма), справки-ориентировки, тематические перечни, тематические обзоры, обзоры фондов и т.д. (см. п. п. 162 - 167).

 

Ознакомление общественности с содержанием документальных

материалов через печать, радио, телевидение, выставки

 

191. Ознакомление общественности с документальными материалами осуществляется как по инициативе архива, так и по запросам учреждений.

192. В периодической печати, теле- и радиопередачах, а также на организуемых выставках рекомендуется освещать наиболее яркие события истории нашей страны, истории учреждений, трудовые подвиги советского народа, сообщать об отдельных интересных документах, о материалах архива по определенной теме и т.п.

Тематика и планы статей, теле- и радиопередач согласовываются с соответствующими учреждениями.

193. На основе документальных материалов архива могут быть подготовлены различного рода тематические подборки документов, комплекты фотокопий, диафильмы и диапозитивы по различным вопросам.

194. Для привлечения более широкого круга учреждений к изучению и использованию материалов архива рекомендуется организовывать доклады и лекции, подготавливаемые самим архивом, сообщать сведения о возможных формах и методах использования документов архива в работе этих учреждений.

195. Выставки документальных материалов посвящаются наиболее актуальным темам, событиям, юбилеям и организуются архивом самостоятельно или совместно с другими учреждениями.

196. Экспонирование документальных материалов на выставках производится в виде машинописных и фотографических копий. В отдельных случаях с разрешения руководителя учреждения могут экспонироваться и подлинники документов.

197. Для правильной организации работы по подготовке выставки после выбора темы составляются рабочий план, в котором перечисляются основные виды работ по созданию выставки, а также тематический план, в котором определяется цель и структура выставки и подробно излагается содержание темы. На основании тематического плана проводится подбор документальных и вспомогательных иллюстративных материалов. Ко всем документам, отобранным для экспонирования, составляются пояснительные тексты.

Отобранные документы систематизируются в соответствии с тематическим планом по разделам и подразделам с учетом хронологии событий и разновидностей документов. Эта систематизация закрепляется экспозиционным планом выставки с указанием всех экспонатов, их размеров и порядка размещения на стендах (щитах) или витринах.

 

Публикация документальных материалов

 

198. В целях введения в широкий научный оборот документов советской эпохи архивом учреждения проводится работа по подготовке публикаций наиболее актуальных документов, хранящихся в архиве.

Документы издаются в виде отдельных сборников, журнальных и газетных публикаций.

При подготовке документальных материалов к изданию сотрудники архива учреждения руководствуются Правилами издания документов советского периода, изданными ГАУ СССР (1960 г.).

 

7. Условия хранения документальных материалов

 

Оборудование архивохранилищ

 

199. Для обеспечения сохранности документальных материалов и создания необходимых условий для работы над ними архиву предоставляется специальное помещение.

Помещение архива должно быть изолированным от других помещений и санитарно-технических коммуникаций; сухим, безопасным в пожарном отношении и гарантированным от затопления. Хранилища документальных материалов отделяются от рабочих комнат архива. Окна первого этажа архивохранилищ заделываются металлическими решетками. Установка печей и дымоходов в помещениях архивохранилищ не допускается.

200. В качестве искусственного освещения допускается только электрическое. Проводка, выполненная проводом ПР-500, должна заключаться в газовые трубы, проводка, выполненная проводом ВР-2 и СР-2, может монтироваться открыто. Распределительные щитки, предохранительные коробки и рубильники должны находиться вне архивохранилищ. В отдельных случаях с разрешения органов пожарного надзора допускается временное применение более простых типов электропроводки.

201. Помещения, отведенные под архивохранилища, должны отвечать действующим противопожарным нормам.

По пожарной опасности помещения архивохранилищ относятся к категории В и второй степени огнестойкости.

Архив оборудуется необходимыми противопожарными средствами, пожарными кранами со шлангами и огнетушителями из расчета один огнетушитель на 40 - 50 кв. м площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение. При отсутствии в помещении архива водопровода устанавливаются ящики с пакетами сухого песка, бочки с водой и пожарные ведра.

Между сотрудниками архива заранее распределяются обязанности на случай пожара.

202. Архивохранилища оборудуются стеллажами или шкафами.

Для типового металлического пятиполочного стеллажа рекомендуются следующие основные размеры: высота стеллажа - 2,2 м, ширина при горизонтальном хранении документальных материалов в связках или коробках - 35 - 40 см; при вертикальном хранении - 25 - 30 см; расстояние между полками - 40 см.

С целью экономии площади архивохранилищ рекомендуется применять передвижные металлические стеллажи типа "Компактус".

Стеллажи устанавливаются на расстоянии 10 - 15 см от стен; если торцы стеллажей примыкают к стенам, устанавливаются ограничители, не допускающие укладку материалов вплотную к стене. Расстояние от пола до нижней полки стеллажа должно быть 10 - 15 см. Ширина главных проходов между стеллажами может достигать 1 - 1,2 м, остальных проходов - 70 - 80 см. Для уменьшения влияния света на документальные материалы стеллажи рекомендуется устанавливать перпендикулярно стенам, в простенках между оконными проемами.

 

Режим хранения документальных материалов

 

203. В помещении архива устанавливается специальный режим хранения, т.е. определенные технические и санитарно-гигиенические условия, обеспечивающие наилучшую сохранность документальных материалов и условия работы с ними.

204. В архивохранилище рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах от +14 до +20 °С, относительную влажность воздуха от 50 до 65%.

Для контроля за температурой и влажностью воздуха в архивохранилище устанавливаются термометры и гигрометры или психрометры, согласно показаниям которых принимаются меры к обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха. (См. "Памятку по регулированию влажности в помещениях архивохранилищ путем рационального проветривания", изданную ГАУ СССР в 1959 г.)

205. Для предохранения архивохранилищ от пыли необходимо:

а) обеспечить максимальную герметичность архивохранилищ и оборудовать вентиляционную систему противопыльными фильтрами;

б) периодически проводить обеспыливание документальных материалов с помощью пылесосов и практиковать влажную уборку с применением 1-процентного раствора формалина;

в) при проветривании архивохранилищ окна и форточки затягивать марлей, смоченной 50-процентным раствором глицерина и тщательно отжатой.

206. В случае появления в архивохранилищах плесени, насекомых и грызунов немедленно принимаются меры к их уничтожению.

Документальные материалы, пораженные плесенью, изолируются и подвергаются дезинфекции. Участки стеллажей, на которых лежали пораженные материалы, и прилегающие к стеллажам части стен протираются 30-процентным раствором формалина, а затем просушиваются.

Документальные материалы, поврежденные насекомыми, подвергаются дезинфекции. Для этой цели применяется 5-процентный раствор технического ДДТ в чистом скипидаре или четыреххлористом углероде, наносимый на поверхность бумаги с помощью аппарата "Дезинфаль" или вручную ватным тампоном с последующей сушкой и очисткой листов мягкой щеткой.

При обнаружении в архивохранилищах грызунов следует обращаться в ближайшую дератизационную станцию.

207. Руководитель учреждения принимает необходимые меры к организации внешней охраны архива.

В архивохранилищах запрещается:

а) курение;

б) применение нагревательных электроприборов;

в) хранение посторонних предметов (портфелей, сумок, продуктов питания и т.п.).

208. Дверь в архивохранилище в нерабочее время закрывается, опечатывается или пломбируется. Печать или пломбир хранится у начальника архива или у сотрудника, ответственного за архив; архив открывается и закрывается в их присутствии.

Выносить из архива ключи от внутренних дверей, шкафов и столов запрещается. Ключи от внешней двери архива хранятся у дежурного по учреждению.

209. После пожара, наводнения или другого стихийного бедствия, а также при обнаружении злоумышленного проникновения в архив посторонних лиц составляется акт с участием представителей соответствующих органов (пожарной охраны, милиции, технического надзора и т.п.) и принимаются меры к охране материалов.

Руководитель учреждения назначает комиссию для выяснения недостачи, неисправимых повреждений, которым подвергались материалы, хранящиеся в архиве. О результатах своей работы комиссия составляет акт.

 

Порядок размещения документальных материалов

 

210. Поступающие в архив документальные материалы укладываются на стеллажи или в шкафы так, чтобы материалы каждого учреждения хранились в одном месте и были расположены в порядке ежегодных поступлений.

Материалы постоянного хранения размещаются отдельно от материалов временного хранения.

211. Как правило, документальные материалы хранятся в связках с картонными прокладками под шпагатом или в картонных коробках.

К связкам прикрепляются, а к коробкам приклеиваются ярлыки, в которых указываются: название учреждения, название структурной части, номер фонда, номер описи, год (годы) и крайние номера единиц хранения, включенных в данную связку (коробку). Связки (коробки) нумеруются порядковыми номерами в пределах каждого фонда или описи.

212. При хранении материалов в связках применяются два способа их укладки: вертикальный и горизонтальный. Порядок укладки дел в архиве учреждения устанавливается в зависимости от условий хранения.

213. Все помещения архивохранилища обозначаются порядковыми номерами или условными шифрами. Стеллажи, шкафы и полки также нумеруются. Стеллажи нумеруются слева направо от входа, а полки - сверху вниз.

Порядок размещения документальных материалов в архивохранилище фиксируется топографическим указателем (см. п. 168).

Размещать документальные материалы в неприспособленных помещениях не разрешается.

 

8. Сдача документальных материалов в государственный архив

 

214. Документальные материалы, имеющие научное, политическое, народно-хозяйственное, культурное и другое государственное значение, а также научно-справочный аппарат, относящийся к этим документальным материалам, в том числе карточки каталога, по истечении сроков хранения в архиве учреждения сдаются в соответствующий государственный архив.

215. Центральные учреждения и организации Союза ССР сдают свои материалы в центральные государственные архивы СССР.

Документальные материалы центральных учреждений и организаций союзных и автономных республик подлежат передаче в центральные государственные архивы соответствующих республик.

Документальные материалы других учреждений, организаций и предприятий подлежат передаче в краевые (областные, окружные) или городские государственные архивы по месту нахождения учреждения (организации, предприятия).

216. Документальные материалы учреждений, организаций и предприятий вспомогательного и обслуживающего характера, в деятельности которых не создается документации, имеющей научное значение, в государственные архивы не сдаются и подлежат хранению в архивах учреждений до минования в них практической надобности.

217. Досрочная передача документальных материалов на государственное хранение, а также оставление их в архиве учреждения на дополнительный срок производится по согласованию с соответствующим архивным органом.

Досрочная передача документальных материалов в государственные архивы от ликвидированных учреждений производится в том случае, если ведомство ликвидировано полностью и имеется правительственное решение о передаче материалов на государственное хранение.

218. Документальные материалы, сдаваемые в государственный архив, описи и другой научно-справочный аппарат к ним должны удовлетворять требованиям, предусмотренным главой IV и разделом 5 главы V настоящих Правил.

Архивный орган или государственный архив, в который поступают документальные материалы, обязаны заранее проверить на месте правильность подготовки материалов к сдаче и полноту их сохранности по контрольным описям.

В случае нарушения установленных требований обработки документальных материалов учреждение обязано устранить выявленные недостатки. При отсутствии или недостаче каких-либо материалов учреждение должно принять меры к их нахождению.

219. Архив учреждения сдает в государственный архив документальные материалы по описям и оформляет сдачу актом, который составляется в двух экземплярах (форма N 12).

Сдатчик (архив учреждения) и приемщик (государственный архив) расписываются в сдаче-приеме документальных и справочных материалов на всех экземплярах описей и акта сдачи материалов.

Описи в двух экземплярах (включая контрольную опись) и один экземпляр акта остаются в государственном архиве; третий экземпляр описи со вторым экземпляром акта возвращаются архиву учреждения.

Документальные материалы должны быть доставлены в государственный архив средствами учреждения.

 

Глава VI. СДАЧА-ПРИЕМ ДОКУМЕНТАЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ ПРИ СМЕНЕ

РУКОВОДИТЕЛЯ УЧРЕЖДЕНИЯ, НАЧАЛЬНИКА АРХИВА ИЛИ ЛИЦА,

ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА АРХИВ, А ТАКЖЕ ПРИ РЕОРГАНИЗАЦИИ

И ЛИКВИДАЦИИ УЧРЕЖДЕНИЯ

 

220. При смене руководителя учреждения наличие и состояние документальных материалов, а также учетно-справочных документов, находящихся в текущем делопроизводстве и в архиве, отражается в акте о сдаче-приеме учреждения наряду с материальными ценностями.

221. При смене начальника архива или лица, ответственного за архив, сдача-прием документальных материалов и научно-справочного аппарата к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту.

222. При реорганизации или ликвидации учреждения вопрос о порядке сдачи и месте дальнейшего хранения его документальных материалов согласовывается с ГАУ СССР, республиканским или местным архивным органом.

Порядок сдачи и дальнейшего использования документальных материалов учреждения предусматривается приказом о его реорганизации или ликвидации.

Сдача документальных материалов ликвидируемого учреждения входит в обязанности ликвидационной комиссии.

223. При реорганизации учреждения с передачей его функций другому учреждению последнее принимает не законченные делопроизводством дела реорганизуемого учреждения и его архив.

Если функции реорганизуемого учреждения передаются нескольким учреждениям, то его документальные материалы поступают в архив вышестоящего учреждения или по согласованию с соответствующим архивным органом в государственный архив по месту нахождения реорганизуемого учреждения.

224. При ликвидации учреждения без передачи его функций другим учреждениям документальные материалы сдаются в архив вышестоящего учреждения или в государственный архив по согласованию с соответствующим архивным органом.

Перед сдачей документальных материалов ликвидируемого учреждения производится проверка наличия и состояния всех документальных материалов, хранящихся в канцелярии, структурных подразделениях и архиве учреждения.

225. Сдача документальных материалов реорганизуемого или ликвидируемого учреждения производится по описям и оформляется актом (форма N 12).

Порядок сдачи документальных материалов в архив другого учреждения определен п. 126 настоящих Правил.

Если состояние обработки документальных материалов ликвидируемого учреждения не соответствует требованиям настоящих Правил, то ликвидационная комиссия организует приведение их в порядок и после этого сдает материалы по принадлежности.

 

 

 

 

 

Приложение

 

Форма N 1

К п. 14

 

___________________________________________________________________________

                    (Герб СССР или союзной республики)

 

                                  ПРИКАЗ

 

___________________________________________________________________________

             (наименование должности руководителя учреждения)

 

N _____________                                от _________________ 19__ г.

 

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

                            (заголовок приказа)

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

                              (текст приказа)

 

                                 (подпись)

 

___________________________________________________________________________

              (должность и фамилия лица, подписавшего приказ)

 

    Приказ вносит _________________________________________________________

                                     (должность и фамилия)

    Визы:__________________________________________________________________

                         (должности и фамилии визирующих)

    Юрисконсульт ________________________________________________ (подпись)

                                     (фамилия)

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

 

Формат А4 (210 х 297)

Размер герба 18 х 18 мм

 

 

 

Форма N 2

К п. 14

 

___________________________________________________________________________

 

                                 ПРОТОКОЛ

    заседания (совещания, собрания) _______________________________________

___________________________________________________________________________

                           (название учреждения)

 

                                                 от _______________ 19__ г.

                                                        N ____________

 

                             Председательствовал т. _______________________

    Присутствовали: _______________________________________________________

___________________________________________________________________________

 

1. Слушали: _______________________________________________________________

                     (наименование вопроса, фамилия докладчика)

    Выступили: ____________________________________________________________

                        (фамилии, краткое содержание выступлений)

___________________________________________________________________________

 

    Постановили: (запись решения по первому вопросу)

2. и т.д.

 

    Председатель                         __________________________

                                                 (подпись)

    Секретарь                            __________________________

                                                 (подпись)

 

Примечание. При наличии текстов или тезисов докладов и выступлений, прилагаемых к протоколу, их содержание в протоколе не записывается.

 

Формат А4 (210 х 297)

 

 

 

Форма N 3

К п. 14

 

Служебное письмо

 

___________________________________________________________________________

                    (Герб СССР или союзной республики)

 

_____________________________________

      (наименование учреждения)

_____________________________________      ________________________________

  (наименование структурной части)

_____________________________________      ________________________________

      (почтовый адрес, телефон)                (наименование адресата)

 

"__" ________________________ 19__ г.

         N ______________

 

_____________________________________

         (заголовок письма)

 

на N ______ от ______________ 19__ г.

 

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

                              (текст письма)

 

Приложение: _______________________________________________________________

___________________________________________________________________________

             (должность и фамилия лица, подписавшего письмо)

                                      _____________________________________

                                                    (подпись)

 

Примечание. На обороте письма проставляется фамилия исполнителя, N отдела, вх. N, инициалы машинистки и дата изготовления.

 

Формат А4 (210 х 297)

А5 (210 х 148)

Размер герба 13 х 13 мм

 

 

 

Форма N 4

К п. п. 16 - 19, 23, 25, 122, 154, 156, 157

 

Контрольно-учетная карточка.

Лицевая сторона

 

___________________________________________________________________________

          (откуда получен, кому направлен, кем подписан документ)

 

Индекс документа  

Дата подписания или   
получения документа   

Дата и индекс     
полученного документа 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание документа

___________________________________________________________________________

Резолюция

 

Дата передачи   

Фамилия исполнителя   

Отметка об исполнении 

 

 

 

 

 

 

 

Документ хранится в деле N ___________ т. N _____________, л. _____________

___________________________________________________________________________

 

То же, оборотная сторона

 

Индекс       

Рубрика                                         

Подрубрика                                      

Дата события     

Место события                                   

 

В архиве учреждения  

В государственном архиве

 

Название архива ___________________________________________________________

Название фонда ____________________________________________________________

Название структурной части ________________________________________________

Фонд N ____________________________________________________________________

Опись N ___________________________________________________________________

Ед. хр. N _________________________________________________________________

лл. _______________________________________________________________________

 

Формат А6 (105 х 148)

 

 

 

Форма N 5

К п. п. 25 - 45

 

             УТВЕРЖДАЮ                              СОГЛАСОВАНО

_________________________________     _____________________________________

(подпись руководителя учреждения)     (подпись начальника архивного органа)

"__" _____________ 19__ г.            "__" _____________ 19__ г.

 

                        НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (сводная)

 

                           (Название учреждения)

 

                                на 19__ год

 

N
п/п

Индекс дела  

Заголовки
дел  

Колич.
частей,
томов

Сроки 
хранения
и статьи
по  
перечню

Примечания (отметки о 
заведении дел, передаче
в архив, о выделении к
уничтожению, о лицах, 
ответственных за ведение
дел, и др.)     

N структурного 
подразделения или
классификационный
индекс     

1

2       

3   

4  

5   

6           

 

 

 

 

 

 

 

___________________________________________________________________________

                (подпись начальника канцелярии учреждения)

 

                        "__" _____________ 19__ г.

 

За _____________________ год заведено всего __________________________ дел;

из них:

    а) постоянного хранения __________________________________________ дел;

    б) долговременного хранения (свыше 10 лет) _______________________ дел;

    в) временного хранения (до 10 лет включительно) __________________ дел;

    г) переходит на следующий год ____________________________________ дел;

 

(Дата)

___________________________________________________________________________

                                 (подпись)

 

Формат А4 (210 х 297)

 

 

 

Форма N 6

К п. п. 69, 72, 142

 

            УТВЕРЖДАЮ

_________________________________

(подпись руководителя учреждения)

"__" ____________________ 19__ г.

 

                                 АКТ N ___

            о выделении к уничтожению документальных материалов

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

    (название учреждения, в деятельности которого отложились материалы,

                    не подлежащие дальнейшему хранению)

 

Составлен "__" _____________ 19__ г.

Экспертная комиссия _______________________________________________________

                                    (наименование учреждения)

в составе председателя ____________________________________________________

                                 (должность, фамилия, инициалы)

и членов __________________________________________________________________

                             (должность, фамилия, инициалы)

 

образованная на основании приказа ___________ от __________, руководствуясь

                                                   (дата)

перечнем документальных материалов ________________________________________

                                              (название перечня)

___________________________________________________________________________

отобрала  к  уничтожению   как  не  имеющие  научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение нижеследующие материалы:

 

N
п/п

Годы    
документальных
материалов 

Заголовки дел   
(групповые или   
индивидуальные), N 
их по номенклатуре,
описи или инвентарной
книге       

Пояснения

Количество
дел (томов)

N статей
по перечню

1

2      

3         

4   

5    

6    

 

Всего (цифрами и прописью) дел ____________________________________________

 

    Председатель экспертной комиссии ______________________________________

                                                   (подпись)

    Члены:

 

    Документальные  материалы  сданы  для  уничтожения конторе по заготовке

вторичного сырья по приемосдаточной накладной от __________________________

___________________________________________________________________________

             (подпись председателя экспертной комиссии, дата)

 

Формат А4 (210 х 297)

 

 

 

Форма N 7

К п. п. 100, 101

 

Заглавный лист описи

документальных материалов

постоянного хранения

 

                            НАЗВАНИЕ УЧРЕЖДЕНИЯ

                     (учреждения и структурной части)

 

                                   ОПИСЬ

              документальных материалов постоянного хранения

                            за 19__ - 19__ годы

 

 

 

Форма N 8

К п. п. 100, 108

 

Начальный лист годового

раздела и графление описи

документальных материалов

постоянного хранения

 

          УТВЕРЖДАЮ                                СОГЛАСЕН

ЭПК _________________________          ___________________________________

                                        (подпись руководителя учреждения)

"__" _____________ 19__ г.             "__" _____________ 19__ г.

 

                            НАЗВАНИЕ УЧРЕЖДЕНИЯ

                     (учреждения и структурной части)

 

               Документальные материалы постоянного хранения

                                за 19__ г.

 

N
п/п

Индексы дел 

Заголовки  
единиц хранения

Даты 

Количество 
листов   

Примечание 

1

2      

3      

4   

5      

6      

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210 х 297)

 

 

 

Форма N 9

К п. п. 112, 139

 

Последний лист годового

раздела описи документальных

материалов постоянного хранения

 

N
п/п

Индексы дел 

Заголовки  
единиц хранения

Даты 

Количество 
листов   

Примечание 

1

2      

3      

4  

5      

6      

 

 

 

 

 

 

 

В данный раздел внесено (______) единиц хранения с N ______________________

по N __________________________

 

Должность и фамилия составителя ____________ ______________________________

 

Итоговую запись к разделу

описи за ____ год заверяю:

 

    Подпись председателя экспертной комиссии ______________________________

 

    Подпись лица, ответственного за делопроизводство: _____________________

                        "__" _____________ 19__ г.

 

Формат А4 (210 х 297)

 

 

 

Форма N 10

К п. 13

 

Заверительный лист к описи

документальных материалов

постоянного хранения

 

    В данной описи пронумеровано _________________________________ листов +

листов оглавления _________________________________________________________

в опись внесено ___________________________________________________________

                                   (цифрами и прописью)

единиц хранения за 19__ - 19__ гг.

 

    Должность __________________________________

Дата ____________________________________

 

    Подпись ____________________________________

 

                                                               Место печати

 

 

 

Форма N 11

К п. п. 121, 135, 143, 145

 

                                            Статистическая отчетность

                                               Утверждена ЦСУ СССР

                                                    24.12.1962

                                                     N 17-86

 

                                                 Почтовая-годовая

 

                                       Высылается   15   января    архивами

                                       учреждений, организаций, предприятий

                                       Главному  архивному  управлению  при

                                       Совете     Министров    СССР     или

                                       соответствующему управлению (отделу)

                                       союзной   республики,   АССР,  края,

                                       области

 

                                  ПАСПОРТ

 

    Архива ________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

                       (полное название учреждения)

___________________________________________________________________________

                              (подчиненность)

___________________________________________________________________________

                              (адрес архива)

 

Дата образовании учреждения: ______________________________________________

 

                               I. Помещение

 

Площадь     
архивохранилища,
кв. м      

Протяженность 
стеллажей, м 

Краткая характеристика помещения  
(сухое, сырое, светлое, темное,  
наличие вентиляции, вид отопления: 
центральное, газовое, печное;   
освещение - электрическое или иное)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                 II. Кадры

 

Количество 
штатных  
работников 
архива   

Наличие    
работника,  
ответственного
за архив   

Сведения о начальнике архива или лице, 
ответственном за архив         

фамилия,
имя,  
отчество

образование

Стаж работы   

в данном
учреждении

в архиве

1     

2       

3    

4    

5    

6   

 

 

 

 

 

 

 

Паспорт архива

(оборотная сторона)

 

            III. Наличие и состояние документальных материалов

 

В архиве    

Фондов                             

 

 

Единиц хранения                    

 

 

Крайние даты, д/м                  

 

 

из них

постоянного
хранения  

ед. хр.         

 

 

в том числе     
описано         

 

 

крайние даты, д/м

 

 

по личному
составу   

ед. хр.         

 

 

в том числе     
описано         

 

 

крайние даты, д/м

 

 

В структурном
подразделении
(пост. хр.) 

Единиц хранения                    

 

 

Крайние даты, д/м                  

 

 

 

    Подпись руководителя учреждения _______________________________________

    Подпись начальника архива _____________________________________________

                                     (лица, ответственного за архив)

 

Формат А4 (210 х 297)

 

 

 

Форма N 12

К п. п. 126, 219, 225

 

                                 АКТ N ____

                     о сдаче документальных материалов

 

Архив-сдатчик _____________________________________________________________

Учреждение ________________________________________________________________

Архив-приемщик ____________________________________________________________

Учреждение ________________________________________________________________

Основание сдачи ___________________________________________________________

Название фонда ____________________________________________________________

___________________________________________________________________________

         (название учреждения, материалы которого подлежат сдаче)

___________________________________________________________________________

 

N описей

Количество 
экз. описей 

Крайние даты
материалов 

Количество единиц
хранения    

Примечание 

 

 

 

 

 

 

Всего описей ______________________________________________________________

                                     (цифрами и прописью)

 

Всего единиц хранения (цифрами и прописью) ________________________________

___________________________________________________________________________

Состояние документальных материалов и описей ______________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Одновременно сдаются ______________________________________________________

___________________________________________________________________________

 

Печать архива-сдатчика                                       архива

----------------------                 Сдал: Представитель ----------

      учреждения                                           учреждения

                                       ___________________________________

Печать архива-приемщика                             (подпись)

-----------------------                                        архива

      учреждения                       Принял: Представитель ----------

                                                             учреждения

"__" _____________ 19__ г.             ___________________________________

 

Формат А4 (210 х 297)

 

 

 

Форма N 13

К п. п. 134, 149, 150, 151, 178

 

            УТВЕРЖДАЮ

_________________________________

(подпись руководителя учреждения)

"__" ____________________ 19__ г.

 

                                    АКТ

         об обнаружении (о недостаче, о неисправимом повреждении)

            документальных материалов, не относящихся к составу

              фонда _________________________________________

                            (его N и название)

 

N
п/п

N описи  
(N или год 
номенклатуры)

N единиц
хранения

Название
единиц
хранения

Количество
листов  

Название фонда,     
к которому относятся  
обнаруженные единицы  
хранения, пояснение причин
недостачи, характер   
неисправимых повреждений

1

2     

3   

4   

5    

6            

 

 

 

 

 

 

 

Итого установлено не относящихся к составу фонда __________________ ед. хр.

(недостающих, неисправимо поврежденных)

    Предложения составителей акта _________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

 

    Дата и подписи составителей акта

 

Примечание. Название акта (об обнаружении, недостаче, неисправимом повреждении) дается в соответствии с его назначением; таким же образом заполняется графа 6 и итоговая запись.

Слова "не относящиеся к составу" входят в название только акта об обнаружении.

 

Формат А4 (210 х 297)


 

Форма N 14

К п. п. 135, 137, 140, 143, 144

 

Лист фонда

 

Крайние даты каждого  
названия фонда     

Название фонда      

N фонда    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

УЧЕТ ИЗМЕНЕНИЙ В СОСТАВЕ И ОБЪЕМЕ ФОНДА

 

Дата
записи

N описи
(номен-
клатуры)

Годы доку-
ментальных
материалов
по описи 
(номенкла-
туре)    

Посту-
пило 
единиц
хране-
ния  

Выбыло     

Объем документальных материалов фонда 

единиц
хране-
ния  

название,
N и дата 
документа,
подтверж-
дающего  
выбытие  

всего
единиц
хране-
ния в
фонде

в том числе          

постоянного   
хранения    

по личному 
составу   

единиц
хране-
ния  

крайние 
даты   
материалов
постоянного
хранения 

единиц
хране-
ния  

крайние
даты  

1  

2   

3    

4  

5  

6    

7  

8  

9    

10 

11  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

 

Формат А4 (210 х 297)

 

 

 

Форма N 15

К п. п. 135, 140, 141

 

СПИСОК ФОНДОВ АРХИВА

 

N фондов

Названия фондов, которые хранятся  
в архиве               

Примечание 

1    

2                  

3     

 

 

 

 

Формат А4 (210 х 297)

 

 

 

Форма N 16

К п. п. 142, 148

 

            УТВЕРЖДАЮ

_________________________________     _____________________________________

(подпись руководителя учреждения)          (название архивохранилища)

 

"__" ____________________ 19__ г.

 

                                    АКТ

          проверки наличия и состояния документальных материалов

 

                                                   ________________________

                                                      (дата составления)

 

    Проверка наличия и состояния документальных материалов ________________

(название фонда или части фонда) __________________________________________

проводилась с "____________" по "____________" 19__ г.

Проверкой установлено:

    I. Всего числится по описям                                     ед. хр.

        1) из них оказалось налицо                                  ед. хр.

           в том числе:

           а) не относящихся к данному фонду                        ед. хр.

           ________________________________________________________

                                (шифры ед. хр.)

 

           б) требующих дезинфекции и реставрации                   ед. хр.

           ________________________________________________________

           ________________________________________________________

                                (шифры ед. хр.)

 

           в) с неисправимыми повреждениями                         ед. хр.

           ________________________________________________________

           ________________________________________________________

                                (шифры ед. хр.)

        2) Не обнаружено __________________________________________ ед. хр.

                                      (шифры ед. хр.)

 

    II. Обнаружено не внесенных в описи                             ед. хр.

    III. Всего единиц хранения, относящихся к данному фонду         ед. хр.

    IV. Характеристика состояния документальных материалов.

            ________________________________________________________

            ________________________________________________________

 

    Проверку производили               ____________________________________

                                               (должности, подписи)

 

    Решение  зав.  архивом  по  результатам проверки наличия документальных

материалов ________________________________________________________________

 

Формат А4 (210 х 297)

 

 

 

Форма N 17

К п. 144

 

Карточка фонда

(лицевая сторона)

 


 

МЕСТО ХРАНЕНИЯ ФОНДА           
(название архива)             

N фонда     

 

 

 

 

 

 

 

Крайние даты каждого   
названия фонда      

НАЗВАНИЕ ФОНДА          

 

 

 

 

 

 

 

То же (оборотная сторона)

 

___________________________________________________________________________

 

                  Учет изменений в составе и объеме фонда

 

 

По   
состоянию
на   
01.01.19__

По   
состоянию
на   
01.01.19__

По   
состоянию
на   
01.01.19__

По   
состоянию
на   
01.01.19__

По   
состоянию
на   
01.01.19__

По   
состоянию
на   
01.01.19__

По   
состоянию
на   
01.01.19__

Всего ед. хр. в фонде      

 

 

 

 

 

 

 

Из
них

Постоянного
хранения  

Единиц     
хранения   

 

 

 

 

 

 

 

Крайние даты
материалов 

 

 

 

 

 

 

 

По личному
составу   

Единиц     
хранения   

 

 

 

 

 

 

 

Крайние даты
материалов 

 

 

 

 

 

 

 

 

    Дата составления ______________________________________

    Подпись начальника архива ____________________________________

 

Формат А5 (148 х 210)

 

 

 

Форма N 18

К п. п. 145, 146

 

                                                   Статистическая отчетность

________________________________________________      Утверждена ЦСУ СССР

               (название архива)                          24.12.1962

                                                            N 17-86

СВЕДЕНИЯ ОБ ИЗМЕНЕНИЯХ В СОСТАВЕ И ОБЪЕМЕ ФОНДОВ

              на 1 января 19__ г.                       Почтовая-годовая

 

                                                  Высылается     15    января

                                                  архивами        учреждений,

                                                  организаций  и  предприятий

                                                  Главному          архивному

                                                  управлению   при     Совете

                                                  Министров      СССР     или

                                                  соответствующему управлению

                                                  (отделу)союзной республики,

                                                  АССР, края, области

 

N
п/п

N фонда

Название
фонда 

Всего 
единиц
хранения
в фонде

Из них           

Примечание

постоянного 
хранения  

по личному 
составу   

ед.
хр.

крайние 
даты  
материалов

ед.
хр.

крайние 
даты  
материалов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                         Подпись начальника архива

 

Формат А4 (210 х 297)

 

 

 

Форма N 19

К п. 174

 

                       ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

                            Наименование архива

 

    Фонд N _________ год ________ опись N __________ ед. хр. N ____________

 

Дата    
использования

N использованных
листов    

Цель и характер    
использования документов

Подпись лица, 
сделавшего запись

 

 

 

 

 

Формат А4 (210 х 297)

 

 

 

Форма N 20

К п. 176

 

                               АКТ N ____

        о выдаче документальных материалов во временное пользование

 

Дата ______________________________________________________________________

Архив учреждения-отправителя к его адрес __________________________________

___________________________________________________________________________

Учреждение-получатель и его адрес _________________________________________

___________________________________________________________________________

Для каких целей выдаются документальные материалы _________________________

___________________________________________________________________________

Основание _________________________________________________________________

Срок возвращения __________________________________________________________

Выдаются следующие документальные материалы _______________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

                             (название фонда)

 

N
п/п

N описи

N единиц
хранения

Заголовки  
единиц хранения

Годы

Количество
листов  

Примечание

 

 

 

 

 

 

 

 

Всего выдается во временное пользование ___________________________________

___________________________________________________________________________

                      (цифрами и в скобках прописью)

единиц хранения.

    Документальные  материалы  выданы в упорядоченном состоянии: подшитыми,

описанными   на  обложках,  с  пронумерованными  листами  и  заверительными

подписями.

    Получатель  предупрежден  об ответственности по закону в случае пропажи

или повреждения выданных документальных материалов.

 

    Выдал ____________________________________________ (должность, подпись)

    Принял ___________________________________________ (должность, подпись)

            (подписи скрепляются гербовыми печатями)

 

Формат А4 (210 х 297)

 

 

 

Образец N 1

К п. 184

 

  Штамп                                 Гр. Александровой Вере Ивановне

учреждения                           ______________________________________

                                                (почтовый адрес)

 

                             АРХИВНАЯ СПРАВКА

 

    В  документальных  материалах  архивного  фонда  Московского городского

отдела  народного  образования,  в  ведомостях  на  выдачу заработной платы

работникам  детского  сада  N  25  Московского  городского отдела народного

образования  за период с июля по декабрь 1950 г. значится Александрова Вера

Ивановна в должности воспитательницы.

    В  тех  же  материалах,  в  Приказе  N 15 Московского городского отдела

народного  образования от 5 января 1951 г. значится: "уволить с работы с 10

января 1951 г. Александрову В.И. по личному желанию".

    Сведений  о  времени поступления Александровой В.И. на работу в детский

сад N 25 Московского городского отдела народного образования не обнаружено.

    Основание:  ф.  N  50,  оп. N 2, ед. хр. 3, л. 105 - 116; оп.  N 3, ед.

хр. 2, л. 15.

    Выдана    для    предоставления   в   Отдел   социального   обеспечения

Москворецкого района Москвы.

 

    Начальник канцелярии ________________________________________ (подпись)

    Сотрудник архива ____________________________________________ (подпись)

 

Гербовая печать

 

Формат А4 (210 х 297)

А5 (148 х 210)

 

 

 

Образец N 2

К п. 185

 

   Штамп                                  Гр. Петрову Николаю Николаевичу

учреждения                             ____________________________________

                                                 (почтовый адрес)

 

                              АРХИВНАЯ КОПИЯ

 

       Российская Советская Федеративная Социалистическая Республика

                    Народный комиссариат по просвещению

              Институт народного хозяйства им. Г.В. Плеханова

                                 г. Москва

 

                               СВИДЕТЕЛЬСТВО

 

    Выдано   настоящее   свидетельство  гр.  Петрову  Николаю  Николаевичу,

родившемуся  21 сентября 1891 г., в том, что, поступив в 1925 г. в Институт

народного  хозяйства им. Г.В. Плеханова, он окончил в нем курс в 1930 г. по

бюджетно-контрольному    циклу    финансового    отделения   экономического

факультета. Гр. Петрову Н.Н. присвоена квалификация экономиста-финансиста.

 

                   Директор _____________________________________ (подпись)

           Декан факультета _____________________________________ (подпись)

 

Москва, 20 февраля 1930 г.

        N 1100

 

Печать института

Основание: ф. N 2, оп. N 1, ед. хр. N 20, л. 32.

 

Выдана для предоставления по месту работы.

 

    Начальник канцелярии ________________________________________ (подпись)

        Сотрудник архива ________________________________________ (подпись)

 

Гербовая печать

  учреждения

 

Формат А4 (210 х 297)

А5 (148 х 210)

 

 

 

Образец N 3

К п. 185

 

  Штамп                                      Гр. Сидорову Ивану Ивановичу

учреждения                                 ________________________________

                                                   (почтовый адрес)

 

                             АРХИВНАЯ ВЫПИСКА

 

               Список преподавателей физического факультета

                 Московского государственного университета

 

- 6. Сидоров Иван Иванович -

- машины, турбины, двигатели внутреннего сгорания.

 

                        Ректор __________________________________ (подпись)

              Декан факультета __________________________________ (подпись)

 

15 сентября 1950 г.

 

Основание: ф. N 1, оп. N 3, ед. хр. N 28, л. 116.

 

Выдана для предоставления в Московский институт инженеров транспорта.

 

          Начальник канцелярии __________________________________ (подпись)

              Сотрудник архива __________________________________ (подпись)

 

Гербовая печать

  учреждения

 

Формат А4 (210 х 297)

А5 (148 х 210)

 

 

 

Образец N 4

К п. 84

 

Образец описания обложки

единиц постоянного хранения

 

                                                   ┌──────────────────────┐

                                                                        

                                                        Для штемпеля    

                                                                        

                                                   └──────────────────────┘

___________________________________________________________________________

                           (название учреждения)

___________________________________________________________________________

                       (название структурной части)

 

фонд N ______________                 Индекс ______________________________

опись N _____________                             (по номенклатуре дел)

ед. хр. N ___________

по описи

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

                       (заголовок единицы хранения)

 

┌──────────────────┐      _________________________________________________

                                              (дата)

   Для штемпеля         На ___________ листах

                 

└──────────────────┘      Хранить постоянно

 

Формат С4 (229 х 324)

 

 






Яндекс цитирования

© www.ussrdoc.com, 2011.