Полное собрание законодательства СССР
Система доступа к базе всех нормативно-правовых актов Союза Советских Социалистицеских Республик.
www.ussrdoc.com

 





Сборники документов по хронологии с 1917г по 1992г
| Сборник 1 | Сборник 2 | Сборник 3 | Сборник 4 | Сборник 5 | Сборник 6 | Сборник 7 | Сборник 8 | Сборник 9 | Сборник 10 |



 

Одобрены

коллегией Главархива СССР

30 ноября 1983 года,

Приказ Главархива СССР

от 7 декабря 1983 г. N 352

 

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА

РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ СССР

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Советское социалистическое государство всегда проявляло и проявляет большую заботу о сохранении документальной памяти истории народа, считая эту деятельность своей важной общественно-политической функцией.

В стране создан Государственный архивный фонд СССР, являющийся собственностью государства, национальным достоянием всех трудящихся. В документах Государственного архивного фонда СССР нашли отражение все стороны общественной, социально-экономической, научной, культурной деятельности народа с древнейших времен до наших дней. Находящиеся в составе Государственного архивного фонда СССР архивные материалы - это документальные памятники истории, содержащие многоаспектную информацию об историческом опыте прошлого.

Для хранения Государственного архивного фонда СССР, а также постоянного пополнения и использования его в интересах коммунистического строительства образованы государственные архивы.

Государственные архивы являются специальными учреждениями, на которые возложены в соответствии с Положением о Государственном архивном фонде СССР и Положением о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР, утвержденных Советом Министров СССР, важные государственные обязанности:

- государственное хранение документов Государственного архивного фонда СССР;

- государственный учет документов Государственного архивного фонда СССР;

- составление и развитие научно-справочного аппарата к документам Государственного архивного фонда СССР;

- комплектование Государственного архивного фонда СССР на основе экспертизы ценности новыми документами, имеющими политическое, народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение;

- организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве;

- использование документов Государственного архивного фонда СССР в политических, народно-хозяйственных, научных, социально-культурных целях, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан;

- публикация в установленном порядке документов Государственного архивного фонда СССР;

- проведение научно-исследовательской работы в области архивоведения, документоведения, археографии;

- подбор, расстановка и воспитание кадров государственных архивов.

В своей практической деятельности государственные архивы руководствуются законодательством СССР, постановлениями Совета Министров СССР по архивному делу, приказами и указаниями Главного архивного управления при Совете Министров СССР, главных архивных управлений при советах министров союзных республик, архивных управлений и отделов при советах министров автономных республик, исполнительных комитетов советов народных депутатов краев, областей, городов, районов.

Основные задачи государственных архивов страны определены в Положении о Государственном архивном фонде СССР и в Положении о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР, утвержденных Постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 года <*>. В них дана всесторонняя характеристика Государственного архивного фонда СССР, являющегося национальным достоянием социалистического общества, определены состав и порядок хранения входящих в него документов, система учреждений государственной архивной службы СССР, органы, формы и методы управления архивным делом в стране.

--------------------------------

<*> Собрание постановлений Правительства СССР, 1980, N 10, ст. 71.

 

С учетом новых требований, вытекающих из вышеуказанных правительственных актов, Главархив СССР разработал (1982 г.) типовые положения о государственных архивах, в которых определен их статус, задачи, функции и права.

Государственные архивы, составляющие основу государственной архивной службы СССР, осуществляют огромный объем архивной работы, обеспечивают выполнение государственных планов развития архивного дела, вносят значительный вклад в дальнейший подъем архивного строительства в условиях развитого социалистического общества.

Основным нормативно-методическим документом, содействующим успешному и эффективному выполнению возложенных на государственные архивы задач и функций, являются Правила работы государственных архивов.

Настоящие Правила работы государственных архивов подготовлены на основе творческой переработки ранее действовавших Правил, изучения и обобщения накопленного опыта архивной работы в современных условиях, с учетом требований, предъявляемых к учреждениям государственной архивной службы страны в новых Положениях о Государственном архивном фонде СССР и о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР, а также Закона СССР "Об охране и использовании памятников истории и культуры".

Правила работы государственных архивов всецело базируются на ленинских принципах социалистического архивного строительства, в них учтены достижения советского архивоведения, документоведения и археографии в области разработки проблем советского архивного дела.

В Правилах изложены требования, единые и обязательные по отношению ко всем государственным архивам. Ими закрепляется единство требований по обеспечению сохранности документов, их государственному учету, комплектованию и экспертизе ценности документов, использованию документов в интересах коммунистического строительства. Вместе с тем, Правила создают возможность для совершенствования методов и технологии проведения тех или иных видов работ с учетом использования передового опыта.

Настоящие Правила имеют следующую структуру разделов, раскрывающих основную деятельность государственных архивов.

В 1-м разделе изложены вопросы классификации документов ГАФ СССР начиная от общих вопросов распределения документов по архивам и кончая их классификацией и систематизацией в пределах архивного фонда. Вопросы фондирования документов в соответствии с современными научными представлениями рассматриваются как часть классификации документов ГАФ СССР. Учитывая, что эти вопросы учреждениями государственной архивной службы в основном решены и чтобы не ориентировать архивы на трудоемкую работу по исправлению отдельных неточностей фондирования, связанную с пересоставлением описей и многих учетных документов, Правилами допускается конкретный подход в решении вопросов фондирования, с обязательным отражением в архивных справочниках сведений, необходимых для поиска документов.

Обеспечение сохранности документов отражено во 2-м разделе с позиций современных научных представлений об этой комплексной проблеме, включающей в себя решение архивных, технических и естественнонаучных вопросов. В разделе изложены общие требования к созданию оптимальных условий хранения документов, к выдаче документов из архивохранилища, к работе по проверке наличия и состояния документов и созданию страхового фонда особо ценных документов. В Правилах не рассматриваются те вопросы обеспечения сохранности документов, которые относятся к компетенции специализированных лабораторий: работа по специальной обработке документов (реставрация, консервация, биозащита), по воспроизведению документов на новых носителях и некоторым другим техническим аспектам работы.

В 3-м и 4-м разделах рассматриваются вопросы государственного учета документов Государственного архивного фонда СССР, составление и развитие научно-справочного аппарата к ним. Существенные уточнения касаются работы государственных архивов по усовершенствованию и переработке описей, подготовке архивных справочников к изданию.

Современные требования к работе государственных архивов в области комплектования и экспертизы ценности документов изложены в 5-м разделе Правил.

В 6-м разделе освещаются вопросы организационно-методического руководства и контроля за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий.

Раздел 7-й Правил посвящен вопросам организации использования документов, научно-публикационной деятельности государственных архивов. Их задачи, как это предусматривается положениями о ГАФ СССР и Главархиве СССР, заключаются в информировании органов государственной власти и управления, иных заинтересованных государственных и общественных организаций о документах по актуальным политическим и экономическим проблемам, вопросам науки и культуры, в исполнении их запросов, в предоставлении документов для изучения в читальных залах архивов, в организации выставок документов, в публикации документов и т.д.

В 8-м разделе Правил в соответствии с современными требованиями изложены основные положения ведения научно-исследовательской и методической работы, которую в государственных архивах осуществляет научно-руководящий состав, старшие и младшие научные сотрудники и другие специалисты в области архивоведения, документоведения, археографии согласно действующим квалификационным требованиям. Учитывая, что научная работа является функцией государственных архивов, а не управленческих органов (архивных управлений и отделов), рекомендуется создание научных (научно-технических) советов, как правило, в государственных архивах.

В последнем разделе рассматриваются вопросы организации работы государственного архива - управление, планирование, работа с кадрами, организация труда.

Следует учитывать, что в Правилах ряд направлений работы архивов изложен сжато, поскольку более детальные инструкции и рекомендации будут даны позднее, по завершении их научной разработки. Это относится, в частности, к вопросам организации учета использования различных категорий документов ГАФ СССР; организации работ, связанных с автоматизацией информационного поиска; к созданию страхового фонда копий особо ценных документов на базе применения новых технических средств и фонда пользования; работе с машиночитаемыми документами; фондированию некоторых групп документов и ряду других работ в государственных архивах.

В Правилах не излагаются вопросы научно-технической обработки документов, поскольку государственные архивы комплектуются, как правило, упорядоченными документами, имеющими описи, составленные в министерствах, ведомствах, учреждениях, организациях и на предприятиях. Необходимый минимум требований к описанию документов, осуществляемому государственными архивами в процессе усовершенствования и переработки описей, изложен в соответствующих пунктах Правил, посвященных вопросам создания и развития научно-справочного аппарата.

Подразделения государственных архивов, ведущие на договорных началах оказание помощи ведомственным архивам в выполнении работ по обеспечению сохранности и упорядочению документов, должны руководствоваться Правилами работы ведомственных архивов с учетом требований по упорядочению профильной документации, изложенных в настоящих Правилах.

Новые Правила не отменяют изданных в последние годы инструкций и указаний, посвященных отдельным направлениям работы государственных архивов, а также различных пособий рекомендательного характера, список которых дан в Приложении. Их следует применять с учетом требований, изложенных в настоящих Правилах.

К Правилам приложены обязательные формы документации, применяемые в архивном деле, структура формуляров которых определена с учетом современных требований к унификации документов. Учитывая наличие сложившихся и оправдавших себя на практике форм многих учетных и других документов, в них внесены лишь минимально необходимые изменения. С введением в действие настоящих Правил не требуется переработка документов, составленных по ранее действующим формам. Формы некоторых документов, в том числе планово-отчетной документации, ведение которых предусмотрено Правилами, не приложены. Они будут введены позднее, после их разработки.

В Правилах применяется современная терминология, установленная соответствующими государственными стандартами и предусмотренная "Словарем современной архивной терминологии социалистических стран" (выпуск 1, М., 1982). В некоторых случаях сделаны отдельные отступления. Учитывая, что во многих государственных архивах существуют архивохранилища в качестве структурных подразделений архива, этот термин употребляется в Правилах именно в этом смысле, а для обозначения специально оборудованного помещения, предназначенного для хранения архивных документов, применяется термин "хранилище". Термин "дело" применяется в Правилах как вид более общего понятия "единица хранения" по отношению к делопроизводственным управленческим письменным документам.

Правила обязательны для всех государственных архивов, входящих в государственную архивную службу СССР, а также распространяются на соответствующие отраслевые государственные фонды и архивы министерств, ведомств СССР и организаций, осуществляющих государственное хранение соответствующих документов ГАФ СССР (архивы системы Академии наук СССР и академий наук союзных республик, Министерства иностранных дел СССР, музеи и библиотеки Министерства культуры СССР и др.).

Государственные архивы, хранящие научно-техническую и кинофотофонодокументацию, должны пользоваться настоящими Правилами в вопросах организации планирования, отчетности, организации труда, научно-исследовательской и методической работы, публикационной деятельности и работы с делопроизводственными управленческими письменными документами. В других вопросах они руководствуются Правилами работы архивов с кинофотофонодокументами и с научно-технической документацией.

Подготовка новых Правил осуществлена под руководством Главархива СССР специалистами ВНИИДАД с участием работников НИЦТД СССР, центральных государственных архивов СССР, Главархива РСФСР, Главархива УССР, Главархива Узбекской ССР, Главархива Казахской ССР, Главархива Азербайджанской ССР, Главархива Литовской ССР, Главархива Армянской ССР, Московского государственного историко-архивного института.

 

Раздел 1. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ГОСУДАРСТВЕННОГО

АРХИВНОГО ФОНДА СССР

 

1.01. Государственный архивный фонд СССР (ГАФ СССР) представляет собой совокупность принадлежащих Советскому государству документов, имеющих политическое, народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение.

ГАФ СССР образован в целях централизованного учета, хранения и использования документов.

ГАФ СССР находится в ведении Главного архивного управления при Совете Министров СССР (Главархива СССР).

1.02. Документы ГАФ СССР - подлинники или заменяющие их копии, независимо от ведомственной принадлежности, времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации, подлежат постоянному государственному хранению в государственных архивах, отраслевых государственных фондах и в других ведомственных архивах в соответствии с Положением о Государственном архивном фонде СССР.

1.03. Для постоянного государственного хранения документов ГАФ СССР образована сеть государственных архивов, состоящая из центральных государственных архивов СССР; центральных государственных архивов (и их филиалов) союзных и автономных республик; государственных архивов (и их филиалов) краев и областей; государственных архивов автономных областей и автономных округов, районов и городов.

Для временного государственного хранения документов ГАФ СССР образованы государственные районные и городские архивы с переменным составом документов.

1.04. До передачи на государственное хранение документы ГАФ СССР хранятся в ведомственных архивах или в выполняющих их функции других структурных подразделениях министерств, ведомств, центральных органов общественных организаций, учреждений, организаций, предприятий <*>.

--------------------------------

<*> В дальнейшем вместо слов "министерство, ведомство, центральный орган общественной организации, учреждения, организации, предприятия", как правило, употребляется слово "учреждение".

 

Министерства, ведомства, центральные органы общественных организаций обеспечивают своевременную подготовку и передачу на государственное хранение документов ГАФ СССР, образующихся в их деятельности и в деятельности подведомственных им учреждений, организаций, предприятий.

1.05. Основой научной организации документов ГАФ СССР является их классификация.

Основной классификационной и учетной единицей документов ГАФ СССР является архивный фонд (см. п. 1.2.3), который дроблению не подлежит. Принцип недробимости архивного фонда исключает разделение документов одного архивного фонда между несколькими государственными архивами.

1.06. Классификация документов ГАФ СССР осуществляется:

- в пределах ГАФ СССР в целом;

- в пределах государственного архива;

- в пределах архивного фонда.

 

Признаки классификации документов

 

1.07. Классификация документов ГАФ СССР строится на основе следующих признаков:

- принадлежности документов к историческим эпохам (эпохе социализма или эпохам феодализма и капитализма);

- принадлежности документов к комплексам, имеющим общесоюзное, республиканское (для союзных и автономных республик) и местное значение;

- принадлежности документов к определенным административно-территориальным единицам (краям, областям, районам);

- принадлежности документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности;

- принадлежности документов к составу документации данного фондообразователя (см. п. 1.2.5);

- способа и техники закрепления информации.

 

1.1. Классификация документов в пределах ГАФ СССР

 

1.1.1. Под классификацией документов в пределах ГАФ СССР понимается их научная группировка в соответствии с вышеуказанными признаками, определяющая организацию сети государственных архивов СССР и их профили.

 

Принадлежность документов к историческим эпохам

 

1.1.2. К документам эпохи социализма относятся документы гражданских и военных учреждений, воинских частей и соединений Союза советских социалистических республик.

1.1.3. К документам эпох феодализма и капитализма относятся документы гражданских и военных учреждений, воинских частей и соединений Русского государства, Российской империи, Российской буржуазной республики (период Временного правительства) и всех других государственных образований, вошедших в их состав, буржуазных республик Прибалтики, а также другие документы, отложившиеся до установления Советской власти на территориях, вошедших в состав СССР.

1.1.4. Документы, отложившиеся в результате деятельности государственных, общественных, политических и военных деятелей, деятелей народного хозяйства, науки и культуры, относятся к той или иной эпохе в зависимости от их конкретного содержания и хронологических рамок, а также от того, в какой эпохе протекала вся или большая часть деятельности данного лица.

1.1.5. Документы эпохи социализма хранятся отдельно от документов эпох феодализма и капитализма. Обособленное хранение документов обеспечивается организацией сети архивов, их структурой и группировкой документов по архивным фондам.

 

Принадлежность документов к комплексам общесоюзного,

республиканского и местного значения

 

1.1.6. К комплексам документов общесоюзного значения относятся: фонды высших органов власти и управления, центральных гражданских и военных учреждений, частей и соединений армии и флота Союза ССР; фонды центральных гражданских и военных учреждений, частей и соединений армии и флота Русского государства, Российской империи, Российской буржуазной республики, а также документы контрреволюционных правительств периода гражданской войны и иностранной военной интервенции, притязавших на государственную власть во всероссийском масштабе.

К комплексам документов общесоюзного значения могут быть отнесены также фонды республиканских и местных учреждений (независимо от времени их существования), если документы этих фондов по своему содержанию представляют особый интерес для изучения истории народов СССР или использования их в народно-хозяйственных и других целях в общесоюзном масштабе.

1.1.7. К комплексам документов республиканского значения относятся: фонды высших органов власти и центральных учреждений советских (союзных, автономных) и народных республик; фонды центральных гражданских и военных учреждений, действовавших на территории, входящей в состав республики, и образованных местными буржуазными и контрреволюционными правительствами; фонды местных учреждений эпох феодализма и капитализма, распространявших свою компетенцию на всю или значительную часть территории республики.

К комплексам документов республиканского значения относятся также фонды учреждений союзного (республиканского) подчинения, если содержание их документов отражает, главным образом, историю той или иной республики, а также фонды местных учреждений (независимо от времени их существования), если документы этих фондов представляют особый интерес для изучения истории союзной (автономной) республики или для использования их в практических целях в республиканском масштабе.

1.1.8. К комплексам документов местного значения относятся фонды губернских, уездных, волостных, областных, краевых, окружных, районных, городских, сельских, поселковых и других учреждений, действующих (действовавших) на территории края, области, округа, района в их современных границах, если документы этих учреждений не отнесены к комплексам союзного или республиканского значения.

1.1.9. Отнесение документов ГАФ СССР к документам, имеющим общесоюзное значение, осуществляется Главным архивным управлением при Совете Министров СССР, а к документам, имеющим республиканское и местное значение, - главными и архивными управлениями при советах министров союзных республик.

 

Принадлежность документов

к административно-территориальным единицам

 

1.1.10. На основе классификационного признака принадлежности документов к административно-территориальным единицам осуществляется распределение документов между республиканскими, краевыми, областными и другими архивами и их филиалами.

 

Принадлежность документов к отраслям

государственной и общественной деятельности

 

1.1.11. На основе классификационного признака принадлежности документов к отраслям деятельности осуществляется организация (в случае необходимости) крупных комплексов документов. Этот признак используется при создании государственных архивов, отраслевых государственных фондов.

 

Способ и техника закрепления информации

 

1.1.12. На основе классификационного признака способа и техники закрепления информации осуществляется организация научно-технической документации, кинофотофонодокументов и другой специальной документации. Этот признак используется при создании соответствующих специальных архивов (или отделов государственных архивов).

 

Распределение документов между государственными архивами

 

1.1.13. Фонды общесоюзного значения хранятся в центральных государственных архивах СССР; фонды республиканского значения - в центральных государственных архивах союзных и автономных республик; фонды местного значения - в филиалах центральных архивов союзных и автономных республик, в архивах краев, областей и их филиалах, в архивах автономных областей, автономных округов, районов и городов.

1.1.14. Фонды республиканского и местного значения распределяются по архивам следующим образом:

а) фонды местных административных, судебных и других учреждений Российской империи, созданных для управления народами национальных окраин, хранятся в архивах той союзной республики, в состав которой входит территория бывшей национальной окраины;

б) фонды органов управления специальных округов, районов, участков (судебных, горных, путей сообщения, учебных и других), упраздненных и существующих, хранятся в архивах той союзной республики, на территории которой находился (находится) центр округа, района, участка;

в) фонды административно-хозяйственных учреждений, распространявших (распространяющих) свою деятельность на территорию нескольких республик, хранятся в архивах той союзной республики, на территории которой находилось (находится) учреждение;

г) фонды промышленных, торговых и иных предприятий, научных и учебных учреждений хранятся в архивах той союзной республики, на территории которой находились (находятся) предприятия и учреждения;

д) фонды представительств высших органов власти и управления союзных республик при Правительстве СССР и автономных республик при правительствах союзных республик хранятся в архивах республики, которую представляли (представляют) представительства.

1.1.15. Фонды республиканского и местного значения, образовавшиеся на территории упраздненных административно-территориальных единиц, распределяются по архивам следующим образом:

а) фонды высших органов государственной власти и центральных органов управления, суда и прокуратуры советских и народных республик, а также федераций советских республик хранятся в архивах тех республик, на территории которых находились центры упраздненных республик или федераций;

б) фонды органов власти и управления, суда и прокуратуры губернии, края, области, уезда, волости, района и т.д., распространявших свою деятельность на всю территорию административно-территориальной единицы, хранятся в архивах республик, на территории которых находились центры упраздненных административно-территориальных единиц;

г) фонды административных и хозяйственных учреждений, суда и прокуратуры, распространявших свою деятельность на всю территорию генерал-губернаторств или наместничеств, которая вошла в состав одной союзной республики, хранятся в архивах этой республики;

д) фонды административных, судебных и других учреждений, распространявших свою деятельность на территории, которые вошли в состав нескольких республик, хранятся в архивах республик, где находились центры упраздненных административно-территориальных единиц, кроме фондов, указанных в п. 1.1.14 "а" настоящих Правил;

е) фонды общественных организаций, промышленных, торговых и иных предприятий, учебных заведений, научных и других учреждений, находившихся на территории упраздненных административно-территориальных единиц, хранятся в архивах республик по местонахождению фондообразователей, за исключением фондов, указанных в п. 1.1.14 "в" настоящих Правил;

1.1.16. При образовании республики, края, области, округа в их архивы передаются фонды республиканского и местного значения, сложившиеся в процессе деятельности учреждений, которые действовали (действуют) на территории вновь созданной республики, края, области, округа.

В случае частичной или полной передачи территории современных районов и сельских Советов из состава одной союзной (автономной) республики, края, области, округа в состав других республик, краев, областей, округов фонды учреждений, находившихся на переданной территории, также передаются в соответствующие архивы.

По решению главархивов союзных республик, согласованному с Главархивом СССР, документы республиканского и местного значения периода феодализма и капитализма, а также документы, образовавшиеся в процессе деятельности ликвидированных советских учреждений, могут не передаваться в архивы вновь созданных краев и областей.

 

1.2. Классификация документов в пределах архива

 

1.2.1. Под классификацией документов в пределах архива понимается их группировка по архивным фондам и коллекциям. Практическое осуществление классификации документов по архивным фондам называется фондированием. Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ документов фондов, формирования архивных фондов (объединенных архивных фондов, коллекций - см. п. 1.2.3).

1.2.2. Весь комплекс документов, образующийся в деятельности учреждения (общественной организации, предприятия, воинской части, корабля военного или торгового флота) или отдельного лица (семьи, рода), составляет его документальный фонд.

Учреждение (или лицо), образующее в процессе своей деятельности документальный фонд, называется фондообразователем.

Признаком самостоятельности учреждения-фондообразователя является его функциональная (организационная) обособленность. Для такого учреждения характерно наличие правового акта о его образовании, компетенции, задачах, порядке деятельности (закона, указа, декрета, постановления, приказа, положения, устава и т.п.); самостоятельного баланса (сметы) и расчетного счета в банке; штатного расписания; гербовой печати, собственных бланков и т.д.

1.2.3. Часть документального фонда учреждения или лица, имеющая политическое, народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение, составляет архивный фонд и подлежит государственному хранению.

Видами архивного фонда являются: архивный фонд учреждения, архивный фонд личного происхождения, объединенный архивный фонд. К архивному фонду приравнивается архивная коллекция.

Архивным фондом учреждения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного учреждения.

Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.

Объединенным архивным фондом называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух или более фондообразователей, имевших (имеющих) между собой исторически и (или) логически обусловленные связи (однородность целевого назначения, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, единство местонахождения и др., для лиц - родственные, профессиональные, творческие отношения).

Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и др.).

1.2.4. Работа по фондированию документов осуществляется:

- в делопроизводстве учреждений, в процессе формирования дел на основе номенклатур и отбора документов структурных подразделений для постоянного хранения;

- в ведомственных архивах при отборе документов для передачи в государственные архивы;

- в государственных архивах при необходимости создания объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования, описании документов, переработке описей.

 

Определение фондовой принадлежности документов,

образование архивного фонда

 

1.2.5. Определение фондовой принадлежности документов заключается в правильном отнесении их к фонду соответствующего учреждения или лица. Эта работа проводится на основе изучения документов и определения их принадлежности к составу документации того или иного фондообразователя.

Входящие документы относятся к фонду того учреждения, которым они получены; фондовая принадлежность их определяется по адресату, оттиску регистрационного штампа, содержанию документов, отражающему функции и вопросы деятельности учреждения, по резолюциям и пометам о направлении документов на исполнение.

Копии исходящих документов (отпуска) относятся к фонду того учреждения, которое является автором документов; фондовая принадлежность их определяется по подписям, делопроизводственным пометам и по содержанию документов.

Документы внутреннего обращения относятся к фонду того учреждения, которым они составлены; фондовая принадлежность их, как правило, определяется по названию учреждения, которое указано в документе, по подписи автора.

1.2.6. Документы учреждения и его первичных общественных организаций (профсоюзных, спортивных и др.) фондируются вместе.

1.2.7. Дела, которые велись последовательно в двух учреждениях, включаются в состав архивного фонда того учреждения, в котором они были закончены производством. В случае ликвидации учреждения с передачей его функций вновь созданному учреждению, законченные производством дела включаются в фонд учреждения-предшественника, а незаконченные дела, переданные для окончания производством учреждению-преемнику, включаются в фонд последнего.

1.2.8. В тех случаях, когда среди документов одного архивного фонда будут обнаружены ошибочно включенные документы других фондов, они должны быть выделены и присоединены к документам тех фондов, к которым они относятся.

1.2.9. При определении фондовой принадлежности документов личного происхождения изучается их текст, обращения в письмах (обозначения адресатов), подписи, упоминания разных лиц, почерк и т.д.

Из фондов личного происхождения подлежат передаче в соответствующие фонды делопроизводственные документы государственных учреждений. Эти документы могут быть оставлены в фонде, если фонды, в которые они должны быть переданы, отсутствуют в архиве, или если эти документы вошли в широкий научный оборот и их передача в другие фонды затруднит использование.

1.2.10. Каждому архивному фонду учреждения присваивается официальное название соответствующего фондообразователя (полное и сокращенное) со всеми его переименованиями в хронологической последовательности (см. п. 3.13).

 

Образование объединенных архивных фондов

 

1.2.11. Объединенные архивные фонды могут быть сформированы из документов:

- однородных по целевому назначению и функциям одноименных учреждений, действовавших на определенной территории.

Примеры: Производственные колхозно-совхозные управления. Машинно-тракторные станции;

- руководящего органа и подчиненных ему учреждений, действовавших на определенной территории.

Пример: Управление строительства Нурекской ГЭС и подчиненные ему учреждения;

- учреждений, связанных между собой объектом деятельности.

Пример: Управление железной дороги и его конторы;

- органов государственной власти и управления и состоящих при них учреждений и организаций.

Пример: Райисполком и его отделы;

- последовательно сменявших друг друга учреждений, если функции предшественников полностью или частично передавались их преемникам.

Пример: Сменявшие друг друга центральные органы управления мясомолочной, рыбной промышленности, продовольственных товаров Латвийской ССР;

- двух или нескольких фондов личного происхождения, если фондообразователи связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими отношениями.

Примеры: Вяземские П.А., П.П. и др.; Ильф (Файнзильберг) И.А. и Петров (Катаев) Е.П.

1.2.12. Образование объединенных архивных фондов включает в себя перешифровку единиц хранения (изменение номеров фонда, описи), составление соответствующих учетных документов, размещение материалов объединенного фонда в одном месте хранилища, пересистематизацию описей и дел (при необходимости).

1.2.13. Название объединенного архивного фонда может состоять из обобщенного названия включенных в него фондов, из названия руководящего учреждения и обобщенного названия подчиненных ему учреждений. Конкретные названия всех учреждений, документы которых вошли в объединенный архивный фонд, приводятся в учетных документах (см. п. 3.13).

 

Образование архивных коллекций

 

1.2.14. Архивные коллекции поступают в государственный архив в виде уже сложившихся комплексов или образуются в архиве из отдельных, разрозненных документов с целью создания благоприятных условий для их всестороннего использования.

1.2.15. Если документы архивных коллекций без ущерба для использования можно распределить по соответствующим архивным фондам, то они расформировываются. Исторически сложившиеся архивные коллекции, вошедшие в широкий научный оборот, расформированию не подлежат.

1.2.16. В названии архивной коллекции отражается признак (признаки) объединения документов, а в случае необходимости - ее составитель (лицо, учреждение, в том числе - государственный архив).

 

Определение хронологических границ архивных фондов

и крайних дат документов фондов

 

1.2.17. Хронологическими границами архивного фонда учреждения являются официальные даты образования и ликвидации учреждения; архивного фонда личного происхождения - даты рождения и смерти отдельного лица, членов семьи или рода; объединенного архивного фонда - даты образования и ликвидации наиболее раннего и наиболее позднего по времени деятельности учреждений, документы которых вошли в состав фонда; архивной коллекции - даты самого раннего и позднего документа.

Крайними датами документов фонда являются даты наиболее раннего и наиболее позднего из документов, входящих в его состав. Они могут не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности учреждения или если в фонд учреждения передаются для завершения производством дела учреждения-предшественника и т.д.

Крайние даты документов фонда личного происхождения могут быть расширены за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, с проведением мероприятий, которыми отмечаются юбилейные даты.

 

Определение хронологических границ архивных фондов

в связи с изменением государственной принадлежности

учреждений-фондообразователей, их преобразованием

 

1.2.18. Документы органов государственной власти и государственного управления, воинских частей, соединений и учреждений армии и флота, других учреждений, созданных Русским государством, Российской империей и всеми другими государственными образованиями, входившими в состав империи до Февральской буржуазно-демократической революции в России (не подвергшихся коренным преобразованиям), с момента их образования до ликвидации составляют единые архивные фонды.

1.2.19. Документы органов власти и управления, воинских частей и соединений, созданных Временным правительством Российской буржуазной республики, правительствами буржуазных государств на территориях, вошедших в состав СССР, контрреволюционными правительствами периода гражданской войны и иностранной военной интервенции и немецко-фашистскими оккупационными властями в период Великой Отечественной войны 1941 - 1945 гг., составляют отдельные архивные фонды.

Документы учреждений Российской империи и других государственных образований, использованных указанными выше правительствами в качестве готового аппарата власти и управления, составляют единые архивные фонды. Документы учреждений буржуазных государств, существовавших на территориях, вошедших в состав СССР в 1939 - 1940 гг. и восстановленных немецко-фашистскими оккупационными властями, составляют единые архивные фонды.

1.2.20. Документы органов государственной власти и управления, а также воинских частей и соединений Красной Армии и Флота, созданных в результате победы Великой Октябрьской социалистической революции и слома буржуазно-помещичьего государственного аппарата и армии, составляют отдельные архивные фонды.

Документы органов управления и самоуправления, армии и флота буржуазного государства, продолжавших действовать после установления Советской власти до их окончательной ликвидации, составляют единые архивные фонды.

1.2.21. В случае образования союзной или автономной республики документы вновь созданных органов государственной власти и государственного управления и руководящих органов общественных организаций составляют новые архивные фонды. Документы местных органов власти и управления составляют единые архивные фонды.

1.2.22. Документы промышленных, кредитных, научных, учебных и т.п. предприятий и учреждений, общественных (политических, культурных, научных, религиозных и др.) организаций буржуазного (или феодального) государства за весь период их деятельности до национализации, реорганизации или конфискации Советской властью составляют единые архивные фонды.

Документы советских социалистических предприятий, банков, научных учреждений, учебных заведений, образованных на базе конфискованных и национализированных Советской властью капиталистических предприятий, банков, синдикатов, иностранных концессий и пр., а также реорганизованных общественных организаций, с момента их конфискации, национализации, реорганизации, составляют новые архивные фонды.

1.2.23. Документы промышленных, торговых, учебных и т.п. учреждений, существовавших до Великой Октябрьской социалистической революции, а затем восстановленных контрреволюционными властями в период гражданской войны и иностранной военной интервенции на временно захваченной территории, составляют единые архивные фонды.

Документы промышленных, торговых, учебных и т.п. учреждений, существовавших в буржуазный период на территории до включения ее в состав СССР в 1939 - 1940 гг. и восстановленных немецко-фашистскими оккупационными властями во время Великой Отечественной войны, составляют единые архивные фонды.

Документы промышленных, торговых, учебных и т.п. учреждений, созданных немецко-фашистскими оккупационными властями в период Великой Отечественной войны на оккупированной части территории СССР (в границах ее до 1939 г.), составляют отдельные архивные фонды.

 

Определение хронологических границ архивных

фондов в связи с введением или изменением

административно-территориального деления

 

1.2.24. При введении нового административно-территориального деления документы вновь образованных местных советских органов власти и органов управления составляют новые архивные фонды.

1.2.25. Если при изменении границ республик или административно-территориальных единиц (губерний, краев, областей и т.п.) сохраняются входившие в их состав более мелкие единицы (округа, уезды, районы, волости, аймаки, территории сельсоветов и т.п.), то документы их органов власти и органов управления составляют единые архивные фонды.

1.2.26. При переименовании или преобразовании административно-территориальной единицы (из уезда в район, из области в губернию и т.п.) без изменения ее внутреннего деления (уезда с волостным делением, преобразованного в район с волостным делением; области с уездным делением, преобразованной в губернию с уездным делением и т.д.) документы органов власти и органов управления до и после переименования или преобразования являются едиными архивными фондами.

1.2.27. Документы органов государственной власти и органов государственного управления (в том числе - самоуправления) города, поселка, села и других населенных пунктов за все время их существования независимо от изменений административно-территориального деления составляют единые архивные фонды.

1.2.28. Документы территориальных объединений общественных организаций (профессиональных, научных, культурно-просветительных, спортивных и др.) и органов их управления до и после введения или изменения административно-территориального деления фондируются так же, как документы органов государственной власти и государственного управления.

1.2.29. Документы промышленных предприятий, банковских, хозяйственных, культурных, медицинских учреждений, учебных заведений, колхозов, совхозов и т.п. до и после изменения административно-территориального деления составляют единые архивные фонды.

1.2.30. Документы органов административно-хозяйственного управления специальных ведомственных округов, отделений, районов, участков (военных, горных, путей сообщения, почтовых, учебных и др.), образование и ликвидация которых не зависит от изменения административно-территориального деления, составляют единые архивные фонды.

 

Определение хронологических границ

архивных фондов в связи с реорганизацией

учреждений-фондообразователей

 

1.2.31. Документы учреждений, временно прекративших свою деятельность вследствие ликвидации, объединения, разделения или в результате войн и стихийных бедствий, а затем восстановленных с теми же функциями, являются едиными архивными фондами.

1.2.32. Документы учреждения, образованного с тем же названием, под которым существовало ликвидированное ранее учреждение, или с несколько измененным названием, составляют новый архивный фонд, если учреждение получило функции, отличные от функций ликвидированного учреждения.

Пример: Документы Министерства рыбной промышленности СССР, существовавшего до 1957 г., и документы Министерства рыбного хозяйства СССР, созданного в 1965 г., составляют разные архивные фонды.

1.2.33. При ликвидации учреждения с передачей всех или части его функций одному или нескольким вновь созданным учреждениям документы каждого учреждения составляют отдельные архивные фонды.

Пример: В связи с разделением в январе 1939 г. Народного Комиссариата тяжелой промышленности СССР на шесть народных комиссариатов (топливной промышленности, электростанций и электропромышленности, черной металлургии, цветной металлургии, химической промышленности, промышленности строительных материалов) документы вновь созданных комиссариатов составляют новые архивные фонды.

1.2.34. Переименование учреждения или частичное изменение его названия, передача его из одного ведомства в другое, изменение подчиненности учреждения внутри ведомства, его местонахождения, структуры, не сопровождавшиеся изменениями первоначальных функций, не является основанием для разделения его документов на разные архивные фонды.

1.2.35. Расширение или сужение круга ведения, объема прав или территориальных границ деятельности учреждения без изменения его первоначального назначения и положения в данной ведомственной или административно-территориальной системе (центральное, краевое, областное, губернское и т.п.) не является основанием для разделения его документов на разные архивные фонды.

Пример: Единый архивный фонд составляют документы Ленинградского областного исполнительного комитета до и после выделения из территории Ленинградской области новых областей (Новгородской и Псковской).

1.2.36. Выделение из учреждения одного или нескольких новых учреждений с передачей им ряда функций первого не является основанием для разделения его материалов на два (или несколько) архивных фонда.

Пример: Документы Министерства сельского хозяйства РСФСР до и после 1972 г., когда функция по руководству совхозами была передана вновь образованному Министерству совхозов РСФСР (1972 - 1975 гг.), а также после 1975 г. (объединения этих министерств в Министерство сельского хозяйства РСФСР) составляют один архивный фонд.

1.2.37. Если учреждение, эвакуированное во время войны или стихийных бедствий, временно продолжало свою деятельность в пункте эвакуации, а затем было реэвакуировано, то его документы составляют единый архивный фонд.

Если эвакуированное учреждение не было реэвакуировано, а восстановлено на прежнем месте его нахождения, то документы учреждения до его эвакуации и после восстановления составляют единый архивный фонд. Документы учреждения, действующего по месту эвакуации, составляют новый архивный фонд с момента эвакуации.

1.2.38. При формировании новой воинской части (соединения) с присвоением ей номера или названия, под которым раньше существовала другая часть (соединение), ее документы образуют новый архивный фонд.

Документы воинской части (соединения) одного рода войск, преобразованной в часть (соединение) другого рода войск с переменой или без перемены номера, а также документы воинской части (соединения), созданной на базе ранее существовавших учреждений или учебного заведения, составляют новые архивные фонды.

Развертывание воинской части в соединение и, наоборот, свертывание соединения в часть является причиной создания из их документов новых архивных фондов.

Развертывание более мелкой воинской части в более крупную (отдельного батальона в полк) или свертывание более крупной воинской части в более мелкую (отдельного батальона в роту) без изменения рода войск не является причиной создания из их документов новых архивных фондов.

 

Деление архивных фондов на категории

 

1.2.39. Архивные фонды (их обособленные части) в зависимости от их информационной значимости условно подразделяются на три категории. Делению на категории подлежат архивные фонды в рамках государственных архивов определенного уровня (ЦГА СССР, ЦГА союзной республики, государственные архивы автономных республик, краев, областей, районные и городские государственные архивы) с уточнением распределения фондов по категориям в каждом архиве.

Принадлежность фонда к той или иной категории определяется его научно-исторической ценностью, многосторонностью (многоаспектностью) документной информации, степенью полноты документов фонда, ролью, местом и значением учреждения-фондообразователя в сфере общественной и государственной деятельности, исторического периода, экономико-географических и других факторов.

 

1.3. Классификация документов в пределах архивного фонда

 

1.3.1. Под классификацией документов в пределах архивного фонда понимается их группировка и расположение в фонде. За единицу классификации документов и учетную единицу в пределах архивного фонда принимается единица хранения (дело), представляющая собой физически обособленный отдельный документ или совокупность письменных документов, заключенных в отдельную обложку.

1.3.2. Практическое осуществление классификации документов (дел) в пределах архивного фонда называется их систематизацией, которая проводится:

- в делопроизводстве учреждений при составлении номенклатуры и формировании дел в соответствии с нею, при подготовке дел к последующему хранению и использованию;

- в ведомственных архивах при подготовке документов к передаче в государственные архивы;

- в государственных архивах при составлении и переработке описей архивных фондов (см. подраздел 4.1 настоящих Правил).

1.3.3. Систематизация дел в пределах фонда складывается из двух процессов:

- разработки схемы систематизации дел фонда;

- распределения дел в соответствии со схемой систематизации.

 

Схема систематизации

 

1.3.4. Схема систематизации фонда является основанием для внутренней организации архивного фонда и закрепляется описью дел фонда.

Разработке схемы предшествует изучение истории фондообразователя и истории его фонда. Основные деления схемы намечаются в процессе составления исторической справки о фондообразователе, когда выясняются его структура, компетенция и функции.

1.3.5. Схема систематизации архивного фонда учреждения в зависимости от признака группировки дел может отражать исторически сложившуюся структуру фондообразователя, функции его деятельности, состав его фонда (виды и разновидности документов) или важнейшие темы (вопросы), освещаемые в документах фонда.

 

Признаки группировки дел

 

1.3.6. Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих классификационных признаков:

- структурного (в соответствии со структурными подразделениями);

- хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);

- функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций или отраслей деятельности учреждения, тем или вопросов, которых касается содержание документов);

- номинального (по их делопроизводственной форме - по родам дел, видам и разновидностям документов);

- корреспондентского (по учреждениям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

- географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими понятиями, с которыми связаны содержание документов, их авторы или корреспонденты);

- авторского (по названиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Как правило, дела группируются не по одному, а последовательно по всем тем признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным.

1.3.7. Сочетание структурного и хронологического признаков дает два варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.

1.3.8. Хронологически-структурная схема систематизации применяется для систематизации дел в фонде действующих учреждений (учитывая дальнейшее пополнение документов этих фондов) и ликвидированных учреждений с часто менявшейся структурой.

При систематизации по этой схеме дела группируются в фонде прежде всего по времени их создания (по годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям учреждения.

1.3.9. Если структурные изменения фондообразователя происходили редко, но были сложными, и в делопроизводстве не было четкого расположения дел по годам, то дела в фонде группируются вначале по периодам (первый период - от начала существования учреждения до первого изменения его структуры, второй - от первого до второго изменения структуры и т.д.); в пределах хронологической группы дела группируются по структурным подразделениям, которые существовали за данный период.

1.3.10. Структурно-хронологическая схема систематизации применяется для систематизации дел в фондах учреждений, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко и были несложны. При систематизации по этой схеме дела группируются прежде всего по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы - по времени их создания.

1.3.11. Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схемы систематизации применяются при систематизации дел фондов учреждений с часто менявшейся структурой.

При систематизации дел по хронологически-функциональной схеме группировка происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям) деятельности фондообразователя. При этом подгруппы дел располагаются с учетом значимости функций учреждений (руководство, планирование, финансирование, учет и отчетность, снабжение и сбыт, кадры и т.д.) или по классификатору учреждения.

При систематизации дел по функционально-хронологической схеме дела группируются вначале по функциям деятельности фондообразователя, а затем - по хронологическому признаку.

1.3.12. Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы применяются при систематизации дел некоторых небольших по объему фондов, а также отдельных коллекций. Тематические группы дел располагаются по значимости намеченных тем.

1.3.13. Хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы систематизации применяются для систематизации дел фондов бесструктурных учреждений.

1.3.14. При выборе классификационных признаков для проведения группировки дел в пределах подгрупп учитывается значение того или иного признака для отражения делопроизводственной и смысловой связи между делами каждого конкретного фонда и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации.

1.3.15. Документы по личному составу, как правило, выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.

1.3.16. При систематизации дел фондов личного происхождения применяются тематический, номинальный и авторский признаки, а также признаки, специфические для данных фондов (например, признак группировки рукописей по жанрам произведений).

1.3.17. Архивные фонды, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д.

В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются разные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных учреждений, составом и объемом их документов. Для фондов однородных учреждений используются одинаковые схемы систематизации.

1.3.18. Систематизация документов коллекций определяется их тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида (или разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с последующим расположением групп в алфавитном порядке названий учреждений (фамилий авторов). В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более узким темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут объединяться по разным признакам, исходя из объема и состава документации.

1.3.19. При распределении дел по схемам систематизации необходимо иметь в виду следующее:

- дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данное учреждение (структурное подразделение) из другого учреждения (структурного подразделения) для продолжения делопроизводством;

- планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления; перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;

- дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;

- в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.

Принадлежность дел к какому-либо структурному подразделению устанавливается по названию структурного подразделения, обозначенного на обложке дела, индексам, присвоенным структурным подразделениям, резолюциям, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, содержанию документов.

Группы дел и дела в пределах нижних ступеней классификации распределяются по их значимости и хронологии. При расположении дел по хронологии необходимо помещать вначале дела, датированные числом, месяцем и годом, затем - дела, датированные месяцем и годом, и, наконец, дела, датированные только годом. Если окажется несколько дел, имеющих одну и ту же начальную дату, первыми следует помещать те дела, которые имеют более ранние конечные даты.

1.3.20. Систематизация документов, находящихся в состоянии россыпи, касается, как правило, материалов личного происхождения, а также тех документов дел, которые по каким-либо причинам полностью или частично находятся в хаотическом состоянии.

Систематизация осуществляется следующим образом:

- определяется фондовая принадлежность документов россыпи и структурные части фондов, к которым они относятся;

- формируются дела с учетом признаков их заведения;

- документы включаются в ранее сформированные дела, к составу которых они относятся.

Сформированные дела подвергаются систематизации и описанию в установленном порядке. Заверительные надписи в делах, в состав которых включены дополнительные документы, уточняются.

 

Раздел 2. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВНОГО ФОНДА СССР

 

2.01. Для обеспечения сохранности документов Государственного архивного фонда СССР в государственных архивах должен проводиться следующий комплекс взаимосвязанных работ:

- создание оптимальных условий хранения документов;

- размещение документов в хранилищах, топографирование;

- соблюдение порядка выдачи дел из хранилищ;

- проверка наличия и состояния дел;

- создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования;

- обеспечение физико-химической сохранности документов. Подготовка дел к сдаче в лабораторию.

2.02. Обеспечение сохранности документов возлагается приказом директора архива на заведующего архивохранилищем (старшего хранителя, хранителя фондов).

Хранилище принимается по акту, акт составляется в двух экземплярах, подписывается сдающим и принимающим, один экземпляр остается у заведующего архивохранилищем (хранителя фондов), второй - у заведующего отделом обеспечения сохранности или директора архива.

При приеме хранилища заведующий архивохранилищем (хранитель фондов) сверяет по учетным документам наличие фондов и учетно-справочного аппарата, в необходимых случаях проводится проверка наличия и состояния принимаемых фондов.

Заведующий архивохранилищем (хранитель фондов) несет полную ответственность за сохранность переданных ему фондов. Хранилища, находящиеся в его ведении, должны быть изолированы от других хранилищ и рабочих помещений.

 

2.1. Создание оптимальных условий хранения документов

 

2.1.1. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

- строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;

- оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализации;

- применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения, проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ;

- применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и т.п.).

 

Требования к зданиям и хранилищам

 

2.1.2. Здания для государственных архивов могут быть построены специально или переоборудованы из других помещений. Строительство зданий осуществляется, как правило, по типовым проектам, допускается по согласованию с Госстроем СССР строительство по индивидуальным проектам. Эксплуатация здания и его инженерных систем производится в соответствии с нормативными документами Госстроя СССР.

2.1.3. Здания архивов должны быть удалены от:

- промышленных предприятий, загрязняющих воздух пылью и агрессивными газами (хлор, сернистый газ, окислы азота), на расстояния, установленные санитарными нормами;

- объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении, в соответствии с требованиями строительных норм и правил.

В районе строительства архивных зданий и функционирующих архивов среднесуточное содержание вредных примесей в воздухе не должно превышать предельно допустимых концентраций (мг/куб. м):

сернистого газа - 0,05;

окислов азота - 0,085;

хлора - 0,03;

пыли силикатной - 0,05.

При определении пригодности района для строительства архивных зданий учитывается заключение местной санитарно-эпидемиологической станции.

2.1.4. При строительстве новых и реконструкции старых зданий архивов должны быть предусмотрены специально оборудованные помещения для:

- приема и обеспыливания документов;

- хранения документов (хранилища);

- размещения научно-справочного аппарата и учетных документов;

- размещения справочно-информационного фонда (СИФ), научно-справочной библиотеки и методического кабинета;

- микрофильмирования и фотокопирования документов (лаборатория микрофотокопирования документов);

- реставрации, дезинфекции и переплета;

- размещения множительной техники;

- работы сотрудников (рабочие кабинеты);

- работы исследователей (читальный зал);

- выставочного зала;

- помещения вспомогательного назначения (гардероб, приемная и др.).

В целях защиты документов от хищения на окна подвальных помещений и цокольных этажей устанавливаются откидные металлические решетки.

2.1.5. Высота хранилищ в зданиях архивов принимается в зависимости от технологического оборудования, принятого для хранения документов, но не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций покрытий. Многоэтажные здания архивов оборудуются грузопассажирскими лифтами.

 

Электрооборудование, световой режим

 

2.1.6. В основных помещениях архивов прокладывается скрытая электропроводка. В хранилищах допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая.

Светильники, электрощиты и распределительные устройства в основных помещениях архивов должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются общими и поэтажными отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и отключающие рубильники устанавливаются только вне хранилищ.

2.1.7. В хранилищах предпочтительно использование ламп накаливания, допускается использование люминесцентных ламп определенных марок с укороченным ультрафиолетовым участком спектра. Светильники должны быть удалены от коробок с документами не менее чем на 50 см. Розетки должны быть снабжены крышками или установлены в закрытых коробках. Шнуры пылесосов и переносных светильников заключаются в резиновые шланги.

Переносные светильники должны быть оборудованы защитными стеклянными колпаками и сетками.

Освещенность на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20 - 30 лк; на рабочем месте для просмотра делопроизводственной документации - 100 лк; для работы с проектной документацией - 300 лк.

2.1.8. Хранилища рекомендуется располагать в зданиях окнами на северную сторону. Естественное освещение допускается только с обязательной защитой документов от прямого попадания солнечных лучей.

Защита документов от действия света обеспечивается:

- хранением документов в шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также в коробках, папках и переплетах;

- применением на окнах светорассеивающих стекол, светонепроницаемых и светорассеивающих штор, раздвижных металлических ставен.

Мероприятия по защите документов от разрушающего действия естественного света должны предусматриваться во всех помещениях, где производится работа с документами.

 

Противопожарное оборудование

 

2.1.9. По пожарной опасности помещения архивов относятся к категории "В".

Хранилища должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости.

Здания архивов оборудуются противопожарным водоснабжением. Питание внутреннего противопожарного водопровода осуществляется двумя вводами. Пожарные краны устанавливаются во всех этапах строения на лестничных площадках. При каждом кране необходимо иметь прорезиненный рукав протяженностью до крайней точки хранилища.

Основным противопожарным оборудованием архивов являются углекислотные огнетушители новейших конструкций, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение.

В целях противопожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.

Хранилища и помещения для работы с документами должны быть оборудованы охранно-пожарной сигнализацией.

2.1.10. Хранилища и помещения для работы с документами должны иметь удобные для эвакуации документов выходы к лифтам, на лестничные клетки, в коридоры.

Требования к путям эвакуации документов:

- запрещается загромождать пути эвакуации различными предметами и оборудованием;

- все двери эвакуационных выходов должны свободно открываться в направлении выхода из здания;

- подвальные помещения и цокольные этажи должны иметь собственные выходы;

- в коридорах на путях эвакуации должны быть установлены символические изображения знаков "выход", "открытая дверь" в соответствии с действующим ГОСТом "Цвета сигнальные и знаки безопасности".

В хранилищах запрещается:

- курение;

- применение нагревательных электроприборов;

- хранение посторонних предметов (портфелей, сумок, продуктов питания и т.п.).

 

Температурно-влажностный режим хранения документов

 

2.1.11. Для обеспечения длительной сохранности документов на бумажной основе в хранилищах устанавливается оптимальный температурно-влажностный режим хранения: температура 17 - 19 °С, относительная влажность 50 - 55%. Для его поддержания применяются системы кондиционирования воздуха.

2.1.12. В помещениях хранилищ, как правило, следует применять системы воздушного отопления, совмещенные с приточной вентиляцией; во всех остальных помещениях архива - системы центрального водяного отопления.

В системах приточной вентиляции, совмещенных с воздушным отоплением, предусматривается увлажнение воздуха и рециркуляция - устанавливается температура - 17 +/- 3 °С, относительная влажность - 50 +/- 10%. Объем наружного приточного воздуха определяется расчетом, но он должен быть не более 10% в зимний и летний периоды года, а в переходный период - не более 25% общего количества подаваемого воздуха.

Оптимизация режима хранения в помещениях хранилищ с водяными системами отопления осуществляется путем рационального проветривания и отопления на основании показаний контрольно-измерительных приборов.

2.1.13. Режим хранения документов контролируется путем регулярного измерения климатических параметров воздуха (температура и относительная влажность воздуха):

- в кондиционируемых помещениях - не реже одного раза в неделю;

- в помещениях с воздушным и водяным отоплением - два раза в неделю.

Номенклатура применяемых контрольно-измерительных приборов, а также порядок измерения и регистрации параметров комнатного и наружного воздуха определяются действующими нормативными и методическими документами.

2.1.14. Показания контрольных измерительных приборов фиксируются в специальных регистрационных журналах. В регистрационных журналах отражается также проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в хранилищах в случае его отклонения от установленных норм.

2.1.15. Установка контрольных измерительных приборов производится в главных проходах на стеллажах, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Приборы монтируются на контрольном щитке. Контрольные измерительные приборы устанавливаются в каждом хранилище: при комнатной системе - один на комнату, при многоярусной - один на ярус.

 

Санитарно-гигиенический режим

 

2.1.16. Помещения хранилищ должны содержаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли.

Для защиты документов от пыли необходимо:

- обеспечить максимально возможную герметичность помещений хранилищ и оборудовать вентиляционную систему противопыльными фильтрами;

- периодически проводить обеспыливание коробок с документами, стеллажей и хранилищ;

- следить за состоянием дощатых полов, чтобы в полу и под плинтусами не было щелей, и чтобы пол был всегда окрашен масляной краской;

- нижнюю часть стен хранилищ (на 2/3 высоты) окрашивать масляной краской, а верхнюю - клеевой.

Для проведения санитарно-гигиенических работ в хранилищах в плановом порядке предусматриваются санитарные дни.

 

Оборудование хранилищ средствами хранения

 

2.1.17. Хранилища оборудуются металлическими стационарными стеллажами с соблюдением установленного для архивов порядка их размещения:

- ширина главных проходов (между рядами стеллажей - 120 см);

- ширина межстеллажных проходов - 75 см;

- расстояние между полками по высоте - переменное, но не менее 40 см;

- расстояние между стеной и стеллажами, параллельными стене, - 75 см;

- расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см;

- расстояние от пола до нижней полки стеллажа - не менее 20 см.

2.1.18. В приспособленных зданиях высота стеллажей определяется высотой помещения и мощностью перекрытий. При высоте помещений свыше четырех метров и двухъярусных стеллажах предусматриваются межъярусные и межстеллажные перекрытия.

Конструкция и размеры стеллажей, а также шкафов для документов особого формата (газеты, карты, планы, коробки с микрофильмами и т.п.) определяются размерами этих документов. Чертежи могут храниться в шкафах с выдвижными ящиками в развернутом виде или в папках. Микрофильмы и кинодокументы - на стеллажах типа "елочка". Для карт рекомендуется подвесное хранение на выдвижных штангах. Для хранения особых категорий документов используются стационарные отсеки-сейфы и специальные шкафы-сейфы.

 

2.2. Размещение документов в хранилище. Топографирование

 

2.2.1. Документы архива подразделяются на документы общего хранения и обособленного хранения.

Место расположения и площадь, выделяемая для размещения документов обособленного хранения, устанавливаются архивом исходя из реального объема и перспектив комплектования архива.

2.2.2. Порядок размещения фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения. План (схема) предусматривает распределение комплексов фондов по хранилищам с указанием (при необходимости) номеров фондов по каждому стеллажу хранилища. План (схема) находится в подразделении, осуществляющем централизованный учет (у лица, ответственного за учет), а выписки из него - в хранилищах.

2.2.3. Дела размещаются на стеллажах или в шкафах горизонтально или вертикально в коробках или папках. Все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, комнаты), а также стеллажи, шкафы и полки нумеруются. В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах нумеруются по шкафам сверху вниз слева направо.

В целях закрепления места хранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели (Приложения 1, 2). Топографические указатели составляются на карточках в необходимом количестве экземпляров; один экземпляр хранится в подразделении, осуществляющем централизованный учет (у лица, ответственного за учет), второй - в соответствующем хранилище.

Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый фонд. В случае необходимости на один фонд может быть заведена карточка с продолжением. Карточки пофондового топографического указателя располагаются в порядке номеров фондов.

Карточки постеллажного топографического указателя заводятся на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения (комнаты, корпуса и т.д.).

Изменения в размещении документов своевременно отражаются во всех экземплярах указателей, а также в плане (схеме) размещения фондов.

2.2.4. Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Ключи от дверей хранилища в рабочее время находятся у хранителей фондов; печать и пломбы хранятся в порядке, установленном директором архива по согласованию с органами охраны. По окончании работы двери хранилищ запираются, опечатываются или пломбируются. Перед опечатыванием ответственный за хранилище проверяет состояние помещения. Порядок допуска сотрудников архива в хранилище устанавливается директором архива. Посторонние лица допускаются в хранилище только с разрешения директора архива в присутствии хранителя фондов.

 

2.3. Порядок выдачи дел из хранилищ

 

2.3.1. Дела выдаются из хранилища:

- для использования (исследователям в читальный зал, сотрудникам архива в рабочие помещения, учреждениям и организациям во временное пользование);

- для проведения архивных работ с документами (усовершенствования НСА, экспертизы ценности документов и др. - в рабочие помещения сотрудникам архива);

- для проведения работ по созданию страхового фонда, копированию и специальной обработке документов с целью обеспечения их сохранности (в лаборатории архивных и других учреждений).

Дела, содержащие ветхие документы или имеющие легко разрушающиеся печати, а также особо ценные документы для использования из хранилищ не выдаются; вместо них выдаются их копии. В исключительных случаях подлинники таких документов могут быть выданы по письменному разрешению директора архива.

2.3.2. Выдача дел из хранилищ и прием их обратно производятся хранителем фондов.

Дела (оригиналы или копии документов) выдаются из хранилищ с письменного разрешения:

- руководства архива - при выдаче особо ценных дел, для передачи документов во временное пользование вне архива, для экспонирования на выставках, при передаче на реставрационно-профилактическую обработку, копирование;

- заведующего архивохранилищем (отделом) - при выдаче документов сотрудникам архива для работы в служебных помещениях и исследователям для работы в читальном зале.

2.3.3. Дела выдаются из хранилища на срок, не превышающий:

- десять дней - для сотрудников архива, исполняющих запросы;

- один месяц - для исследователей, работающих в читальном зале, и сотрудников архива, занимающихся научной работой;

- три месяца - для учреждений и организаций, запрашивающих дела во временное пользование.

Описи дел выдаются на срок, не превышающий пять дней.

Срок выдачи дел для архивных работ, страхового копирования и других специальных работ определяется планами работы архива и лаборатории. Продление установленных сроков выдачи описей и дел допускается в особых случаях с разрешения руководства архива.

2.3.4. Выдача дел из хранилищ оформляется следующими документами:

- заказами (требованиями) на выдачу дел - для исследователей, работающих в читальном зале, и сотрудников архива (Приложение 3);

- актами о выдаче дел во временное пользование (Приложение 4);

- заказами на проведение работ лабораториями;

- актами передачи дел из хранилищ для проведения архивных работ (по форме акта приема-передачи документов, см. Приложение 5).

Выдача дел из хранилища регистрируется в книгах (Приложение 6):

- выдачи дел из хранилища в рабочие помещения;

- выдачи дел в читальный зал;

- выдачи дел в лабораторию;

- выдачи дел во временное пользование.

Книги ведутся раздельно.

Исполненные заказы (требования) исследователей направляются в читальный зал вместе с выданными из хранилища делами и хранятся в личных делах исследователей.

Все прочие исполненные заказы (требования) находятся у хранителя фондов в специальной папке до истечения сроков их хранения.

2.3.5. На место выдаваемого дела подкладывается отдельная для каждого дела карта-заместитель, в которой проставляются номера фонда, описи, единицы хранения, когда и кому выдано, подпись выдавшего дело сотрудника и отметка о возврате.

2.3.6. Выдача дел во временное пользование оформляется актом (Приложение 4), который составляется в двух экземплярах - один остается в архиве, а другой выдается получателю.

Акт подписывается руководством архива, заведующим архивохранилищем (хранителем фондов) и учреждением-получателем; подписи скрепляются печатями.

2.3.7. Направление дел на реставрацию, в переплет, для копирования оформляется заказом. Заказ составляется в государственном архиве в необходимом количестве экземпляров. После регистрации заказа в книге учета заказов лаборатории и проставления его номера на всех экземплярах заказа, один из них возвращается в архив и служит контрольным документом за ходом проведения работ; другие экземпляры заказа остаются в лаборатории, сопровождают дела на протяжении всех этапов работы.

2.3.8. Дела, выдаваемые из хранилища для использования и проведения работ в лаборатории, должны быть оформлены в соответствии с требованиями подраздела 4.1 настоящих Правил.

Перед выдачей дел из хранилища проверяется соответствие шифра и заголовка на обложке дела и в описи, перед выдачей и при возвращении - нумерация листов и состояние документов каждого выдаваемого дела.

Каждое выдаваемое из хранилища дело должно иметь лист использования документов (Приложение 7).

 

Транспортирование и перемещение документов

 

2.3.9. При транспортировании документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений. Внутригородские перевозки производятся в закрытых автомашинах обязательно в сопровождении сотрудника архива; транспортирование на дальние расстояния - в контейнерах.

Для внутриархивных перемещений из одного здания в другое могут использоваться любые транспортные средства (автомашины, мотороллеры, тележки).

 

2.4. Проверка наличия и состояния дел

 

2.4.1. Проверка наличия и состояния дел проводится в целях установления фактического наличия дел, дел, числящихся по описям, и выявления дел, требующих консервационно-профилактической и реставрационной обработки.

2.4.2. Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой каждого государственного архива.

Плановые проверки наличия и состояния дел проводятся:

- по фондам первой категории - один раз в 10 лет;

- по фондам второй и третьей категорий - один раз в 15 лет;

- особо ценных документов - один раз в 5 лет.

Периодически, в сроки, установленные в каждом государственном архиве, исходя из конкретных условий (раз в квартал, раз в год) рекомендуется проведение проверок наличия и состояния дел, выдававшихся в течение предыдущего периода из хранилищ.

В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены документы, проводятся внеочередные единовременные проверки наличия и состояния дел всех или части фондов архива.

2.4.3. Проверку наличия и состояния дел проводит группа сотрудников в количестве не менее 2-х человек.

До начала работы по проверке наличия и состояния дел устанавливается полнота учетных документов по проверяемому фонду, проводится сверка сопоставимых показателей в учетных документах, выверка учетной документации, в ходе которой уточняется нумерация дел по описи, соответствие нумерации итоговым записям, показателям в листе фонда, соответствие записей о движении дел в фонде и документов, подтверждающих это движение в деле фонда. Итоги этой работы отражаются в акте проверки наличия и состояния дел.

Выверка учетной документации и проверка ее наличия может проводиться и как самостоятельный вид работы.

2.4.4. Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных частей, делопроизводственного номера, заголовка, крайних дат, количества листов), фактического наличия дел с итоговыми записями в описях. Физическое состояние определяется путем визуального просмотра дел. Все обнаруженные недостатки фиксируются в листе проверки, затем в акте проверки.

Делать какие-либо пометы или записи в ходе проверки в описях дел или других учетных документах категорически запрещается.

2.4.5. Дела, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях (их номера устанавливаются по картам-заместителям и книгам регистрации выдачи дел из хранилищ). Дела, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.

2.4.6. Лист проверки наличия и состояния дел в фонде (Приложение 8) составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую опись отдельно. При проверке небольших по объему фондов допускается составление одного листа на все описи. Листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах каждой проверки, подписываются исполнителями.

В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния дел недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, в лист вводятся дополнительные графы. Если в результате проверки недостатков не обнаружено, лист проверки в дело фонда не включается.

2.4.7. При проверке наличия и состояния дел необходимо:

- сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках;

- подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела проверяемого фонда;

- изымать из проверяемого фонда и передавать хранителю неправильно подложенные дела других фондов;

- сообщать заведующему архивохранилищем о делах, зараженных плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;

- дела, не внесенные в опись, помещаются в конец фонда. Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается.

2.4.8. При проверке наличия дел, документы которых не подшиты ввиду их художественной ценности или по иным причинам, хранятся в папках и учитываются по внутренним описям, проводится сверка наличия документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов. Итоги проверки фиксируются в листе проверки наличия документов (форма та же). В листе проверки соответственно должны быть изменены названия граф.

2.4.9. По окончании проверки наличия и состояния дел (документов) в конце описи проставляется штамп "проверено", дата, должность и подпись.

В случаях обнаружения в описи неучтенных литерных и свободных, а также продолженных порядковых номеров итоговая запись пересоставляется.

2.4.10. На основании итоговых записей в листе (листах) проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел (Приложение 9). Акт проверки наличия и состояния дел подписывается исполнителями. Одновременно с актом проверки наличия и состояния дел в случае необходимости составляются прочие документы: акты о технических ошибках, об обнаружении неучтенных дел, о неисправимых повреждениях дел и т.п. Не обнаруженные при проверке дела заносятся на карточки, где указывается номер и название фонда, номер описи, номер и заголовок дела. Результаты проверки состояния дел заносятся в картотеку или книгу учета физического состояния документов.

Если в ходе проверки наличия выявлено отсутствие дел, организуется их розыск в течение одного года с момента завершения проверки.

 

Организация розыска дел

 

2.4.11. В ходе розыска необходимо:

- изучить старые описи на дела, подвергшиеся ранее научно-технической обработке, и сверить их с описью, по которой проводилась проверка; это позволит выявить ошибки в подсчетах, установить номера и заголовки дел, выделенных к уничтожению, переданных в другие архивы или фонды как непрофильные; установить номера и заголовки дел, включенных в опись;

- проанализировать заголовки необнаруженных дел и итоговые записи в описях проверяемого фонда, что позволит выявить дела, включенные в опись дважды или включенные в другую опись данного фонда, но под другим номером;

- изучить не внесенные в опись дела, среди которых могут оказаться необнаруженные дела;

- изучить дело фонда, в первую очередь имеющиеся акты о выделении дел и документов к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния дел проверяемого фонда;

- изучить дела, аналогичные по содержанию с необнаруженными, подвергавшиеся ранее микрофильмированию, реставрации, переплету, научно-технической обработке, так как в процессе работы могут быть допущены ошибки в формировании, систематизации, описании документов в делах;

- проверить дела находящихся рядом фондов, так как возможно обнаружение неправильно подложенных дел;

- изучить учетные документы по выдаче дел из архивохранилища в читальный зал и рабочие комнаты;

- организовать поиск необнаруженных дел в учреждениях, у владельцев личных архивов, от которых дела и документы были приняты на государственное хранение, так как дела могли быть не сданы и это не отражено в актах приема-сдачи дел;

- организовать поиск необнаруженных дел в архивах, которым передавались непрофильные фонды.

 

Оформление результатов розыска

 

2.4.12. В результате розыска дел, не обнаруженных при проверке наличия и состояния дел, дела могут быть найдены, отсутствие дел может быть подтверждено документами, дела могут быть не найдены.

2.4.13. Дела, найденные в ходе розыска, передаются хранителю, который подкладывает их на место. Составляется справка об их обнаружении, которая является основанием для исключения этих дел из числа необнаруженных. Справка хранится в деле фонда. В картотеке необнаруженных дел за подписью хранителя делается отметка о возвращении дел в фонд.

Дела, отсутствие которых документально подтверждено, снимаются с учета в соответствии с п. п. 3.21 - 3.24 настоящих Правил.

2.4.14. На необнаруженные дела, пути розыска которых исчерпаны, составляется акт о необнаружении дел (Приложение 10). К акту составляется подробная справка о проведении розыска. Справка подписывается заведующим отдела (архивохранилища) и главным (старшим) хранителем (хранителем) фондов. Документы о результатах розыска рассматривает вышестоящий архивный орган, который дает разрешение на снятие с учета дел, не обнаруженных при проверке наличия. На основании письменного разрешения вышестоящего архивного органа директор архива издает приказ о снятии отсутствующих дел с учета. Изменения вносятся во все учетные документы, включаются в "Сведения об изменениях в составе и объеме фондов" (Приложение 11), сообщаются в установленном порядке в фондовый каталог, составляется акт о завершении розыска дел (Приложение 12).

2.4.15. По результатам проверки состояния дел принимаются необходимые меры по обеспечению физического и санитарно-гигиенического состояния документов.

2.4.16. Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений в учетные документы проверявшегося фонда.

 

2.5. Создание страхового фонда особо ценных документов

и фонда пользования

 

2.5.1. Страховой фонд представляет собой совокупность страховых копий особо ценных документов государственного архива.

Страховой копией документа на бумажной основе является негативный микрофильм первого поколения, изготовленный на соответствующего типа черно-белой фотографической пленке непосредственным фотографированием документа и впоследствии именуемый "микрофильм страхового фонда".

Страховой фонд создается в целях сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специальных архивохранилищах.

2.5.2. Одновременно с созданием страхового фонда изготавливается для государственного архива комплект копий особо ценных документов для включения их в фонд пользования. Фонд пользования создается для обеспечения сохранности оригиналов документов и организации работы по использованию.

2.5.3. Очередность страхового копирования документов определяется информационной значимостью, физическим состоянием и интенсивностью использования документов. Из фондов, равноценных по значению, первоочередному копированию подлежат фонды, документы которых находятся в плохом физическом состоянии или интенсивно используются.

2.5.4. Порядок описания и учета страхового фонда и фонда пользования осуществляется в соответствии с нормативно-методическими документами Главархива СССР.

2.5.5. Разрешение на передачу страховых копий в специальное хранилище дает Главархив СССР (для ЦГА СССР) и главархивы при советах министров союзных республик (для остальных государственных архивов).

 

2.6. Обеспечение физико-химической сохранности документов;

подготовка дел к сдаче в лабораторию

 

2.6.1. Комплекс работ по специальной технической обработке документов: обеспыливанию, физической и химической реставрации, дезинфекции, дезинсекции, фотореставрации и другим видам работ, обеспечивающих сохранность документов, а также создание страхового фонда проводят лаборатории, действующие в системе архивных учреждений, или архивы.

2.6.2. При обнаружении в хранилищах плесени, насекомых или грызунов немедленно принимаются меры к их уничтожению.

Документы, пораженные плесенью, изолируются от остальных и подвергаются дезинфекции. Стеллажи, на которых лежали пораженные материалы, и прилегающие к ним стены протираются 1 - 5% раствором формалина, а затем просушиваются. Дезинфицируются также коробки, папки и другие средства упаковки.

Документы, пораженные насекомыми, также изолируются и подвергаются дезинсекции. Для уничтожения насекомых в условиях архива можно применять бромистый метил, хлорофос (3% водный раствор) и инсектициды в аэрозольных баллонах, используемые в быту для борьбы с насекомыми. При поражении значительного количества документов насекомыми и обнаружении их в различных местах архивохранилища - на стеллажах, в щелях пола, под плинтусами и т.д. - необходима дезинсекция всего хранилища. Такую дезинсекцию проводят специальные фумигационные отряды карантинной службы или санитарно-эпидемиологической станции.

При обнаружении в архивохранилище грызунов следует обращаться в санитарно-эпидемиологическую станцию.

2.6.3. Документы с физическими дефектами основы (ветхость, утрата частей документа, разрывы и др.) или текста (частичное или полное выцветание текста) регистрируются в картотеке или книге учета физического состояния документов, где фиксируются виды и сроки специальной обработки, которой впоследствии должен быть подвергнут документ (реставрация, дезинфекция, микрофильмирование, фотореставрация, копирование).

2.6.4. Независимо от ценности документов немедленной передаче на обработку (дезинфекция, дезинсекция) подлежат дела и документы, пораженные биологическими вредителями - плесенью и насекомыми. Очередность устранения остальных дефектов определяется информационной значимостью и интенсивностью использования документов. Из равноценных документов первоочередной специальной обработке подлежат сильно разрушенные ветхие документы и документы с прогрессирующим угасанием текстов. Природа дефектов и способы их устранения устанавливаются специалистами лабораторий.

2.6.5. Подготовка дел к сдаче в лабораторию включает:

- выемку дел;

- сверку исковых данных и заголовков дел с описью; составление титульного листа;

- проверку правильности подбора и нумерации листов дела и соответствия нумерации заверительной надписи в делах;

- оформление передачи дел.

2.6.6. При подготовке дел на страховое копирование проверяется также физическое состояние документов, выявляются документы с малоконтрастными и угасающими текстами, а также документы, требующие физико-химической реставрации и консервационно-профилактической обработки.

2.6.7. Сверка исковых данных дела с описью предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, правильности составления заголовка и шифровки дела. При наличии больших исправлений обложка и титульный лист дела должны быть пересоставлены.

2.6.8. При проверке правильности подбора и нумерации листов обращается внимание на четкость проставления номеров и зачеркивания неправильных (старых) номеров.

2.6.9. При микрофильмировании дела, как правило, расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством государственного архива при полной невозможности микрофильмировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается лабораторией заново.

2.6.10. Передача дел в лабораторию оформляется заказом, который подписывается директором и бухгалтером государственного архива.

Заказ, оформляемый архивом на каждую партию документов, передаваемых в лабораторию, должен содержать сведения о номерах и названиях фондов, номерах описей и дел, количестве листов и страниц в каждом деле, об общем количестве листов и страниц в данном заказе.

Микрофильмирование документов должно проводиться по фондам с соблюдением последовательности расположения дел в фонде по порядку описей и номеров дел (опись копируется непосредственно перед делами данной описи), что должно отражаться при формировании заказа.

В заказе на специальную обработку документов оговаривается вид обработки документов (реставрация, переплет и т.п.), а также особые требования заказчика, которые должны быть учтены при выполнении заказа.

Заказ составляется в необходимом количестве экземпляров.

2.6.11. При приеме дел лабораторией проверяется:

- правильность оформления заказа;

- соответствие количества и подбора передаваемых дел записям в заказе;

- правильность оформления дел, передаваемых в лабораторию, в соответствии с существующими требованиями.

Лаборатория несет ответственность за сохранность документов в течение всего времени нахождения документов в лаборатории (с момента их поступления до момента сдачи представителям архива-заказчика).

2.6.12. При приеме дел и изготовленных копий из лаборатории проверяется:

- соответствие количества и подбора возвращаемых лабораторией дел;

- наличие акта технического состояния (при микрофильмировании документов) и заключения лаборатории о характере специальной обработки дела;

- наличие в заверительной надписи дела отметки (специального штампа) о выполненной лабораторией работе;

- полнота исполнения заказа и качество читаемости текста (по позитивам).

 

Раздел 3. ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ

ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВНОГО ФОНДА СССР

 

3.1. Государственный учет документов Государственного архивного фонда СССР - это определение их количества в установленных единицах учета и отражение этого количества в учетных документах.

Учет документов государственных архивов является средством обеспечения их сохранности и контроля за их наличием, закрепляет организацию документов по определенным классификационным комплексам, обеспечивает возможность их адресного поиска.

3.2. Основными единицами учета являются: архивный фонд, архивная коллекция, единица хранения.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, копии документов страхового фонда и копии фонда использования, а также описи дел.

3.3. Учет документов в государственных архивах строится на основе принципов централизации, преемственности учетных документов на всех стадиях работы (в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах), динамичности.

Централизация и преемственность учета достигается строгой регламентацией системы учетной документации, требований к ее заполнению; единым методическим руководством.

Динамичность обеспечивается оперативным внесением изменений в учетные документы и периодическим представлением сведений об изменениях в составе и объеме фондов в Центральный фондовый каталог Главного архивного управления при Совете Министров СССР, каталоги главных архивных управлений союзных республик, архивных управлений (отделов) автономных республик, архивных отделов краев и областей.

3.4. Учет документов в государственных архивах осуществляется централизованно специальным подразделением или специально выделенным сотрудником. В государственных архивах, кроме централизованного учета, ведется учет документов в каждом архивохранилище. Порядок ведения учета, вспомогательные формы учетной документации, порядок внесения изменений в учетные документы архива, а также передачи соответствующих учетных документов из архивохранилища в подразделение централизованного учета регламентируются приказом директора архива.

С целью правильной организации учета в архиве составляется схема учета, в которой последовательно (в графической форме) отражаются все этапы работы по учету при приеме (или выбытии) дел, с указанием по каждому этапу где, какие учетные документы и кем заполняются; отражается взаимосвязь централизованного учета и учета по архивохранилищам.

 

Учетные документы государственного архива

 

3.5. Учет документов в государственном архиве ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Ведение основных учетных документов обязательно для каждого государственного архива. Необходимость ведения вспомогательных учетных документов определяется в каждом государственном архиве руководством архива.

3.6. Основными учетными документами в государственном архиве являются:

- книга учета поступлений документов (Приложение 13) - для учета каждого поступления документов в архив;

- книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования (Приложение 14) - для учета каждого поступления страхового фонда и фонда пользования;

- список фондов (Приложение 15) - для пофондового и количественного учета фондов (объединенных архивных фондов) - и архивных коллекций, присвоения им номеров по мере поступления в архив;

- список фондов, содержащих особо ценные дела (Приложение 16), - для учета фондов, содержащих особо ценные документы;

- лист фонда (Приложение 17) - для фиксации изменений в названии фонда, учета состава и объема фонда в целом и по каждой описи, учета и нумерации описей данного фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда;

- архивная опись (Приложение 18) - для поединичного и суммарного учета дел;

- опись особо ценных дел (Приложение 19) - для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и дел, содержащих отдельные особо ценные документы;

- опись страхового фонда (Приложение 20) - для поединичного и суммарного учета единиц хранения страхового фонда копий особо ценных документов;

- реестр описей особо ценных дел (Приложение 21) - для учета количества описей особо ценных дел;

- инвентарная книга учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним материальные ценности (Приложение 22), - для поединичного и суммарного учета таких дел;

- паспорт архива - для отражения состояния архива на 01.01 каждого года;

- паспорт хранилища (произвольной формы) - для суммарного учета фондов, единиц хранения и их состояния в данном хранилище (для хранилищ I - III групп) на 01.01 каждого года;

- сведения об изменении в составе и объеме фондов (Приложение 11) на 01.01 каждого года.

Кроме того, для учета количества листов в деле должен иметься лист-заверитель дела (Приложение 23); для учета документов в деле может быть составлена внутренняя опись документов дела (Приложение 24).

Для централизованного государственного учета документов ГАФ СССР государственными архивами составляется карточка фонда (Приложение 25 или 25-а).

На каждый фонд ведется дело фонда.

3.7. Вспомогательными учетными документами являются реестры описей, карточки и книги учета движения фондов, описей, дел, книги учета документов, передаваемых в другие архивы, книги учета фондов и дел, выделенных к уничтожению, паспорта фондов и др.

3.8. Учетные документы ведутся раздельно на документы досоветского и советского периодов. Номера фондов советского периода в архивах, хранящих документы обоих периодов, а также карточки фондов должны иметь букву "Р", отделяемую от цифрового обозначения номера чертой (Р-1, Р-2 и т.д.).

3.9. В дело фонда включаются документы по истории фондообразователя и фонда; историческая справка, копия характеристики фонда составленная для путеводителя или справочника, сведения об использовании фонда, рабочие инструкции по обработке фонда, схема систематизации и другие методические пособия по обработке фонда; старые листы фонда после пересоставления; документы по изменению объема фондов; акты приема документов, акты передачи документов, акты об обнаружении, акты о выделении документов, не подлежащих дальнейшему хранению, акты о неисправимом повреждении, материалы проверок наличия, список книг, переданных из фонда в архивохранилище печатных изданий, и другие документы.

Акты и другие документы, фиксирующие изменения в объеме фонда или отдельных единиц хранения, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений в учетные документы. Эти отметки делаются штампом (2 х 10 см) с текстом: "Учтено в ____ дата ____ подпись". Делу фонда присваивается номер данного фонда. Все листы в деле фонда должны быть подшиты и пронумерованы. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, дело фонда снабжается заверительной надписью на листе-заверителе.

Если документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся в составе сформированных дел, то в дело фонда включается справка с перечислением этих документов и их исковых данных.

Дела фондов хранятся в порядке их номеров.

3.10. Записи в учетные документы вносятся только сотрудниками, ответственными за учет. Все основные учетные документы сосредоточиваются в изолированном помещении, хранятся в сейфах и находятся в ведении главного хранителя или лиц, ответственных за учет. По окончании работы сейфы и помещения, в которых находятся учетные документы, должны быть заперты и опечатаны. Учетные документы (кроме описей дел) предназначены для внутриархивного пользования и исследователям не выдаются.

 

Учет поступлений документов

 

3.11. Все поступившие в архив документы, а также обнаруженные и неучтенные документы вносятся в книгу учета поступлений. Каждый впервые поступивший в архив фонд записывается в список фондов, на него заполняются лист фонда, карточка фонда и карточки указателя к листам фондов.

3.12. В книгу учета поступлений документов (Приложение 13) записываются последовательно все первичные и повторные поступления документов каждого фонда. Каждое поступление получает один порядковый номер независимо от того, состоит ли оно из документов одного или нескольких фондов. Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду (наименование фондов, номера фондов и т.д.) записываются с новой строки за тем же порядковым номером. Если фонд поступает впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступлений после присвоения ему номера по списку фондов. Если поступившие материалы являются частью фонда, уже имеющегося в архиве, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее.

Ежегодно в книге учета поступлений подводится итог количества поступивших за год единиц хранения (документов).

3.13. В список фондов (Приложение 15) фонд записывается только раз при первом поступлении его в архив. Каждому поступающему в архив фонду присваивается номер по списку фондов.

Объединенные фонды и коллекции учитываются на общих основаниях с фондами.

В случае передачи фонда в другой архив, а также если фонд был использован и позднее включен в состав объединенного архивного фонда, освободившийся номер другому фонду не присваивается.

Перенумерация фондов производится в исключительных случаях только с разрешения Главархива СССР.

Название фонда вносится в список фондов с титульного листа описи или из исторической справки.

Название фонда состоит из полного и в скобках официально принятого сокращенного названия учреждения-фондообразователя, его подчиненности, местонахождения, крайних дат существования.

Если название фондообразователя менялось, то в списке фондов указывается только последнее его название. Все предыдущие названия приводятся только в листе и карточке фондов.

Для объединенных фондов в списке фондов дается обобщенное название объединенного фонда, а названия учреждений, которые вошли в данный объединенный фонд, приводятся в листе и карточке фонда.

Для фонда личного происхождения название фонда может состоять из фамилии, имени, отчества лица, указания родственных отношений, псевдонима, рода деятельности (профессии), служебного положения, принадлежности к политической партии, звания; название семейного или родового фонда - из фамилии и инициалов членов семьи или рода и титула (если он есть). Фамилии, имена, отчества, титул, род деятельности, служебное положение и т.д. всех членов семьи или рода указываются в листе фонда, карточке фонда.

Между названиями двух разных фондов оставляется свободная строка. К списку фондов составляется итоговая запись на 01.01 каждого года.

3.14. Лист фонда (Приложение 17) заводится при первом поступлении фонда и заполняется с соблюдением следующих основных требований.

В графе "Дата первого поступления фонда" указывается дата первого поступления фонда в данный архив; для объединенного архивного фонда и коллекции - дата поступления или дата создания их в архиве.

В графе "Крайние даты каждого названия фонда" ставится начальная и конечная дата существования учреждения под каждым названием независимо от наличия в фонде документов за этот период.

Для объединенного архивного фонда, образованного по объекту деятельности или подчиненности учреждений, указываются даты наименования объекта или соответствующего руководящего органа, а для объединенного архивного фонда, образованного из документов однотипных учреждений одинакового целевого назначения или учреждений, последовательно сменявших друг друга, - даты образования самого раннего из них и дата ликвидации последнего. Если учреждение продолжает функционировать, конечная дата не проставляется. Для фондов личного происхождения в этой графе указываются даты жизни лица-фондообразователя.

В графе "Название фонда" в хронологической последовательности перечисляются все названия учреждения-фондообразователя с момента его возникновения вне зависимости от наличия документов за этот период. Для объединенных архивных фондов дается обобщенное название фонда, а в графе "Название описи" листа фонда перечисляются названия всех учреждений-фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного фонда, за весь период их существования. Все последующие изменения в названии учреждения-фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда.

В графе "Местонахождение фонда" указывается название данного государственного архива, в котором хранится фонд.

3.15. В листе фонда фиксируются все поступления описанных и неописанных документов фонда. Основанием для записи поступлений документов являются: акт приема-передачи, акт обнаружения, акт описания документов, переработки, усовершенствования описей, акты о технических ошибках в учете, по листу фонда присваиваются очередные порядковые номера описям по мере их поступления в архив или составления в архиве. При поступлении документов от учреждений по имеющейся описи или ее продолжениям в листе фонда делается новая запись. При записи поступления в графе "Название описи, аннотация документов" дается наименование каждой описи или аннотация (краткая характеристика) документов. По каждой внесенной в лист фонда описи (ее годовому разделу) проставляются крайние годы документов. Количество дел приводится по каждой описи отдельно. В графе "Наличие (остаток)" указывается количество дел по описи, по которой произведена запись, а также по всему фонду в целом.

Если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист-продолжение, в верху которого указывается "Продолжение, ф. N ___ лист 2". На первом листе делается ссылка "см. продолжение л. 2 (3, 4 и т.д.)". Листы-продолжения подкладываются за основными листами.

3.16. Лист фонда пересоставляется, если он неисправимо поврежден и если объединенному архивному фонду присвоен номер одного из фондов, вошедших в его состав.

В случае пересоставления листа фонда старый помещается в дело фонда. В верхнем правом углу старого и нового листов фонда делается отметка "Лист пересоставлен" и указывается дата пересоставления листа, должность, подпись.

3.17. Листы фондов хранятся в порядке номеров фондов в папке с клапанами. В каждой папке на листе-заверителе делается заверительная надпись, где указываются начальные и конечные номера фондов и общее количество фондов, листы которых находятся в папке. Все листы данного фонда нумеруются в правом верхнем углу.

3.18. Карточка фонда (Приложение 25 или 25-а - на фонды, включаемые в АСНТИ по документам ГАФ СССР) составляется на каждый впервые поступивший фонд в количестве, необходимом для посылки вышестоящим главным архивным (архивным) управлениям (отделам) и Главархиву СССР. Карточка фонда заполняется на основании листа фонда. Карточка фонда, направляемая в Главархив СССР, заполняется на русском языке.

3.19. Учет изменений в составе и объеме фондов ведется в архивах в течение года и раз в год в сроки, установленные Главархивом СССР и главархивами союзных республик, сведения о таких изменениях (Приложение 11) представляются вышестоящему архивному органу для внесения изменений в фондовый каталог.

3.20. Для установления наличия в архиве того или иного фонда, а также облегчения отыскания нужных листов фондов в государственном архиве составляется карточный указатель фондов. Карточки указателя составляются на каждое название фонда.

На карточке указателя проставляется номер и название фонда (название учреждения-фондообразователя), крайние даты существования учреждения-фондообразователя под этим названием и размещается в картотеке в соответствии с определенной классификационной схемой.

 

Учет выбытия документов

 

3.21. Документы могут быть сняты с учета на основании:

- акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение 26);

- акта о неисправимых повреждениях дел (документов) (Приложение 27);

- акта об обнаружении дел (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенные и т.д.) (Приложение 28);

- акта приема-передачи документов в другой государственный или ведомственный архив (Приложение 5);

- акта описания документов, переработки описей (Приложение 29);

- акта о технических ошибках в учетных документах (Приложение 30);

- акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (Приложение 10).

3.22. При выбытии описанных материалов в соответствующих описях в графе "Примечания" против каждого выбывшего дела ставится штамп "Выбыло". В конце описи делается новая итоговая запись (см. п. п. 4.1.45 - 4.1.46 настоящих Правил), в которой указывается, на основании каких документов выбыли дела.

3.23. При записи выбытия документов в листе фонда в графе "Выбытие" указывается документ, на основании которого выбыли дела и количество выбывших дел по каждой описи отдельно. В графе "Наличие (остаток)" листа фонда указывается общее количество описанных материалов фонда, остающееся после данного выбытия, и их новый объем по соответствующим описям. При выбытии всех документов описи номер этой описи другим описям не присваивается и остается свободным.

3.24. При передаче фонда из одного государственного архива в другой передаются описи фонда, лист фонда, дело фонда.

В списке фонда в случае выбытия всего фонда в графе "Отметка о выбытии" указывается название, номер и дата документа, на основании которого фонд выбыл.

 

Учет особо ценных дел

 

3.25. Учет особо ценных документов ведется по списку фондов, содержащих особо ценные дела (Приложение 16), описям особо ценных дел (Приложение 19) и реестрам описей особо ценных дел (Приложение 21).

3.26. Фонды, содержащие особо ценные документы, вносятся в список в порядке их номеров или по мере выявления. Графа 1-я списка фондов служит для учета количества фондов, содержащих особо ценные дела. Порядковый номер, проставляемый в этой графе, является вспомогательным и в других учетных документах не используется. В графе 2-й за фондами, содержащими особо ценные документы, сохраняются номера фондов по общему списку фондов архива. Графа 3-я заполняется по последнему названию фонда. В графе 4-й указываются номера описей, присвоенные им по листу фонда, в которых содержатся особо ценные документы.

3.27. Опись особо ценных дел составляется в 4-х экземплярах по мере их выявления. Опись особо ценных дел может быть заведена на дела одной или нескольких описей в зависимости от количества в них особо ценных дел. Описи особо ценных дел составляются на каждый фонд отдельно. К описи оформляется титульный лист.

Первые экземпляры описей хранятся единым комплектом в порядке номеров фондов, описей. При передаче страховых копий особо ценных дел в спецхранилище поступает экземпляр описи этих дел вместе с первой партией страховых копий.

В опись особо ценных дел дела вносятся строго в порядке номеров описей дел. Если большинство дел по описи являются особо ценными, отдельная опись особо ценных дел не составляется, а копируется имеющаяся опись, и к ней оформляется новый титульный лист и переводная таблица от номера дела к номеру единицы учета страховой копии.

Графы с 2-ой и по 6-ю в описи особо ценных дел заполняются на основании имеющихся в архиве описей дел.

Сведения о копировании дел в целях создания страхового фонда (графа 7-я) вносятся в описи особо ценных дел по мере проведения копирования.

В итоговой записи указывается общее количество дел, включенных в данную опись на основании графы 1-й. По завершении копирования всех дел в данной описи в итоговой записи указывается: "Все дела по данной описи скопированы", дата, должности, подписи.

3.28. В учетных документах фондов, содержащих особо ценные документы, отметка ОЦ, проставляемая к номеру фонда, номеру описи, является служебной и не входит в шифр фонда, описи, дела.

3.29. На фонды, по которым выявление особо ценных дел завершено, составляются дополнительные карточки фондов (Приложение 25 или 25-а), которые представляются в Центральный фондовый каталог (ЦФК) Главархива СССР и фондовые каталоги архивных управлений (отделов). На лицевой стороне карточки фонда проставляется штамп "ОЦ", название архива, номер фонда и объем особо ценных дел.

 

Учет копий страхового фонда

 

3.30. За единицу хранения и учета страхового фонда, подготовленного в виде рулонного микрофильма, принимается физически обособленный рулон микрофильма страхового фонда вне зависимости от количества заснятых на нем фондов, дел, документов. За единицу измерения страхового фонда принимается кадр микрофильма.

Учет страхового фонда ведется по книге учета поступлений страхового фонда и фонда пользования (Приложение 14) и описям страхового фонда (Приложение 20).

3.31. Запись в книге учета поступлений страхового фонда производится по мере поступления микрофильмов вне зависимости от фондовой принадлежности документов, объема включенных в копию дел или документов, количества страховых копий. По книге поступлений единицам хранения страхового фонда присваиваются порядковые номера. В графе 3-й книги поступлений указываются номер и дата заказа на изготовление копий. Графы 5-я и 6-я заполняются на основе соответствующих пунктов заказа на изготовление копий.

3.32. Опись страхового фонда составляется в 3-х экземплярах. Первый экземпляр передается со страховыми копиями в специальное хранилище, два остаются в архиве (один - неприкосновенный, второй - рабочий). Графы описи заполняются на основании книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования и заказа на изготовление копий.

В зависимости от конкретных условий описи могут составляться на микрофильмы страхового фонда одного или нескольких фондов. Описи нумеруются валовыми (по архиву) номерами.

В опись страховая копия записывается только один раз. Порядковый номер, присвоенный страховой копии по описи, является ее постоянным номером. Нумерация страховых копий в единой описи страховых копий по всему архиву может продолжаться до пятизначного номера, после чего заводится новая опись.

Перенумерация страховых копий или присвоение освободившихся номеров копий другим копиям запрещается.

Опись страхового фонда должна иметь годовые разделы, к которым составляются итоговые записи о количестве включенных в раздел единиц хранения страхового фонда и о количестве скопированных дел за год, а также указывается нарастающий итог - общее количество изготовленных кадров и скопированных дел государственного архива.

По окончании записей в описи, а также при делении описи на тома (если страховые копии в спецхранилище передаются частично) в конце описи, тома также делается итоговая запись.

3.33. Постоянным шифром единицы хранения страхового фонда являются название архива, номер описи страхового фонда, номер единицы хранения страхового фонда с добавлением индекса "СФ". Шифр проставляется на контрольных кадрах страховой копии, на бланке этикетки на верхней крышке большой кинокоробки и бортах упаковки.

 

Учет документов, имеющих во внешнем оформлении

или в приложении к ним материальные ценности

 

3.34. Учет документов, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним материальные ценности, ведется по инвентарной книге учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним материальные ценности (Приложение 22). Инвентарная книга учета составляется в трех экземплярах. Первый экземпляр хранится в отделе учета, второй - у материально ответственного лица, третий - в бухгалтерии.

    Документы  с  ценностями  вносятся в инвентарную книгу учета по порядку

номеров фондов и описей, а внутри каждой описи - по порядку номеров дел. На

каждом  деле  (книге),  внесенном в инвентарную книгу, проставляется шифр в

виде  дроби,  где  числителем  является инвентарный номер, а знаменателем -

                             инв. N 1

архивный  шифр (например, -------------). Инвентарная  книга  учета  должна

                          ЦГАОР, ф. 672

быть до ее заполнения  прошнурована,  пронумерована  и скреплена  сургучной

печатью. В инвентарной книге учета  после каждого поступления  или  выбытия

составляется  итоговая  запись,  в  которой  цифрами  и  в  круглых скобках

прописью указывается количество дел, внесенных в книгу, дата ее заполнения,

должность и фамилия материально ответственного лица.

3.35. Учет печатей может вестись по карточкам учета печатей, составленным на каждый оттиск печати. Единицей учета и описания оттисков печатей является отдельный оттиск печати вне зависимости от того, какое количество оттисков одной и той же печати сохранилось.

Все описательные карточки, составляемые на каждый оттиск печати, составляют единую картотеку печатей архива.

 

Раздел 4. СИСТЕМА НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА К ДОКУМЕНТАМ

ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВНОГО ФОНДА СССР

 

4.01. Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам Государственного архивного фонда СССР - это комплекс архивных справочников, механизированных и автоматизированных информационно-поисковых систем, создаваемых на единых методологических и научно-методических основах. СНСА создается для обеспечения сохранности и поиска архивных документов в целях эффективного использования содержащейся в них информации.

 

Состав системы НСА

 

4.02. В состав системы НСА входят архивные справочники (архивные описи, список фондов, каталоги, путеводители, указатели, обзоры документов) и механизированные неавтоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС).

4.03. Архивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС подразделяются на межархивные, общеархивные, межфондовые и пофондовые.

Межархивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС обеспечивают поиск документов по материалам группы государственных архивов (страны в целом, региона, республики, края, области); общеархивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС - поиск документов по материалам конкретного архива в целом; межфондовые справочники, механизированные и автоматизированные ИПС - поиск документов по нескольким фондам одного архива; пофондовые справочники - поиск документов по материалам конкретного фонда.

4.04. Архивные справочники создаются на основе описания архивных документов, то есть на основе создания вторичной информации о составе, содержании и адресах (поисковых данных) документов и фондов путем аналитико-синтетической переработки первичной документной информации. В зависимости от того, какой тип справочника (опись, каталог, путеводитель, указатель, обзор и др.) создается, проводится описание документа (части документа), группы документов, дела, группы дел, фонда (части фонда), группы фондов, фондов архива, фондов группы архивов.

Подготовка архивных справочников для издания, разработки механизированных и автоматизированных ИПС, а также научная разработка крупных архивных фондов, завершающаяся созданием справочников и научным отчетом, подлежат государственной регистрации в соответствии с п. 8.1.12 настоящих Правил.

 

Дифференцированный подход к созданию НСА

 

4.05. При создании и развитии системы научно-справочного аппарата применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе определенной методики составления и усовершенствования справочников, в определении целесообразного состава и наполнения справочного аппарата к ним, установлении очередности работ в зависимости от категории фонда, категории его обособленной части (см. п. 1.2.39), характера его документов, состояния и состава имеющегося научно-справочного аппарата к фонду.

4.06. К фондам первой категории составляется научно-справочный аппарат, обеспечивающий разностороннее использование документов в сочетании с быстротой, полнотой и точностью многоаспектного поиска. Описи таких фондов должны иметь предисловия и различные указатели; материалы фондов подлежат первоочередной каталогизации, при этом основной способ описания - подокументный; в путеводителе на них составляется индивидуальная характеристика.

К наиболее информативным и используемым фондам первой категории возможно создание других архивных справочников, раскрывающих содержание документов - обзор фондов, указателей к документам и др.

4.07. К фондам второй категории может быть составлен, помимо предисловия, глухой указатель к описи (предметный или его разновидность - географический или специальный предметный); основным способом описания при каталогизации будет поединичный; в путеводителе информация о них может быть включена в групповую характеристику.

4.08. К фондам третьей категории, информация которых имеет характер частичного дополнения по отношению к фондам первой и второй категории, может быть составлен минимальный справочный аппарат. Описи таких фондов могут не содержать указателей; при каталогизации может быть составлена одна отсылочная карточка на фонд, группу фондов; в путеводителе информация о таких фондах может включаться в список неаннотируемых фондов.

4.09. При создании и совершенствовании научно-справочного аппарата отдельные структурные подразделения фонда, имеющие самостоятельные описи, могут быть отнесены к разным категориям.

Внутрифондовое категорирование проводится также применительно к объединенным фондам, в составе которых могут иметься фонды различных уровней информативности.

 

Преемственность НСА ведомственных и государственных архивов

 

4.010. Преемственность учетно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве учреждений и НСА ведомственных и государственных архивов, основывается на единстве требований и принципов построения системы научно-справочного аппарата. Преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве учреждений и ведомственных архивах описей дел с необходимым научно-справочным аппаратом к ним.

4.011. Утвержденные Центральной экспертно-проверочной комиссией - экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК - ЭПК) архивных учреждений описи (годовые разделы описей) дел постоянного хранения государственный архив хранит как контрольные экземпляры до передачи документов на государственное хранение, после чего описи становятся частью системы научно-справочного аппарата государственного архива.

Различные виды делопроизводственных картотек и каталогов, ведомственных архивов могут быть приняты в государственные архивы для использования в составе системы НСА.

 

Учет состояния системы научно-справочного аппарата архива

 

4.012. Для определения путей совершенствования системы научно-справочного аппарата архива необходим анализ и учет состояния всех имеющихся справочников, который ведется в картотеке (журнале) по учету состояния НСА.

 

4.1. Архивные описи

 

4.1.1. Архивная опись - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Описи составляются в делопроизводстве учреждений и в ведомственных архивах (Приложение 31). В государственных архивах описи составляются на поступившие неописанные документы и в процессе переработки некачественных описей (Приложение 18).

Государственный архив должен иметь три экземпляра описей: один контрольный и два рабочих. Контрольный экземпляр находится в подразделении архива, осуществляющем централизованный учет документов, а рабочие - в соответствующих хранилищах, в читальном зале. Описи хранятся по порядку номеров фондов, а в пределах фонда - по номерам описей.

4.1.2. Процесс составления описи складывается из:

- описания дел (каждой единицы хранения) на карточках;

- систематизации карточек в соответствии со схемой (см. п. 1.3.4), их редактирования;

- оформления описи.

 

Описание дел

 

4.1.3. Описание дел включает составление заголовка дела, установление названия структурной части, делопроизводственного номера (индекса), крайних дат документов дела, количество листов в деле и архивного шифра дела. Все эти сведения заносятся на карточку. Каждая карточка получает порядковый номер, который выносится карандашом на обложку дела и является его временным рабочим номером до окончательной систематизации дел в описи и фонде. После завершения систематизации все сведения с карточек переносятся в описи и на обложки дел.

4.1.4. Дела описываются на языке той республики, в архивах которой они хранятся, или на русском языке, независимо от того, на каком языке написаны документы.

4.1.5. При описании употребляются официальные и общепринятые сокращения слов, а также сокращения, применявшиеся в практической деятельности учреждения. В государственном архиве составляется список сокращений, используемых при описании документов. Произвольное образование сокращений не допускается.

 

Составление заголовка дела

 

4.1.6. Заголовок должен кратко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. При составлении заголовков в зависимости от содержания дел осуществляется дифференцированный подход.

4.1.7. Основные требования к методике составления (уточнения) заголовка:

- факты и события, отраженные в документах, раскрываются с марксистско-ленинских позиций; не допускается перенесение из текста документов в заголовок дела классово чуждых формулировок, понятий, терминов;

- текст заголовка должен обобщенно и четко отражать смысловое содержание документов дела; перечисление названий отдельных документов в заголовке не допускается;

- содержание документов излагается в заголовке дела современным языком, без вводных слов и сложных синтаксических оборотов, отдельные термины, а также наименования учреждений, административно-территориальных единиц и географических названий, характерные для эпохи и выражающие ее особенности, сохраняются;

- не допускается употребление в заголовке неконкретных, не вскрывающих содержание формулировок ("разная переписка", "общая переписка", "бумаги к руководству" и т.д.);

- дореволюционные титулы, чины, звания, должности указываются словами, определяющими эти понятия (император, губернатор и т.п.), с исключением слов, являющихся выражением особого почитания (величество, высочество, превосходительство и т.п.).

4.1.8. В заголовок дела входят следующие элементы:

- название вида дела (единицы хранения) или вида (разновидности) документов;

- название учреждения, должность или фамилия и инициалы лица, которым составлены документы (автор);

- название учреждения, должность или фамилия и инициалы лица, которому адресованы или от которого получены документы (адресат, корреспондент);

- вопрос или предмет, событие, факт, имя и т.п., к которому относится содержание документов дела;

- название местности (территории), с которой связаны содержание документов дела, автор, адресат или корреспондент документов;

- даты, к которым относятся документы дела или изложенные в них события.

В заголовке дела акцентируется внимание на тех элементах, которые положены в основу формирования дела.

4.1.9. Вид единицы хранения (дело, переписка, материалы, журнал, книга и др.) или вид (разновидность) документов (протоколы, доклады, циркуляры, приказы, отчеты, акты и т.п.), характеризующие состав дела, указываются в начале заголовка. Если единица хранения состоит из различных по виду документов, связанных единством содержания и последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу (делу), при составлении заголовка употребляется понятие "дело". Это понятие применяется, главным образом, при описании судебных, следственных, личных (персональных) дел, а также дел, в которых объединены документы нескольких видов (протоколы, планы, сметы, докладные записки, отчеты), отражающие деятельность учреждения.

Примеры: 1. Дело об обследовании деятельности Наркомпроса РСФСР в 1926 г.

2. Перспективный план восстановления и развития городского хозяйства на 1946 - 1950 гг. (ф. Смоленского городского Совета депутатов трудящихся).

4.1.10. Корреспондент указывается после обозначения вида дела (документов) в форме официального названия учреждения или фамилии, должности, звания, профессии отдельного лица.

Пример: Переписка Министерства с народным художником СССР Кориным П.Д. об организации выставки его работ (ф. Министерства культуры РСФСР).

4.1.11. Если единица хранения представляет собой "переписку", в заголовке указываются только названия корреспондентов, а название учреждения-фондообразователя, как правило, не приводится.

Если переписка велась с однородными корреспондентами, в заголовке указывается общее видовое название корреспондентов.

Пример: Переписка с областными управлениями культуры о создании Свода памятников культуры и истории РСФСР (ф. Министерства культуры РСФСР).

4.1.12. Изложение вопроса (предмета), отражающего содержание документов, является основной частью заголовка и дается после указания вида дела, автора, корреспондента (адресата) документов.

4.1.13. В фондах всех категорий при изложении в заголовках вопроса (предмета), отражающего содержание документов, следует:

- приводить полные или официальные сокращенные названия учреждения или фамилии и инициалы лиц с указанием их должностей, званий, профессий в случаях, если содержание документов дела касается каких-либо учреждений или лиц; если упоминается несколько учреждений или лиц, давать их видовое понятие;

- в заголовках судебных дел, кроме фамилий, имен и отчеств (или инициалов) лиц, раскрывать сущность дела;

- если содержание документов единицы хранения касается нескольких вопросов, являющихся частью одного общего вопроса, в заголовке отражается общий вопрос в такой формулировке, которая охватывает все вопросы частного характера.

Пример: Переписка с губпродкомами об организации хлебозаготовок в Воронежской, Курской и Орловской губерниях. (Дело состоит из переписки Наркомпрода РСФСР с Воронежским, Курским и Орловским губпродкомами по вопросам: о подготовке хлебозаготовок в губерниях, о сроках проведения хлебозаготовок, организации пунктов для ссыпки хлеба, привлечении к хлебозаготовкам кооперативных организаций, отправке хлебных грузов промышленным центрам в первую очередь. Содержание этих документов в заголовке обобщено одним понятием без перечисления частностей.)

4.1.14. Название местности (населенных пунктов, географических объектов, административно-территориальных единиц) вносится в заголовок дела, если необходимо указать место событий или местонахождение авторов (адресатов, корреспондентов) документов.

Пример: Дело по руководству и контролю за деятельностью Ленинградского треста жировой промышленности.

Если единица хранения состоит из документов нескольких видов по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, при составлении заголовка употребляется понятие "материалы", а в скобках указываются основные виды документов.

Пример: Материалы по внедрению законченных научно-исследовательских работ в производство синтетического волокна (протоколы, докладные записки, заключения и др.).

Понятием "материалы" обозначаются также документы-приложения к какому-либо обобщающему документу.

Пример: Материалы к приказам, протоколам, отчетам за такой-то год.

Если единица хранения состоит из документов одного вида, в заголовок выносится название документов во множественном числе.

Пример: Протоколы заседаний Экономического Совещания РСФСР N 2 - 12 за октябрь 1924 г. - июль 1925 г.

4.1.15. После обозначения вида дела или вида документов в заголовке указывается автор (учреждение или лицо) входящих в дело документов. Если автором документов является учреждение, в деятельности которого они отложились, в заголовке дела наименование учреждения или опускается, или приводится его общее видовое название (комитет, суд, комиссия и т.п.).

Примеры: 1. Приказы министерства N 1 - 250 за ____ год. (ф. Министерства путей сообщения).

2. Отчет штаба Северо-Кавказского фронта о ликвидации группировки противника на Таманском полуострове.

3. Переписка с предприятиями тяжелой промышленности Южного Урала о снабжении их оборудованием.

Наименование населенных пунктов и административно-территориальных единиц приводится в возрастающем порядке: село (деревня, аул), город, район (уезд), область (губерния, край) и т.д.

4.1.16. Даты, к которым относятся изложенные в документах события, вносятся в заголовок, если точная датировка отражает исторические связи между событиями и фактами и необходима для понимания конкретного содержания документов.

Пример: Донесения Петербургского градоначальника министру внутренних дел о революционных событиях в Петербурге 1905 - 1906 гг.

4.1.17. Если дело состоит из одного документа, то в заголовке указываются вид документа, от кого он исходит, кому адресован, его дата и краткое содержание.

Примеры: 1. Донесение Ковенского губернатора Виленскому, Ковенскому и Гродненскому генерал-губернатору о политической демонстрации 26 февраля 1903 г. в Ковенском театре во время постановки пьесы М. Горького "На дне" и подобранных на улицах г. Ковко революционных прокламациях.

2. Вахтенный журнал.

4.1.18. При описании дел, состоящих из планов и отчетов, в заголовке указывается год (период), на который составлен план, или год (период), за который составлен отчет.

4.1.19. Если дело состоит из нескольких томов (частей), всем томам (частям) дается общий заголовок, а затем (при необходимости) делается уточнение содержания каждого тома (части) в отдельности.

Пример: Статистические сведения о развитии сельского хозяйства УССР за 1946 - 1950 гг. Том I. Земледелие.

Статистические сведения о развитии сельского хозяйства УССР за 1946 - 1950 гг. Том III (последний). Животноводство.

4.1.20. Внесенные в заголовок данные (фамилия, имя, отчество, название местности, наименование учреждения и т.д.), установленные составителем заголовка путем исследования, заключаются в квадратные скобки.

Примеры: 1. Чехов Антон Павлович. ["Двое в одном"]. Рассказ. Черновой автограф. 1883 г.

2. Письмо Короленко Владимира Галактионовича [Лучицкому] Ивану Васильевичу. 11 января 1905 г.

4.1.21. Для унификации описания дел, однородных по одному или нескольким существенным признакам, составляются типовые заголовки. При этом учитываются также функции учреждения, особенности системы делопроизводства, а также характер отложившейся и наиболее типичной документации. В типовой заголовок могут входить географический, хронологический и другие элементы. Он может состоять из обозначения вида и автора документов, вида и корреспондента, вида и обобщенного обозначения корреспондентов и содержания. При составлении заголовка конкретного дела типовой заголовок необходимо приблизить к содержанию документов.

Пример: типовой заголовок - "Переписка о заготовке продовольствия для Красной Армии". (Заголовок дела - "Переписка с Исполнительным комитетом Воронежского областного Совета депутатов трудящихся о заготовке продовольствия для армий Воронежского фронта".)

 

Составление аннотации документов

 

4.1.22. Аннотация документов дела - это краткая характеристика отдельных документов, группы документов дела. Аннотируются особо ценные документы, документы-приложения к основному документу, документы учреждений-предшественников, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие справочное значение, документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска, наличие которых в данном деле не может быть определено по его заголовку (воззвания, листовки, прокламации, брошюры, карты, планы, чертежи, фотографии и т.д.).

4.1.23. Аннотация составляется в порядке, принятом для описания отдельного документа (см. п. 4.1.17), или как краткое изложение части содержания документа.

При аннотировании печатных материалов указывается вид документа, его название или начальные слова документа (при отсутствии названия), выходные данные.

В аннотациях чертежных и других изобразительных материалов рекомендуется указывать материал, вид, формат документа и способ его исполнения, для карт - масштаб. В аннотации могут также приводиться имена лиц, названия учреждений, географические названия и пр., упоминающиеся в документах и имеющие существенное значение (перечисляются в конце аннотации под рубрикой "упоминаются"). В конце аннотации приводятся номера листов аннотируемых документов. В аннотации может отмечаться степень подробности сведений ("краткие сведения", "подробное сообщение"). При аннотировании не следует употреблять фраз и выражений, не несущих основной смысловой нагрузки ("в материалах содержится", "документы касаются"), а также таких формулировок, как "весьма ценные материалы", "очень интересные материалы" и т.п.

Аннотация пишется после заголовка с красной строки.

Примеры: 1. Переписка с Советом Народных Комиссаров РСФСР об изменении финансового законодательства (ф. Наркомфина РСФСР).

Доклад заведующего бюджетным отделом Наркомфина РСФСР от 15 декабря 1920 г. о пересмотре финансового законодательства РСФСР лл. ___.

2. Дело о деятельности Одесской группы РСДРП и о распространении воззваний этой группы.

Листовки Одесской группы РСДРП и список членов группы. 4 февраля - 15 октября 1905 г. лл. ____.

3. Письма Коллонтай Александры Михайловны Безруких Павлу Уфимовичу.

В письме от 20 марта 1930 г. - воспоминания о II съезде Советов, упоминается Дзержинский Ф.Э. лл. ___.

 

Описание подлинности документов, степени полноты,

способа воспроизведения и внешних особенностей дел

 

4.1.24. При описании документов дела указывается их копийность. При описании особо ценных документов устанавливается и указывается их подлинность или копийность. Признаками подлинности официальных документов являются: официальный бланк учреждения, наличие подписи должностного лица, печати учреждения и т.п.; для документов личного происхождения - их автографичность или наличие подписи автора документа. Если данные о подлинности относятся к одному документу (части документов), упоминаемому в заголовке, указание о подлинности дается после описания этого документа (документов) в скобках со строчной буквы. Подлинность или копийность документов в деле указывается после заголовка с прописной буквы. Если копийным является один или несколько документов, указанных в заголовке наряду с другими, копийность указывается в заголовке вслед за указанным документом (документами) в скобках со строчной буквы.

Если документ (документы) дела аннотируется, указание о подлинности или копийности дается после аннотации с прописной буквы.

4.1.25. Если дело содержит особо ценные, но не полностью сохранившиеся документы, указывается степень их полноты: "отрывок", "разрозненные листы", "без начала", "без конца" и т.п.

4.1.26. Способ воспроизведения указывается для документов в случае, если он необычен для данного вида (разновидности) документов или имеет принципиальное значение для характеристики содержания.

Для обозначения способа воспроизведения документов употребляются термины: "рукопись", "автограф", "машинопись" (машинописный), "печатный", "гектограф", "стеклограф", "оттиск с печатных досок" и другие.

4.1.27. Если дело по своим внешним особенностям отличается от большей части материалов фонда, то при его описании необходимо указать эти особенности.

К внешним особенностям дел и документов относятся: особый писчий материал (пергамент, шелк, береста и т.п.); особый материал обложки и переплета (кожа, дерево, набивная ткань и т.п.); наличие украшений на обложке, иллюстрации или украшения текста; язык документов, отличный от языка остальных документов фонда; печати; наличие прилагаемых образцов бумаги, тканей и др.

4.1.28. Данные о степени полноты, способе воспроизведения, внешних и других особенностях документов дела приводятся после заголовка и аннотации с новой строки.

 

Обозначение названия фонда и его части

 

4.1.29. При описании дела обозначается название учреждения-фондообразователя и его структурной части (см. п. п. 3.13; 1.2.16). Если название учреждения (или его структурной части) менялось в течение периода, когда дело находилось в делопроизводстве, то указывается последнее название учреждения (структурной части). Если дело начато в одном учреждении, а закончено в другом, пишется наименование последнего учреждения, к фонду которого должно относиться данное дело. Название структурной части, к которой относится дело, пишется за названием учреждения-фондообразователя.

4.1.30. При описании фонда личного происхождения фамилия, имя, отчество фондообразователя пишутся полностью. Если фондообразователь больше известен под псевдонимом, то в начале указывается псевдоним, а затем в скобках подлинная фамилия, имя и отчество.

Пример: Бедный Демьян (Придворов Ефим Алексеевич).

4.1.31. Делопроизводственный номер дела обозначается под названием фонда (структурной части).

 

Выявление и обозначение крайних дат документов дела

 

4.1.32. Степень полноты датировки зависит от характера документов. Полная дата (число, месяц, год), как правило, указывается при описании распорядительной, творческой документации, дел по одному вопросу, а также документов, для которых датировка имеет важное значение (доклады, листовки, стенограммы, письма и т.п.).

4.1.33. При выявлении крайних дат документов, составляющих дело, необходимо иметь в виду следующее:

- начальной датой дела является дата составления (регистрации) самого раннего документа, а конечной - дата составления (регистрации) самого позднего документа;

- даты декретов, указов, грамот, договоров, постановлений, распоряжений, приказов и т.п. указываются по времени их подписания; если документы не датированы, даты указываются по времени опубликования или введения в действие;

- крайние даты для планов, отчетов и т.п. документов не проставляются;

- если в деле документы-приложения датированы ранее первого документа дела, то их даты оговариваются с новой строки: "имеются документы за ____ год";

- если делом являются книги или столбцы, то крайними датами для них будут даты первой и последней записи или даты наиболее раннего и наиболее позднего документов. Крайними датами книг по учету и описанию податного населения, податей, межевания земель (писцовых, переписных, межевых и др.) являются даты наказа, данного писцу, и окончания описания;

- если дело состоит из копийных документов, изготовленных значительно позже создания их подлинников или полученных фондообразователем для работы (например, в фондах редакций, различных комиссий и т.п.), то крайними датами будут являться даты изготовления копий; даты подлинников приводятся в заголовке.

Пример: Требования, петиции рабочих парфюмерной промышленности о повышении заработной платы, сокращении рабочего дня и по другим вопросам и ответы на них администрации парфюмерных фабрик за 1905 - 1906 гг. Копии. Крайние даты: май - июнь 1924 г. (Фондообразователь - комиссия по истории профдвижения Московского губернского Совета профсоюзов);

- если дело было начато в одном учреждении, а закончено в другом, то выявляются три даты: дата заведения дела в делопроизводстве первого учреждения, дата поступления его во второе учреждение и дата завершения его в делопроизводстве этого учреждения; первые две даты обозначаются в виде дроби;

- при наличии в делах документов дореволюционного и советского периодов, в крайние даты включаются, как правило, даты документов обоих периодов;

- при обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год.

4.1.34. Даты следует указывать по тому стилю, по какому датированы сами документы (без перевода на другой стиль), за исключением:

- дел, содержащих документы, относящиеся ко времени перевода в Советской России старого стиля на новый, т.е. с 14 февраля по 1 июля 1918 г., которым дается двойная датировка: сначала приводится дата по новому стилю, а за ней в скобках - по старому, например: 8 мая (25 апреля) 1918 г.;

- дел, содержащих документы, образовавшиеся до перевода старого стиля на новый и относящиеся к событиям, имеющим международное значение, которым дается дата по старому стилю, а за ней в скобках - по новому.

Все даты переводятся на современное летоисчисление: даты, указанные в документах, приводятся в скобках.

4.1.35. Если полные даты дела или отдельные их элементы определяются приблизительно на основании анализа содержания документов, то пределы колебаний оговариваются, а даты или отдельные их элементы заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные их элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком.

Пример: [Не ранее 1919 г.]; [Не ранее апреля - не позднее мая] 1920 г.; [Не ранее 25] апреля 1939 г.; 15 [января] 1954 г.; 15 января [1954 г.]; [15 января 1954 г.].

4.1.36. В случае невозможности определения более или менее полной даты необходимо исходя из содержания, формы, стиля и палеографических особенностей (почерк, филиграни, писчий материал и т.д.) документов, указывать, к какому столетию (или части столетия) следует отнести данное дело.

 

Количество листов

 

4.1.37. В целях закрепления порядка расположения документов и обеспечения их сохранности все листы дела должны быть пронумерованы. К делу на отдельном листе составляется заверительная надпись; листы с заверительными надписями, также как и чистые листы, не нумеруются.

Количество листов на карточке и на обложке дела проставляется на основании заверительной надписи вслед за годом образования дела или крайними датами его документов с новой строки.

 

Заверительная надпись

 

4.1.38. В заверительной надписи дела оговариваются следующие особенности нумерации и физического состояния его документов:

- номера склеенных листов;

- номера листов с наклеенными фотографиями, документами;

- номера крупноформатных листов;

- номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов;

- названия документов, имеющих самостоятельную нумерацию, и количество листов (страниц);

- физическое состояние дела;

- номера литерных (пропущенных) листов дела.

Если дело имеет общую нумерацию листов, но одна часть дела пронумерована римскими цифрами, а другая арабскими, в заверительной надписи указывается общее количество листов. Если одна часть дела пронумерована по листам, а другая - по страницам и если такую нумерацию необходимо сохранить, в заверительной надписи проставляется смешанная нумерация, например: 42 листа + 5 страниц. Количество листов внутренней описи документов в деле обозначается через знак (+) после указания количества листов дела.

 

Архивный шифр дела

 

4.1.39. На обложке дела специальным штампом проставляется архивный шифр. Он состоит из сокращенного названия архива, номера фонда, номера описи и порядкового номера дела по описи.

При горизонтальном способе хранения документов шифр проставляется на лицевой стороне обложки в нижнем левом и в верхнем правом углах, при этом верхняя часть обоих изображений шифра должна быть обращена к середине обложки; при вертикальном способе хранения шифр дела проставляется на корешке обложки, если корешок достаточно широк, и в нижнем левом углу лицевой стороны обложки; на ценных или художественных переплетах дел шифр проставляется на обороте переплета; на темных переплетах для проставления шифра делаются наклейки из светлой бумаги.

Архивный шифр на карточке проставляется после окончательной систематизации дел, а на обложке дела - после утверждения описи.

 

Систематизация карточек. Составление описи

 

4.1.40. Систематизация карточек, на которых проведено описание дел, осуществляется на основании схемы систематизации (см. п. п. 1.3.4 - 1.3.16).

4.1.41. В зависимости от схемы систематизации, объема и завершенности комплектования фонда на дела одного фонда составляются одна или несколько описей. Описи могут составляться на:

- дела всех лет одной структурной части фонда, когда учреждение-фондообразователь или часть его прекратили свое существование;

- все дела фонда, когда учреждение прекратило свое существование;

- дела за один год или несколько лет деятельности учреждения фондообразователя, а также одной или нескольких функциональных, предметно-тематических (материалы по личному составу, научно-техническая документация, фотоальбомы, творческие документы и т.д.) и других частей;

- все дела объединенного фонда или на дела каждого входящего в объединенный фонд учреждения.

4.1.42. В описи выделяются разделы и подразделы в соответствии со схемой систематизации дел фонда.

При хронологическо-структурном построении фонда разделами являются годы или хронологические периоды, а подразделами - структурные подразделения. Если на дела каждого года или хронологического периода составлены самостоятельные описи, то разделами в них будут структурные подразделения, подразделами - предметно-тематические или географические группы материалов. Дела вносятся в опись по году их заведения или поступления в делопроизводство данного учреждения-фондообразователя.

 

Описательная статья описи

 

4.1.43. Описательная статья описи - это совокупность сведений о деле (единице хранения), включающая следующие элементы:

- порядковый номер;

- делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер;

- заголовок дела и указание на подлинность, способ воспроизведения, степень полноты документов и внешние особенности дела;

- аннотацию документов;

- крайние даты документов в деле (число, месяц, год);

- количество листов в деле.

 

Внесение заголовков в опись

 

4.1.44. При внесении заголовков дел в опись необходимо иметь в виду следующее:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии со схемой систематизации дел; каждый заголовок включается в опись за отдельным порядковым номером;

- имеющийся на карточке заголовок должен быть точно, полностью (без изменений и сокращений) внесен в опись; номер тома (части), если дело состоит из нескольких томов (частей), проставляется с новой строки в этой же графе описи сразу за заголовком. Дальше с новой строки, отступив от левого края графы на 2 см, помещается аннотация документов. Заголовки дел с однородным содержанием и одинаковыми формулировками обозначаются словами "то же", а другие данные описательной статьи вносятся полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью:

Пример: Переписка с Горьковским областным ОНО о методике преподавания машиноведения в средних школах и об организации практики учащихся на заводах.

То же с Ивановским областным ОНО;

- при занесении в опись заголовков таких однородных дел, как личные дела или письма, этими родовыми понятиями могут быть названы разделы описи, а в описательных статьях будут приводиться фамилия, имя и отчество лица, на которое заведено дело (при описании личных дел), корреспондента (при описании писем);

- для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года). При наличии нескольких описей на один фонд в ссылке указываются также и их номера. Если фонд в значительной своей части состоит из дел, находившихся в делопроизводстве в течение нескольких лет, то эта особенность формирования дел оговаривается в предисловии к описи;

- в графе "Примечания" приводятся сведения о выбытии дел, их микрофильмировании, наличии в них копий, переводов иностранных документов и расшифровок трудных текстов, о наличии особо ценных документов.

 

Итоговая запись к описи

 

4.1.45. Итоговая запись закрепляет количество дел, числящихся по описи, регистрирует все особенности нумерации дел, отражает все изменения в их количестве, произведенные на основе соответствующих актов. Итоговая запись составляется к каждой описи на всех ее экземплярах и помещается в конце описи за последней описательной статьей. Если описи состоят из нескольких томов, итоговая запись составляется к каждому тому. В каждом последующем томе дается также сводная итоговая запись по всем предыдущим томам. В итоговой записи указывается количество дел по данной описи (цифровой и в круглых скобках прописью), первый и последний номера дел по описи. Если в описи имеются пропуски номеров дел и литерные номера, наличие их оговаривается в итоговой записи ("литерные номера: "48-а, 49-а", "пропущенные номера: 117, 168").

Итоговая запись подписывается составителем описи с указанием должности и даты составления и заведующим архивохранилищем (отделом) или хранителем фондов.

4.1.46. После каждого поступления или выбытия дел составляется новая итоговая запись, где указываются основания внесенных изменений. Дополнительные поступления в зависимости от их количества могут быть внесены в конец составленной описи, в соответствующий годовой раздел описи под литерными номерами или в новую опись.

 

Справочный аппарат описи

 

4.1.47. Для описей всех фондов, независимо от их категории, обязателен следующий состав справочного аппарата:

- титульный лист;

- оглавление (содержание), если опись имеет разделы;

- предисловие;

- список сокращений;

- переводные таблицы шифров (при необходимости).

Для описей фондов первой и второй категорий, кроме указанного, целесообразно составление указателей. При необходимости они составляются и для фондов третьей категории. Отличие справочного аппарата к описям дел фондов первой категории от справочного аппарата к описям дел фондов второй категории выражается в степени полноты предисловия, в составе указателей к описям.

 

Титульный лист описи

 

4.1.48. На титульном листе описи помещаются следующие данные:

- полное название государственного архива;

- название фонда;

- номер фонда;

- номер описи (по листу фонда);

- название описи;

- крайние даты документов, внесенных в опись.

На начальном листе графленой формы описи ставится специальный штамп с указанием на утверждение описи: ЭПК (ЭК) и гриф утверждения описи руководителем архива.

4.1.49. При составлении титульного листа описи необходимо учитывать:

- название фонда пишется в виде официального названия учреждения-фондообразователя со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности и сокращенными названиями (в круглых скобках), относящимися к периоду, за который документы включены в опись, в хронологической последовательности. Для объединенного фонда следует указывать его полное название;

- если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы.

 

Оглавление (содержание)

 

4.1.50. В оглавлении (содержании) перечисляются: предисловие, список сокращений, названия всех разделов, подразделов и более мелких групп дел, включенных в опись, указатели, переводные таблицы шифров. Против каждого названия ставятся номера соответствующих листов описи.

 

Предисловие

 

4.1.51. К описи составляется предисловие, в котором излагаются:

- история учреждения-фондообразователя; история фонда;

- состав и содержание документов описи (фонда);

- особенности формирования, описания и систематизации дел;

- состав справочного аппарата к описи и порядок пользования им.

4.1.52. Предисловие может составляться как общее ко всем описям, так и к каждой описи.

Общее предисловие к описям фонда помещается в первой описи. При составлении отдельных предисловий к каждой описи фонда все общие данные по истории учреждения-фондообразователя и истории фонда помещаются в предисловии к первой описи.

К описям объединенных фондов составляется общее предисловие, если фонды, входящие в них, включены в одну опись. Кроме того, составляются предисловия к описям отдельных фондов, включенных в объединенный фонд. В этих случаях в общее предисловие включаются все общие сведения относительно объединенного фонда и отдельных его фондов и их описей. В предисловиях к описям отдельных фондов излагаются сведения, касающиеся лишь этих фондов, и даются ссылки на общее предисловие.

4.1.53. Для составления предисловия используются законодательные источники и справочная литература (энциклопедии, справочники и др.), официальные издания учреждения и документы фонда, историческая литература, освещающая период существования фондообразователя и посвященная данному учреждению. Следует также использовать учетные документы и научно-справочный аппарат архива: лист фонда, дело фонда, обзоры, путеводитель, а также старые описи дел. Определенные сведения для предисловия содержат исторические справки о фондообразователях, методические пособия по работе с материалами фонда (рабочие инструкции, перечни). При отсутствии достаточных данных по истории фондообразователя, фонда и других необходимых сведений в указанных выше источниках следует изучить материалы фондов вышестоящих учреждений, руководивших системой или отраслью, в которую входил фондообразователь.

4.1.54. В первой части предисловия, посвященной истории учреждения-фондообразователя, кратко излагаются:

- исторические условия, в которых возникло и действовало учреждение-фондообразователь;

- дата возникновения учреждения-фондообразователя со ссылкой на законодательные акты, а также название учреждения-предшественника, подчиненность учреждения-фондообразователя;

- компетенция, структура и функции учреждения-фондообразователя;

- изменение названия, функций, структуры и подведомственности учреждения-фондообразователя с указанием основных вызвавших их причин;

- дата ликвидации или реорганизации учреждения-фондообразователя со ссылкой на законодательные акты, а также название учреждения, унаследовавшего его функции.

Для фондов первой категории, имеющих сложную структуру, дополнительно к предисловию целесообразно составление схемы структуры учреждения-фондообразователя.

4.1.55. В характеристике истории фонда и его состояния указывается:

- время поступления дел в государственный архив, полнота документов в описи;

- сведения о наличии документов, относящихся к профилю данного фонда, в составе других фондов с указанием их названий и номеров;

- наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда. При этом приводятся названия и номера фондов учреждений-предшественников или преемников и учреждений, выполнявших отдельные функции данного учреждения (при его ликвидации или реорганизации), в которых имеются указанные дела;

- проведенные в архиве описание документов, переработка или усовершенствование описей с указанием причин, вызвавших необходимость этих работ (перефондирование материалов, создание объединенных фондов и др.).

4.1.56. В краткой характеристике состава и содержания дел в описи отмечаются наиболее типичные группы дел, как по их видам и разновидностям документов, так и по их содержанию.

4.1.57. В предисловии должны быть указаны основные принципы формирования дел, приемы раскрытия содержания документов, особенности описания и оформления дел. Указываются также принципы построения описи без воспроизведения схемы систематизации, особенности систематизации дел, содержащих документы за несколько лет.

4.1.58. Заключительная часть предисловия содержит характеристику справочного аппарата к описи, основные принципы его составления и указания о порядке пользования им.

4.1.59. Предисловие подписывается составителем и помещается в начале описи после оглавления (содержания). В случае выявления дополнительных данных по истории учреждения-фондообразователя или по истории фонда в предисловие вносятся исправления или оно пересоставляется.

 

Список сокращений

 

4.1.60. Все сокращения, применяемые в тексте описи, вносятся в список сокращенных слов. Назначение списка сокращений - унифицировать приемы описания в описи и в справочном аппарате к ней и уменьшить ее объем. В список не включаются общепринятые сокращения слов (например, "г." - год, "гор." - город, "р." - река), а также хорошо известные сокращенные наименования учреждений типа: горком, обком, профком и т.п. Сокращения в списке помещаются слева, затем через тире следует их полное написание. Сокращения располагаются в списке в алфавитном порядке.

 

Указатели к описи

 

4.1.61. К описи составляются указатели: предметный (общий, географический, тематический и др.), хронологический (см. п. п. 4.4.5 - 4.4.13).

 

Заверительная надпись к описи

 

4.1.62. К описи составляется заверительная надпись, которая делается на отдельном листе-заверителе. В заверительной надписи указывается количество листов описи. Листы описи и справочный аппарат к ней нумеруются в валовом порядке в пределах каждого тома описи. Заверительная надпись составляется и подписывается составителем описи.

 

Переработка описей

 

4.1.63. Переработка описей допускается лишь в случаях, когда описи не отвечают необходимым требованиям в качестве учетного и поискового документа. В итоге переработки создаются новые описи, которые должны соответствовать требованиям учета и поиска дел в фондах определенной категории. Переработка описей включает в себя изучение дел с проведением экспертизы их ценности, уточнением их фондовой принадлежности, составление или уточнение заголовков дел, определение или уточнение датировки дел, систематизацию дел по вновь разработанной схеме.

При переработке допускается объединение нескольких описей в одну новую опись, что целесообразно при наличии ряда небольших по объему описей за близкие хронологические периоды или для однородных по содержанию описей, каждая из которых нуждается в переработке. При переработке описей составляется переводная таблица шифров дел. Уничтожение старых описей после их пересоставления запрещается. Старые описи должны учитываться по новым описям на правах дел и помещаться в конце описи за последним номером под своим заголовком и с отметкой "Опись пересоставлена. См. оп. N ___".

 

Переводные таблицы шифров дел

 

4.1.64. К пересоставленным описям фондов прилагаются переводные таблицы старых и новых шифров дел. Переводные таблицы отсылают от старых шифров к новым по форме: номер дела по старой описи, номер дела по новой описи, примечания. Если новая опись включает в себя дела нескольких переработанных описей, то в переводную таблицу включается графа с номерами описей. В случае передачи дела в другой фонд, объединения его с другим делом в пределах фонда, в переводной таблице указывается его новый шифр. В графе "Примечание" указывается основание записи. При изъятии из фонда книг и передаче их в архивохранилище печатных изданий в переводной таблице указывается архивный номер книги по описи с отметкой о передаче.

4.1.65. Переводная таблица шифров дел может составляться:

- ко всем описям фонда, если его материалы были пересистематизированы и количество описей изменилось;

- к каждой описи, если пересистематизация материалов проводилась только внутри каждой описи.

Для составления переводной таблицы шифров используется карточка, на которой производилось описание; в левой стороне карточки - полный старый шифр дела, а в правой - присвоенный ему новый шифр. Карточки систематизируются по порядку старых шифров.

Если имеются дела, ранее находившиеся в других фондах, то первыми помещаются карточки основного фонда, а вслед за ними (по порядку номеров) - других фондообразователей. В пределах каждого фонда карточки систематизируются по порядку номеров описей, а каждой описи - по номерам дел. Систематизированные карточки перепечатываются в таблицы.

Единая переводная таблица ко всем описям фонда переплетается в один том и помещается вслед за последней описью фонда. Переводные таблицы, составленные к каждой описи, прилагаются (или подшиваются) к этим описям.

 

Усовершенствование описей

 

4.1.66. Усовершенствование описей - комплекс работ, направленных на повышение их информационно-поискового уровня. Проведение усовершенствования возможно для фондов любой категории. Категория фонда обусловливает очередность работы с описями, определяет степень необходимого повышения информационно-поискового уровня конкретной описи, состав справочного аппарата к описи. При усовершенствовании учитывается также категория структурных подразделений фонда или группы документов, имеющих самостоятельные описи.

4.1.67. Усовершенствование описей включает следующие виды работ: редактирование (уточнение) заголовков (без изменения систематизации дел), составление необходимого справочного аппарата к описи, перепечатку описи. Если заголовки дел в описи удовлетворяют необходимым требованиям, усовершенствование заключается в составлении недостающих элементов справочного аппарата к описи, (предисловия, указателя, списка сокращений и др.).

4.1.68. Редактирование заголовков проводится с просмотром дел (полным или выборочным). Необходимость просмотра определяется при предварительном анализе качества заголовков. При редактировании заголовков проводится уточнение их по содержанию, установление корреспондента, места события, уточняется датировка, фондовая и структурная принадлежность дел.

Редактирование заголовков проводится по тексту второго экземпляра описи с последующей ее перепечаткой или на карточках, с которых затем печатается новая опись. Первоначальная опись сохраняется и присоединяется к фонду. Все уточнения заголовков переносятся на обложки дел.

4.1.69. В целях повышения информативности описей проводится составление указателей. Выбор необходимых указателей и методика их составления при усовершенствовании описей те же, что и при составлении описи. С помощью указателей устраняются также отдельные недостатки систематизации и формирования дел.

4.1.70. Для вошедших в научный оборот фондов, включающих материалы других фондообразователей, с целью обеспечения поиска документов определенного фондообразователя допускается составление специальных указателей фондовых включений. В них указываются номера и названия фондов и перечисляются номера дел, относящихся к этим фондам. Соответствующие указания делаются и в предисловиях к описям фонда, в котором находятся эти дела, и фонда, к которому они относятся.

4.1.71. Описи дел, неудобные для пользования (неформатные, с угасающим текстом, рукописные, составленные разными почерками и т.п.), а также имеющиеся в одном экземпляре, перепечатываются.

4.1.72. По завершении описания неописанных документов или переработки описей составляется акт (Приложение 29), утверждаемый руководством архива и служащий основанием для внесения необходимых изменений в учетную документацию. Составленные в результате описания документов или переработанные описи рассматриваются на ЭК (ЭПК) государственного архива (архивного управления, отдела).

 

4.2. Каталоги

 

4.2.1. Каталог - межфондовой архивный справочник (как правило, карточный), в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для него схемой классификации документной информации.

Каталогизация архивных документов - это совокупность работ по созданию каталогов: составление схемы классификации, выявление и отбор документов, описание их содержания на каталожных карточках, систематизация карточек, оформление и ведение каталогов.

 

Система каталогов

 

4.2.2. Совокупность различных взаимосвязанных и взаимодополняющих каталогов представляет собой систему каталогов архива. В зависимости от схемы построения каталога, в соответствии с которой организуются их общая структура и основные подразделения, каталоги могут быть систематическими, предметно-тематическими или предметными. Основой системы является систематический каталог.

4.2.3. Основные требования к системе каталогов госархива следующие:

- соответствие принципов построения каталогов их целевому назначению;

- рациональная структура каталогов, обеспечивающая оптимальное разнообразие аспектов информационного поиска;

- исключение параллелизма в группировке информации в различных каталогах системы;

- исключение неоправданного дублирования и широкое применение отсылочных карточек и указателей.

 

Систематический каталог

 

4.2.4. В систематическом каталоге документная информация классифицирована по отраслям знаний и практической деятельности общества. Систематический каталог отражает связи между событиями и явлениями, содержит сведения по конкретным вопросам.

4.2.5. Систематические каталоги строятся по схемам единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов. Методические указания по применению схем содержат методику организации и проведения работ по созданию и ведению систематических каталогов.

4.2.6. Архивы, хранящие документы досоветского и советского периодов, ведут два самостоятельных систематических каталога. Разграничительной датой для них является дата установления Советской власти на соответствующей территории.

 

Предметно-тематический каталог

 

4.2.7. В предметно-тематическом каталоге документная информация классифицируется внутри темы по предметному признаку.

 

Предметный каталог

 

4.2.8. В предметном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий (фактов, событий, географических наименований) и лиц. Дальнейшая систематизация осуществляется в логической или хронологической последовательности.

 

Именной каталог

 

4.2.9. В именном каталоге (разновидность предметного) документная информация классифицирована по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация - в хронологической или иной удобной для поиска информации последовательности. При значительном объеме карточек они могут быть расположены по специальной схеме классификации. Круг лиц, сведения о которых подлежат включению в именной каталог, определяется каждым госархивом самостоятельно. Для архивов, хранящих документы советского и досоветского периодов, возможно создание общего именного каталога.

 

Географический каталог

 

4.2.10. В географическом каталоге (разновидность предметного) документная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических наименований (названий стран, республик, краев и областей, экономических районов, населенных пунктов, морей, рек и др.). В основу классификации может быть положено административно-территориальное деление. Систематизация внутри рубрик может быть хронологической или тематической.

 

Каталог по истории учреждений

 

4.2.11. Каталог по истории учреждений (разновидность предметно-тематического) - каталог сведений из архивных документов и опубликованных источников, в котором документная информация по истории развития учреждений классифицирована по отраслям, затем по конкретным учреждениям. Возможна непосредственная классификация учреждений по алфавиту их видовых названий независимо от отраслевой принадлежности. Состав учреждений, сведения о которых отражаются в каталоге, определяется соответствующим государственным архивом.

 

Каталог документов по личному составу

 

4.2.12. Каталог создается для выявления документов социально-правового характера (трудовой стаж, зарплата, образование и т.д.). В каталоге информация классифицируется по строгому алфавиту фамилий. Карточки в каталоге документов по личному составу содержат: фамилию, имя, отчество и ссылку на дела, в которых имеются сведения об этом работнике.

 

Выбор фондов для каталогизации

 

4.2.13. Система каталогов должна обеспечить полноту сведений о содержании документов фондов архива. Дифференцированный подход при каталогизации заключается в определении очередности работы с документами и в степени обобщения сведений при их описании на каталожных карточках.

При выборе фондов для каталогизации необходимо учитывать:

- категорию фонда;

- интенсивность и перспективы использования документов;

- состав и состояние системы научно-справочного аппарата архива в целом и отдельных ее элементов.

4.2.14. В первую очередь каталогизируются фонды первой категории. Целесообразно намечать к каталогизации те фонды, документы которых могут быть использованы при подготовке публикации документов, составлении обзоров, информационных писем и пр.

Не каталогизируются фонды, описи которых намечаются к переработке. Если к описям имеются указатели, позволяющие вести поиск на уровне отдельного документа, каталогизация этого фонда может быть отложена.

При каталогизации фонда первой категории одновременно могут включаться в план каталогизации фонды учреждений его системы второй и третьей категорий.

 

Выбор частей фонда для каталогизации

 

4.2.15. При выборе структурной части фонда для каталогизации основным критерием является полнота отражения основной деятельности фондообразователя и учреждений его системы. Так, документы коллегии, секретариата, президиума, канцелярии, организационно-инструкторского отдела и т.п. наиболее полно и всесторонне освещают основную деятельность фондообразователя. Кроме того, эти подразделения фондообразователя содержат документацию обобщающего характера (доклады, отчеты). Все это определяет первоочередность и обязательность каталогизации указанных структурных частей фонда.

 

Отбор дел и документов для каталогизации

 

4.2.16. При отборе дел и документов для каталогизации следует учитывать функции фондообразователя, чтобы заранее наметить необходимые комплексы документов, подвергаемых каталогизации.

Каталогизации подвергаются:

- организационно-распорядительные, планово-отчетные и другие основные документы учреждения-фондообразователя;

- руководящие документы вышестоящих органов, которые имеют прямое отношение к осуществлению фондообразователем его целевого назначения;

- документы подведомственных учреждений, присланные для контроля и обобщения;

- документы, в которых отражается существо деятельности учреждения, но подлинники которых в составившем их учреждении не остаются (копии предложений, проектов постановлений, актов проверки и т.д.);

- печатные издания, имеющиеся в фонде и касающиеся деятельности фондообразователя;

- другие документы, по своей ценности и трудности поиска заслуживающие каталогизации.

4.2.17. В каталог включаются сведения, которые содержат информацию о сущности событий, фактов, явлений, отраженных в документах, раскрывающих закономерности их развития, показывающих характерные особенности их проявления, о деятельности фондообразователя или учреждений его системы. При отборе сведений отдается предпочтение сведениям о характере, направлении и итогах деятельности учреждения и его системы, учитывается время возникновения документа или время описываемых в документе событий, когда значение имеет сам исторический период (период подготовки и проведения Великой Октябрьской социалистической революции, гражданской войны, Великой Отечественной войны, а также периоды, имеющие особое историческое значение для отдельных республик, краев, областей); учитываются авторы (адресаты) документов, степень их сохранности.

 

Описание документов на каталожной карточке

 

4.2.18. Отобранные сведения описываются на каталожных карточках (Приложение 32), отпечатанных типографским способом на плотной бумаге или тонком картоне. На карточке имеются следующие графы: название архива, индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, поисковые данные (название фонда, номера фонда, описи, дела, листов), язык документа, способ воспроизведения, фамилия составителя и дата составления карточки.

4.2.19. В графе "Индекс" проставляется индекс по схеме классификации в соответствии с содержанием документов.

4.2.20. Графы "Рубрика" и "Подрубрика" используются для детализации конкретного содержания документов. Названия этих граф формулируются при расстановке каталожных карточек по индексам.

4.2.21. В графе "Дата события" указывается дата описываемых в документах событий и фактов. Если в документе дата события не указана, то ее по возможности устанавливают исходя из содержания документов или по другим источникам (в этом случае дата заключается в квадратные скобки). Дата выносится в графу "Дата события" в цифровом обозначении: "10.05.70" (для документов советского периода), "10.05.1870" (для документов досоветского периода). В графе "Содержание" дата указывается лишь при датировке документа.

4.2.22. В графе "Место события" название местности или пункта, в котором происходили описываемые в документах события, дается в соответствии с административно-территориальным делением того времени, от мелкого к крупному.

4.2.23. В графе "Содержание" проводится описание документов: на первое место выносится краткое содержание вопроса, затем с новой строки - вид документа, автор, адресат, а также делается оговорка о подлинности документа.

Пример: О добыче и реализации соли.

Годовые отчеты смотрителей соляных промыслов.

Подлинник.

В тех случаях, когда такой способ описания нельзя применить, информация о содержании документа дается по форме заголовка дела или документа.

4.2.24. В графе "Поисковые данные" указываются: название фонда, номер фонда, описи, дела и листов описываемых документов. Если карточка составлена на все дело, то указывается общее количество листов в деле ("лл. 1 - 140").

4.2.25. Графа "Язык документа" заполняется в том случае, если документ написан на языке, отличном от официально принятого в данной местности.

4.2.26. Графа "Способ воспроизведения документа" заполняется в тех случаях, когда он является необычным для документов данного периода или имеет значение для их характеристики.

 

Дифференцированный подход к описанию при каталогизации

 

4.2.27. Дифференцированный подход к описанию при каталогизации заключается в выборе и применении комплекса рациональных приемов описания для каждой характерной группы документов фонда. Такими приемами являются - подокументный, поединичный, групповой.

4.2.28. На одной каталожной карточке могут быть описаны:

- при подокументном описании - отдельный документ из дела, посвященный одному вопросу (особо ценный или важный по содержанию) при условии, если остальные документы этого дела касаются других вопросов, или часть одного документа, если весь документ касается многих вопросов (например, отчеты, протоколы);

- при поединичном описании - дело целиком, касающееся одного вопроса, события, переписка по одному вопросу;

- при групповом описании - группа документов одного дела по одному вопросу, предмету; если по этому же вопросу имеются документы в других делах, то документы каждого дела могут описываться на отдельной карточке;

- группа однородных дел одной описи.

Приемы группировки сведений для описания определяются содержанием документов. Групповая карточка может также составляться к отдельной описи или группе описей, если они объединяют тематическую группу документов, а также к фонду в целом.

 

Особенности описания в зависимости от вида каталога

 

4.2.29. Для систематического и предметно-тематического каталогов основой при описании является вопрос (предмет, тема).

Примеры:

 

1. Об открытии в губернии               2. Об организации школ и курсов по

   присутственных мест.                    ликвидации неграмотности.

   Указ Сената. Копия.                     Переписка губсовпрофа с

                                           директорами школ.

 

В обозначении вопроса (события) необходимо включать понятие о действии, совершаемом лицом, или характеризующее состояние, развитие объекта. Это делает информацию более конкретной.

Примеры: 1. Об улучшении санитарного состояния предприятий и общежитий.

2. Об участии крестьянских комитетов в перевыборах кооперативных правлений.

При каталогизации протоколов нельзя выносить на карточку только пункт повестки дня. Необходимо отразить содержание постановляющей части протокола по данному вопросу и результат обсуждения.

Пример:

Повестка дня: О промышленности в губернии. (Содержание текста на каталожной карточке - О национализации частных предприятий в губернии.)

4.2.30. При обозначении лиц на каталожной карточке для именного каталога следует помимо вопроса (события) указывать также имеющиеся в документе сведения о профессии, звании или другие данные, характеризующие их общественное положение. При отсутствии таких сведений на карточку выносятся фамилия, имя, отчество и вопрос (если для именного каталога принята методика подробного описания документов.)

Карточка для именного каталога (Приложение 33) имеет графическое выделение фамилии, имени (псевдонима) лица, которые составляют основу информации на карточке. Вопросная же часть информации может отсутствовать.

Пример:

Вильямс В.Р., ученый.

Письмо от преподавателей сельскохозяйственной академии им. Тимирязева К.А.

4.2.31. Для предметных каталогов основой при описании является предмет (объект, лицо), хотя в ряде случаев может быть отражена и вопросная сторона информации документа.

Примеры:

 

1. Бенуа А. - художник.                 2. Кулешов Л.В. - кинорежиссер.

   Письмо Кулешову Л.В.                    Письмо от Бенуа А. о совместной

                                           постановке исторического фильма.

 

Использование ведомственных карточек

 

4.2.32. Одним из источников пополнения каталогов государственного архива могут являться справочные картотеки ведомственного архива, составленные в соответствии с требованиями ЕГСД и "Правилами работы архивов министерств, ведомств, учреждений и организаций СССР". Если справочная картотека не отвечает этим требованиям, она может составить автономную часть системы каталогов государственного архива.

 

Указатели к каталогам

 

4.2.33. Указатели к каталогам создаются краткие или глухие, заключающие в себе лишь обозначение предмета или название рубрики со ссылкой на индекс.

К систематическому каталогу могут быть составлены предметный, географический (при отсутствии географического каталога) и именной указатели (при отсутствии именного каталога).

 

Создание и ведение каталогов

 

4.2.34. Каталоги создаются в процессе самостоятельного вида работы - каталогизации, а также в процессе других видов работ.

Выявление и описание документов фондов для систематического каталога проводится в соответствии со схемой классификации систематического каталога. Вначале разрабатываются методические пособия по каталогизации отдельных фондов, рабочие схемы с учетом специфики документов. После завершения описания документов на каталожной карточке проводится индексирование.

4.2.35. Индексирование - это выбор или составление того или иного индекса (индексов) и отнесение его к соответствующей информации каталожной карточки. Индексирование осуществляется путем анализа содержания каталожной карточки и отнесения ее к определенному структурному подразделению схемы классификации.

4.2.36. Карточки систематизируются по индексам и рубрикам и расставляются в каталоге.

4.2.37. Кроме основных карточек в каталоги помещаются отсылочные карточки для связи с другими разделами этого же каталога или с другими архивными справочниками. В отсылочных карточках графы "Рубрика" и "Подрубрика" заполняются в обычном порядке. В графе "Содержание" пишется: "см. также ___" и указываются индексы названий соответствующих подразделений каталога или другого справочника, к которым дается отсылка.

4.2.38. Дублирование карточек может проводиться как самостоятельный вид работы. При дублировании повторяется весь текст карточки.

4.2.39. При индексировании проводится объединение однородных по содержанию карточек, а также экспертиза карточек - выделяются некачественные, малозначительные карточки. Вторично экспертиза осуществляется в процессе систематизации карточек по индексам, при этом выделяются дублетные и поглощенные карточки.

4.2.40. Редактирование карточек проводится при их индексировании и перед включением карточек в каталог.

4.2.41. Периодически проводится проверка (ревизия) систематического каталога. При этом проверяется правильность размещения карточек между разделителями, определяется необходимость введения новых разделителей.

4.2.42. В целях учета работы по каталогизации документов в деле ниже заверительной надписи ставится штамп: "каталог" или отмечается: "лл. ___ описаны для каталога". Аналогичные отметки о завершении каталогизации документов по отдельным описям делаются на листах для заверительных надписей в описях.

Завершение каталогизации документов архивного фонда оформляется справкой, которая включается в дело фонда. В справке указывается номер и название фонда, кто и когда проводил каталогизацию, количество составленных карточек, делается отметка о включении карточек в каталог архива, проставляется дата, должность составлявшего справку и его подпись. Если каталогизация проводилась по части архивного фонда, в справке вслед за номером и названием фонда указываются номера и названия описей, по которым проводилась разработка. В журнале или картотеке архива ведется централизованный пофондовый (по каждой описи) учет дел, подвергнутых каталогизации (с указанием номеров дел).

4.2.43. Учет поступлений карточек в каталог следует вести по каждому каталогу отдельно в специальных книгах, в которых отмечаются дата поступления карточек в каталог, название фонда, номер фонда, фамилия составителя, отметка о включении массива карточек в каталог. Ежегодно устанавливается количество карточек, поступивших и включенных в каталог. В целом по архиву учет составленных и включенных в каталог карточек ведется в паспорте.

4.2.44. Для учета использования каталогов в архиве ведется журнал (Приложение 34).

 

4.3. Путеводители

 

4.3.1. Путеводитель - архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах архива(ов). В него включаются сведения об основных фондах архива(ов).

Видами путеводителя являются: путеводитель по архивам, путеводители по фондам архива(ов), краткий справочник по фондам архива(ов) и тематический путеводитель по фондам архива(ов).

Путеводитель по архивам - систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов.

Путеводитель по фондам архива - систематизированный перечень наименований архивных фондов с их характеристиками.

Краткий справочник - систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них.

Тематический путеводитель - систематизированный перечень характеристик документов, расположенных по тематической схеме.

Путеводитель, краткий справочник и тематический путеводитель могут создаваться по фондам всех государственных архивов СССР в целом, по фондам всех или нескольких архивов республики, края, области, по фондам отдельного государственного архива, по отдельному комплексу фондов государственного архива(ов).

 

Схема построения путеводителя

 

4.3.2. Путеводитель состоит из характеристики фондов (документов) и справочного аппарата.

Схема расположения характеристик в путеводителе зависит от состава фондов (профиля) архива. Для архивов, хранящих фонды досоветского и советского периодов, характеристики фондов составляют в путеводителе самостоятельные части.

Характеристики фондов советского периода могут располагаться по следующей схеме:

- высшие и местные органы государственной власти и управления;

- органы народного и государственного контроля;

- органы управления промышленностью, сельским хозяйством и другими отраслями экономики; подведомственные им учреждения, организации, предприятия;

- органы управления народным образованием, здравоохранением, наукой и другими отраслями социально-культурного строительства; подведомственные им учреждения и организации;

- органы внутренних дел, вооруженных сил и другие административно-политические органы управления; подведомственные им учреждения и организации;

- правосудие, арбитраж и прокурорский надзор;

- общественные организации;

- фонды личного происхождения и архивные коллекции.

Характеристики фондов досоветского периода могут располагаться по следующей схеме:

- высшие и местные органы государственного управления;

- органы административно-полицейского управления и подчиненные им учреждения и организации;

- органы финансово-хозяйственного управления и подчиненные им учреждения; хозяйственно-экономические организации и предприятия;

- культурно-просветительные органы и подчиненные им учреждения;

- органы суда и прокуратуры;

- органы сословного, городского и земского самоуправления;

- учреждения религиозного культа;

- общественные организации;

- фонды личного происхождения и архивные коллекции.

4.3.3. Внутри разделов фонды группируются в подразделы по отраслям или характеру производственной деятельности. В пределах подразделов характеристики объединяются по признаку ведомственного подчинения или однотипности учреждений. Внутри этих групп характеристики располагаются по хронологии, значимости фондов, алфавиту названий и т.д.

При разработке схемы путеводителей и кратких справочников по фондам государственных архивов с более узким профилем учитывается специфика состава и структуры каждого архива.

4.3.4. Путеводители и краткие справочники по фондам нескольких архивов строятся по схеме, аналогичной схеме путеводителя и краткого справочника по фондам одного архива. Место хранения фонда (архивов) обозначается в его характеристике.

Тематические путеводители строятся по схемам, детализирующим выбранную для путеводителя тематику.

 

Характеристика фондов в путеводителе по фондам архива

 

4.3.5. Основной частью путеводителя являются характеристики фондов. Характеристика фонда состоит из его названия, справочных данных о фонде(ах), краткой исторической справки и аннотации документов фонда. В характеристику фонда может включаться библиографический список литературы о фонде.

4.3.6. Дифференцированный подход к описанию документов при подготовке путеводителя предполагает в зависимости от категории фонда составление различных видов характеристик фондов (индивидуальной, групповой, включение фонда в список неаннотируемых фондов), их рациональное сочетание в пределах справочника, а также различное наполнение отдельных элементов характеристики.

Для фондов первой категории составляется, как правило, индивидуальная характеристика. Для фондов второй категории могут составляться групповые характеристики. Сведения о фондах третьей категории, как правило, отражаются в групповых характеристиках или в списке неаннотируемых фондов.

 

Название фонда

 

4.3.7. Названия фондов должны соответствовать их названиям в учетных документах.

Для групповой характеристики дается типовое или обобщенное название группы фондов, включенных в характеристику. Для групповой характеристики, объединяющей последовательно сменявшие друг друга организации с родственными функциями, названием может служить перечисление в хронологической последовательности названий этих фондообразователей.

 

Справочные данные о фонде

 

4.3.8. В справочные данные о фонде включаются номер фонда, его объем, крайние даты документов, состав научно-справочного аппарата (кроме описей).

Отсутствие в фонде материалов за те или иные периоды в пределах общих хронологических рамок документов оговаривается в справочных данных или в исторической справке.

В групповой характеристике к ряду фондов справочные данные приводятся по каждому фонду отдельно после его названия.

В характеристике на объединенный архивный фонд после общего названия указываются номер фонда, его объем и крайние даты всего комплекса документов.

 

Историческая справка

 

4.3.9. В историческую справку включаются: даты образования, реорганизации и ликвидации фондообразователя, его переименования, подведомственность и функции, название организаций предшественника и преемника.

В исторической справке приводятся сведения о наличии в фонде документов других учреждений или документов данного учреждения в других фондах или других государственных хранилищах документов.

На объединенный фонд составляется одна историческая справка, в которой оговариваются особенности исторического развития отдельных организаций, документы которых составили этот фонд.

Для фондов, включенных в групповую характеристику, в общую историческую справку выносятся общие данные по истории организаций. Особенности исторического развития отдельных фондообразователей указываются при перечислении этих фондов.

Историческая справка для фондов личного происхождения состоит из кратких биографических данных о фондообразователе: фамилия, имя, отчество, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, профессия, род служебной и общественной деятельности. В исторической справке на семейные и родовые фонды даются сведения по хронологии степени родства. На фонды, состоящие из документов нескольких лиц, связанных творческой деятельностью, кратко даются сведения о служебной и общественной деятельности фондообразователей в порядке алфавита их фамилий.

В исторической справке к архивной коллекции указываются сведения по истории ее создания, составитель, а также место нахождения коллекции до поступления в архив.

 

Отбор документов для аннотирования

 

4.3.10. При отборе состава документов, аннотируемых в путеводителе, учитывается необходимость отражения информации, дающей представление о направлении, результатах и специфике деятельности фондообразователя. В аннотации даются сведения о графических материалах, фотографиях, документах, являющихся произведениями искусства (художественно оформленные грамоты на дворянство, изобразительные материалы в фондах и коллекциях личного происхождения и т.п.).

Для тематического путеводителя по архиву в аннотацию должны войти сведения обо всех группах документов, содержащих информацию по данной теме.

 

Аннотация

 

4.3.11. Аннотация состава и содержания документов фонда представляет собой краткое обобщенное описание состава документов (по видам) и их содержания (по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя). В аннотации может быть указана хронология темы, вопросов или отдельных групп документов и обозначены их географические (административно-территориальные) границы. При составлении аннотаций необходимо освещать события и факты с позиций марксистско-ленинской методологии, не допускать пересказа содержания документов, соблюдать выбранный для данного фонда признак группировки информации о содержании его документов и принятую последовательность расположения сведений в аннотации, излагать текст четко и лаконично. Допускается аннотирование отдельных уникальных документов.

4.3.12. Группировка информации в аннотации, как правило, должна соответствовать организации документов в фонде.

Аннотация может строиться по схемам: структурной, тематической, производственно-отраслевой, номинальной.

Применение тематического признака группировки информации целесообразно для фондов досоветского периода, когда ни структура, ни функции учреждения не могут достаточно отчетливо ориентировать в содержании его документов. Например, аннотацию на фонд губернского жандармского управления можно составлять исходя не из функций фондообразователя или его структуры, а по тематическому признаку, выделяя рубрики о деятельности РСДРП, революционном движении рабочих, революционном движении крестьян и солдат, революционных выступлениях учащихся, деятельности профсоюзов.

При тематическом построении аннотации тематические группы или вопросы размещаются в исторической и логической последовательности, а в пределах темы или вопроса - по номинальному признаку. Название тематических рубрик определяется содержанием самих документов.

Одним из вариантов группировки информации в аннотациях является расположение информации по видам и разновидностям, т.е. по номинальному признаку, в сочетании с авторским. Такая группировка применяется при аннотировании узкоотраслевых фондов (фондов второй категории), а также коллекций, созданных по одной теме.

Пример: аннотация на коллекцию - Документы Героев Советского Союза области: дневники, письма, фотографии.

В характеристиках объединенных фондов и групповых характеристиках может применяться любой из названных признаков группировки информации.

4.3.13. Виды документов в аннотациях следует указывать в единообразной последовательности, в порядке их значимости: постановления, решения, приказы, распоряжения, циркуляры, положения, уставы, протоколы заседаний, планы, отчеты, статистические отчеты, статистические таблицы, докладные записки, переписка.

В аннотации на документы профсоюзной, кооперативной или другой организации, где в основе лежат коллегиальные решения, вначале дается информация о протоколах заседаний и решениях съездов или других документах коллегиального характера, затем - информация о документах, отражающих сведения по определенным темам или вопросам.

Пример: Протоколы заседаний, стенограммы, доклады, постановления VI съезда профсоюза (1949 г., март), президиума ЦК профсоюза (1949 г.), статистические отчеты комитетов профсоюза о профсоюзном членстве, социалистическом соревновании. Отчеты и информации о работе клубов и библиотек и о проведении агитационной и культурно-массовой работы в путину. (Фонд Центрального комитета профсоюза рабочих рыбной промышленности восточных районов.)

4.3.14. В групповых аннотациях объединенного фонда при описании документов, характерных не для всех фондов группы, включенных в характеристику, или не для всех частей объединенного фонда, следует указывать номер фонда, в котором находятся эти документы (для групповой аннотации) или название структурной части объединенного фонда.

4.3.15. Датируются комплексы документов или отдельные документы, имеющиеся в фонде не за все годы, указанные в справочных данных о фонде, а лишь за отдельные периоды, а также наиболее важные факты и события, упоминаемые в аннотации.

 

Библиографический список литературы о фонде

 

4.3.16. В библиографическом списке литературы о фонде в соответствии с действующим государственным стандартом дается описание изданий по истории фондообразователя, справочников и исследований о документах и публикаций документов фонда.

При наличии изданий, включающих сведения по ряду фондов архива, целесообразно составлять к путеводителю общий библиографический указатель.

 

Список неаннотируемых фондов

 

4.3.17. Вслед за характеристиками фондов помещается список неаннотируемых фондов, в котором указываются: название фонда (группы фондов), номер (номера или количество) фонда, объем и крайние даты документов. Однотипные фонды могут быть приведены под общим названием с указанием общего количества фондов, дел и общих крайних дат. Фонды в списке располагаются в соответствии с общей схемой построения путеводителя.

4.3.18. Основную часть путеводителя дополняет характеристика фонда печатных изданий, в которой приводятся сведения о количестве печатных изданий, их хронологических рамках, аннотируется их состав и содержание, отмечается наличие редких изданий, изданий на языках народов СССР и иностранных языках, журнального фонда, персональных и коллекционных собраний, системы каталогов. Характеристика небольшого по объему фонда печатных изданий может быть дана в предисловии к путеводителю.

 

Характеристика документов в справочнике об архивах

 

4.3.19. Справочник об архивах содержит систематизированный перечень архивов и сведений о них. Характеристика каждого архива включает полное наименование архива, его адресные данные, краткую историческую справку и аннотацию состава фондов и содержания документов архива.

Аннотация об архиве, хранящем документы дореволюционного и советского периодов, может состоять из двух частей. Аннотация документов за дореволюционный период может состоять из перечисления групповых названий фондов (по степени важности) или перечисления отраслей с последующим обобщенным изложением содержания документов по основным историческим этапам данного периода. Аннотация документов советского периода строится, как правило, по отраслевой схеме, т.е. по группам фондов учреждений отраслей народного хозяйства, культуры, с выделением исторически важных для данной территории периодов, наиболее характерных и ведущих отраслей народного хозяйства и отдельных событий. В конце аннотации приводятся сведения о фондах личного происхождения и коллекциях.

 

Характеристики фондов в путеводителе

по фондам нескольких архивов

 

4.3.20. В путеводителе по фондам нескольких архивов (республик, краев, областей) на однородные фонды составляются групповые характеристики.

В общей исторической справке отражается направление деятельности данной группы организаций-фондообразователей, общие сведения о них. Специфические особенности по истории отдельных фондообразователей оговариваются специально.

В аннотации на материалы группы фондов разных архивов после сведений, характерных только для одного из них, указывается условное обозначение данного архива.

В справочные данные о фонде входит сокращенное название архива или его условное обозначение, которое должно быть оговорено в предисловии к справочнику (списке сокращенных слов).

 

Характеристика документов в тематическом путеводителе

 

4.3.21. Характеристика документов в тематическом путеводителе состоит из названия тематического раздела, справочных данных и аннотации документов.

Названия тематических разделов соответствуют схеме построения путеводителя. Справочные данные состоят из номеров фондов, номеров описей по каждому фонду, в котором имеются документы по теме, крайних дат документов. В аннотации даются сведения о составе и содержании документов по теме. При наличии в схеме путеводителя подразделов и других более мелких делений аннотация состоит из соответствующих им частей. После каждой такой части могут указываться справочные данные о документах.

В конце описания каждой группы документов по одному вопросу указываются даты материалов и номера фондов, в которых они отложились (для тематического путеводителя по нескольким архивам вначале указывается название архива).

Внутренняя систематизация сведений о видах документов и методика их описания такая же, как в путеводителе по фондам архива(ов).

В тематический путеводитель включается список фондов, который содержит номера и названия фондов, если он по нескольким архивам, то в списке фондов вначале указывается название архива.

 

Характеристика фонда в кратком справочнике

по фондам архива

 

4.3.22. Характеристика фонда в кратком справочнике состоит из его названия, номера, объема и крайних дат документов фонда. Она может быть дополнена данными о фондообразователе, содержании и составе документов фонда.

4.3.23. Название фонда в кратком справочнике дается как в путеводителе по фондам архива и дополняется указанием на даты деятельности учреждения-фондообразователя.

Пример: Главное управление силикатной и вяжущей промышленности (Главсиликатпром) Министерства промышленности строительных материалов РСФСР (1938 - 1957 гг.).

Если учреждение является действующим, указывается лишь дата его образования, а для фондов первой и второй категорий даются сведения об изменениях в названии и подчиненности учреждения.

Пример: Государственный плановый комитет Совета Министров СССР (Госплан СССР). Образ. 22 февраля 1921 г.

До 30 сентября 1965 г.:

Государственная общеплановая комиссия при Совете Труда и Обороны РСФСР

22 февраля 1921 г. - 17 июля 1923 г.;

Государственная плановая комиссия при Совете Труда и Обороны СССР (Госплан СССР)

17 июля 1923 г. - 3 февраля 1931 г.;

при Совете Народных Комиссаров - Совете Министров СССР

3 февраля 1931 г. - 13 августа 1946 г.;

Совета Министров СССР

13 августа 1946 г. - 9 января 1948 г.;

Государственный плановый комитет Совета Министров СССР (Госплан СССР)

9 января 1948 г. - 25 мая 1955 г.;

24 ноября 1962 г. - 13 марта 1963 г.;

Государственный плановый комитет Высшего Совета народного хозяйства СССР (Госплан СССР)

13 марта 1963 г. - 30 сентября 1965 г.

Для сложных по составу фондов первой и второй категории могут даваться сведения об их структуре, которые помещаются после справочных данных о фонде.

Названия объединенного фонда и фондов, включенных в групповую характеристику, даются, как в путеводителе, с указанием крайних дат деятельности организаций, составляющих объединенный фонд или вошедших в групповую характеристику. Подчиненность фондообразователя не указывается, за исключением случая, когда в состав фонда входят документы фондообразователей, подчиненных одному и тому же вышестоящему учреждению. Названия фондов первой и второй категории дополняются указанием изменений в названии и подчиненности организаций.

Пример: Объединенный фонд.

Объединения и главные управления энергетической промышленности (1921 - 1939 гг.):

1. Главное электромеханическое управление (Главэлектро) ВСНХ СССР. 6 июня 1921 г. - 1 марта 1930 г.

До 30 октября 1922 г. - Главное управление электротехнической промышленности (Главэлектро) ВСНХ.

2. Государственное Всесоюзное объединение энергетического хозяйства (Энергоцентр) ВСНХ СССР - Наркомтяжпрома СССР

11 января - 26 марта 1932 г.

3. Главное управление энергетического хозяйства (Главэнерго) Наркомтяжпрома СССР.

26 марта 1932 г. - 28 января 1939 г.

Если изменения в названии и подчиненности организаций касаются всех фондов, объединяемых групповой характеристикой, то сведения об этом указываются после типового названия фондов.

Пример: Исполнительные комитеты районных Советов депутатов трудящихся (райисполкомы)

Образ: в августе 1927 г.

До декабря 1939 г. -

районные исполнительные комитеты Советов рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов (РИКи).

Изменения в названии и подчиненности отдельных фондообразователей оговаривается особо.

Пример: Замарин Евгений Алексеевич (1884 - 1962 гг.), гидротехник, доктор технических наук, академик ВАСХНИЛ, заслуженный деятель науки и техники РСФСР.

Названия семейных и родовых фондов даются аналогично названию фонда, отложившегося в деятельности одного лица.

Название архивной коллекции дается в соответствии с учетными документами.

Пример: Документы видных деятелей энергетики (коллекция).

4.3.24. Справочные данные о фонде даются так же, как в путеводителе. Наличие в фонде первой категории значительной по объему группы документов организации-предшественника, преемника фондообразователя оговаривается после названия фонда.

Пример: Министерство финансов СССР (Наркомфин, Минфин СССР).

Образ. 26 октября (8 ноября) 1917 г.

До июля 1923 г. -

Народный комиссариат финансов РСФСР (Наркомфин РСФСР) ф. 7733, 48145, дд. за 1922 - 1948 гг.

В справочных данных указывается состав научно-справочного аппарата к документам фонда. Если для всех фондов, включенных в справочник, имеются одни и те же виды научно-справочного аппарата, их наличие оговаривается в предисловии к справочнику, а в справочных данных к фондам опускается.

Справочные данные к объединенным фондам и в групповых характеристиках даются так же, как и в путеводителе.

4.3.25. Для кратких справочников по фондам нескольких архивов республики, края, области составляются групповые характеристики на одноименные фонды любой категории. Они строятся так же, как в кратком справочнике по одному архиву, но в справочные данные перед номером фонда включается сокращенное или условное обозначение архива.

 

Справочник аппарат к путеводителям

 

4.3.26. Основными элементами справочного аппарата для путеводителя и его видов являются: титульный лист, оглавление (содержание), предисловие, указатели (см. подраздел 4.4).

К путеводителю составляются указатели: предметный, его разновидности - именной, географический, указатель фондов.

Для краткого справочника целесообразно составлять алфавитный указатель сокращенных названий фондов. Сокращенные названия не раскрываются, а дается отсылка на соответствующую страницу основного текста справочника, например: Главстрой Минвкуспрома 233.

В состав справочного аппарата к путеводителю по фондам архива и тематическому путеводителю входят также список сокращений и общий библиографический список (см. п. 4.3.16).

В качестве приложений к путеводителям могут составляться: справка по истории административно-территориального деления, терминологический словарь, содержащий объяснение и толкование специальных терминов, устаревших понятий и др.

 

4.4. Указатели

 

4.4.1. В системе научно-справочного аппарата указатели, в том числе указатели к описям и документам фонда, могут быть самостоятельными архивными справочниками или элементом справочного аппарата к ним.

 

Указатели, являющиеся самостоятельными

архивными справочниками

 

4.4.2. Указатели, являющиеся самостоятельными архивными справочниками, составляются к описям (документам) одного фонда или их совокупности и, как правило, без просмотра дел.

Указатели к описям одного фонда составляются, если фонд содержит большое количество описей, имеет сложную структуру, документы содержат многостороннюю информацию.

Указатели к описям нескольких фондов составляются на фонды однородных по функциям организаций, последовательно сменявших друг друга; на фонды организаций одной отрасли с аналогичными функциями, одна из которых является вышестоящей по отношению к другим; на фонды организаций одной отрасли.

Ссылочные данные в рубриках указателя к описям одного фонда даются на номер описи и порядковые номера дел; для межфондового указателя они дополняются указанием на номер фонда.

4.4.3. Указатели к документам фонда(ов) составляются на основе изучения самих документов. Указатель может быть создан к документам одного фонда, нескольких фондов одного архива (межфондовые указатели), нескольких фондов группы архивов (межархивные указатели).

Указатели составляются к фондам многопрофильных учреждений с часто используемыми документами, а также для издания.

 

Указатель как элемент справочного аппарата

к архивному справочнику

 

4.4.4. Указатель как элемент справочного аппарата к архивному справочнику составляется для ускорения поиска информации по аспектам, не совпадающим с группировкой основного текста справочника.

Указатели могут составляться ко всем типам архивных справочников. Они охватывают основной текст справочника и его приложения.

Ссылочные данные указателя к описи даются на порядковые номера дел, к путеводителю и обзору - на страницу справочника, к каталогу - на индекс каталожной карточки.

 

Виды указателей

 

4.4.5. Указатели могут быть: предметными (общими и специальными), именными, географическими (как разновидности предметных), хронологическими и др.

По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные и систематические указатели. Алфавитное расположение понятий применяется для указателей, содержащих однородные понятия (фамилии, географические объекты и т.д.). В указателях, раскрывающих содержание дел, документов в отраслевом или тематическом плане, структура основной части строится в систематическом (логическом) порядке, а алфавитное расположение понятий выступает на последнем этапе систематизации.

 

Построение указателей

 

4.4.6. Основным элементом указателя является рубрика, состоящая из предметного понятия и поисковых данных.

В зависимости от назначения указателя рубрика может быть простой, т.е. не иметь подрубрик; сложной, т.е. иметь одну подрубрику или определение; гнездовой, т.е. иметь две или несколько подрубрик.

Примеры:

    простая рубрика   - Агротехника;

    сложная рубрика   - Эпидемии, борьба с ними;

    гнездовая рубрика - Авиация

                        - военная

                        - гражданская.

4.4.7. По структуре рубрик различаются указатели глухие и аннотированные (краткие и полные).

Глухими называются указатели, рубрики которых включают только обозначения понятий и ссылочные данные.

Пример: Краеведческие музеи, оп. 2, д. 15, оп. 3, д. 18.

Аннотированными краткими называются указатели, в рубрики которых, кроме обозначения понятия и ссылочных данных, входят краткие пояснения и определения, а аннотированными полными - указатели, в состав статьи которых входят более подробные характеристики.

Сведения для подобных характеристик даются за период, который охватывается указателем.

Примеры:

    аннотированный краткий указатель - Садеков Халил Садекович, председатель

                                       Сергачского уисполкома.

    аннотированный полный указатель  - Садеков Халил Садекович, председатель

                                       Сергачского уисполкома, кандидат в

                                       члены губисполкома, делегат 3, 5, 7

                                       и 8 пленумов губисполкома

                                       1927 - 1929 гг.

Указатели к документам являются, как правило, аннотированными. Степень аннотирования определяется целевым назначением указателя, его тематикой, составом и содержанием документов.

4.4.8. Связь между близкими понятиями в указателе осуществляется путем применения общих ссылок (отсылок) - "см." и частных - "см. также". Общая ссылка - это отсылка от одной рубрики к другой, в которой собираются все необходимые сведения о понятии. Как правило, она дается:

- от синонимов, не принятых в качестве рубрики или подрубрики:

ссудный капитал см. кредит;

этика см. мораль;

- от сокращенной формы понятия к полной и наоборот:

нэп см. новая экономическая политика;

КПСС см. Коммунистическая партия Советского Союза;

- от частного, видового понятия к родовому, если в указателе принята система давать ссылочные данные только в сложной рубрике:

градостроительство см. архитектура;

плавание см. водный спорт;

- от второго и последующих из группы понятий, соединенных союзом "и" или запятыми, к первому:

фабрики см. заводы и фабрики;

радиотехника см. радио и радиотехника;

- от понятия в прямой форме к понятию в инверсной форме:

местная промышленность см. промышленность местная;

банковский капитал см. капитал банковский.

Частная ссылка - это ссылка от одной рубрики к другой, за которой собираются дополнительные сведения о понятии. Она, как правило, применяется:

- для связи родового понятия с видовым, если они составляют отдельные статьи указателя:

хвойные леса см. также еловые леса, сосновые леса;

- для понятий, связанных ассоциативными отношениями:

продовольственная политика см. также экономическая политика.

4.4.9. Основные требования, предъявляемые при составлении указателей, - полнота, т.е. отражение всех наиболее существенных понятий, содержащихся в тексте, и точность, т.е. правильность указания на местонахождение информации.

 

Предметный указатель

 

4.4.10. В предметном указателе наименования предметов расположены в алфавитном порядке.

Предметный указатель может быть общим, включающим предметные понятия различного характера, и специальным, состоящим из однородных предметных понятий (указатель видов документов; авторский и учреждений; структурный, отраслевой и т.д.). В состав рубрики предметного указателя входят обозначения научных понятий, исторических фактов, событий, явлений, названий учреждений, организаций, предприятий и т.д. Наименование рубрик и подрубрик дается в именительном падеже. По форме общий предметный указатель составляется только глухим. Специальные предметные указатели могут быть глухими и аннотированными.

 

Географический указатель

 

4.4.11. Предметами рубрик в географическом указателе являются наименования государств, административно-территориальных единиц, морей, рек и других географических названий. Если тот или иной географический пункт был переименован и в тексте он проходит под старым и новым названием, за основное принимается обозначение, являющееся хронологически последним. Старое название в таком случае указывается рядом с новым, в скобках. Оно также вносится в указатель в соответствующей алфавитной последовательности со ссылкой на новое название:

- Свердловск (Екатеринбург), г.;

- Екатеринбург см. Свердловск.

Сложные географические наименования вносятся в указатель по первому слову:

- Ленинск-Кузнецкий, г.;

- Белая Церковь, г.

Наименования обобщающих географических или административно-территориальных единиц включаются в указатель без конкретизации, в том виде, в каком они названы в тексте:

- Сибирь;

- Поволжье;

- Урал.

 

Именной указатель

 

4.4.12. Именной указатель включает фамилии, имена, псевдонимы, прозвища, клички. Он может быть глухим, аннотированным кратким и аннотированным полным. В именной указатель вносятся наименования лиц в той форме, в которой они занесены в справочник. Это наименование считается основным. Если основное наименование дано неполностью (только имя, прозвище, псевдоним), но оно общеизвестно, то полное имя приводится вслед за наименованием лица, в скобках. Одновременно полное имя вносится в указатель под соответствующей буквой алфавита со ссылкой на основное обозначение лица в указателе:

- Киров (Костриков С.М.);

- Костриков С.М. см. Киров.

Если одно и то же лицо упоминается в указателе под несколькими именами, то все сведения и ссылочные данные о нем сосредоточиваются под основным наименованием данного лица, за которое принимается общеизвестное наименование, упомянутое в тексте. Все остальные наименования указываются в скобках вслед за основным, а также в соответствующих местах указателя со ссылкой на него:

- Цхакая М.Г. (Миха, Леонов, Турген);

- Леонов см. Цхакая М.Г.;

- Миха см. Цхакая М.Г.;

- Турген см. Цхакая М.Г.

Если в написании одной и той же фамилии имеются разночтения, то сведения и ссылочные данные даются под правильным наименованием лица. Разночтения приводятся в скобках вслед за правильным написанием, а также в соответствующем алфавитном порядке с ссылками на него:

- Кессель К.И. (Кеслер, Кестнер).

- Кеслер см. Кессель К.И.

- Кестнер см. Кессель К.И.

Фамилии, имена и отчества передаются в указателе по современному фонетическому обозначению. Старые написания, имеющиеся в тексте, указываются вслед за современными, в скобках, и также вносятся в указатель со ссылкой на современную форму.

- Александров (Олександров).

- Олександров см. Александров.

При упоминании в тексте лиц с одинаковой фамилией и инициалами, имена и отчества даются по возможности полностью и делаются пояснения:

- Федоров Матвей Федорович (московский купец).

- Федоров Михаил Федорович (поэт).

- Рождественский Всеволод (поэт).

- Рождественский В. (художник).

Двойные фамилии заносятся в именной указатель по первому слову без инверсии:

- Сергеев-Ценский С.Н.

Иностранные фамилии передаются в русской транскрипции, причем частицы (фон, дер, ва, ле, аль, ди, де и др.), имеющиеся в них, приводятся после фамилии и инициалов, если они не срослись с фамилией:

- Бьюкенен И.А.

- Витторио Л.

- Гольц А.С. фон дер.

- Леклер Т.И.

- Энвер-паша.

 

Хронологический указатель

 

4.4.13. В хронологическом указателе даты событий или даты документов располагаются в хронологическом порядке. Указатель составляется глухим.

Пример хронологического указателя к решениям облисполкома:

    1929 г. - оп. 1, дд. 1 - 10.

              оп. 2, дд. 10 - 11.

              оп. 5, дд. 2 - 4.

    1930 г. - оп. 1, дд. 11 - 17.

              оп. 3, д. 51.

              оп. 4, д. 1.

 

4.5. Обзоры документов

 

4.5.1. Обзор - архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, предназначенный для информации заинтересованных учреждений и научной общественности о документах. Видами обзора являются обзор фонда и тематический обзор.

Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного архивного фонда.

Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких фондов по определенной теме.

4.5.2. Выбор фонда или темы для составления обзора определяется задачами развития науки, техники, культуры, искусства на современном этапе, актуальностью избранной темы, научной ценностью документов фонда, степенью изученности фонда.

Для обзоров, предназначенных к изданию, должно учитываться наличие качественного НСА к фонду.

 

Построение обзора

 

4.5.3. Обзор состоит из характеристики учреждений-фондообразователей, характеристики документов и справочного аппарата.

4.5.4. Основными схемами построения обзоров являются: структурная, отраслевая (функциональная), тематическая, хронологическая. Структурная схема применяется только в обзорах фондов учреждений с отчетливо выраженной, устойчивой структурой, когда структурные части отражают функции фондообразователя, а содержание документов не дублируется в нескольких структурных подразделениях. Названия структурных частей при такой схеме выступают в качестве разделов характеристики обзора.

Отраслевая (функциональная) схема в обзорах фондов применяется, когда фондообразователь не имеет структуры, когда структурные части нечетко отражают функции фондообразователя или когда структура часто изменялась.

В тематических обзорах отраслевая (функциональная) схема применяется для тем, отражающих конкретную деятельность определенной системы учреждений, направления развития тех или иных сторон государственного управления, экономики, науки, культуры и т.д.

Построение обзора по тематической схеме предусматривает объединение сведений о документах по содержанию.

Применение хронологических схем в обзорах ограничивается теми случаями, когда необходимо выделить отдельные периоды в деятельности учреждений, или оттенить характер документов, отражающих последовательность происходивших исторических событий.

Для обзоров фондов личного происхождения используется схема систематизации документов фондов.

 

Описание документов в обзоре

 

4.5.5. Информация о документах в обзоре должна быть четкой, точной, конкретной, компактной, что достигается путем дифференцированного подхода к использованию групповых и индивидуальных аннотаций.

В групповых аннотациях информация представляется в обобщенной форме с указанием разновидности документов, их авторов (автора), краткого описания содержания, хронологических рамок, подлинности и объема документов.

Групповые аннотации могут дополняться индивидуальными, в которых полнее и детальнее раскрывается содержание наиболее важных и значимых документов.

4.5.6. При аннотировании документов в обзорах может быть дана их оценка как исторических источников, показана степень их сохранности, степень подробности содержащихся в документах сведений о конкретных фактах и событиях, может быть отмечено, в каком фонде (архиве) имеются документальные сведения. К цитированию документов прибегать не рекомендуется. Аннотации сопровождаются поисковыми данными, состоящими из номеров фондов, описей, дел и листов.

 

Справочный аппарат обзора

 

4.5.7. В состав справочного аппарата входят: титульный лист, оглавление, список сокращений; для тематических обзоров - список фондов, информация о которых включена в обзор; в необходимых случаях - библиографический список.

 

4.6. Автоматизированные информационно-поисковые системы

по документам государственных архивов

 

4.6.1. Автоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС) по документам государственных архивов создаются в целях совершенствования методов и форм информационного обслуживания. В АИПС обработка и поиск данных осуществляется с помощью электронно-вычислительных машин.

4.6.2. На основе машинных методов обработки, хранения, поиска и выдачи информации АИПС обеспечивает однократный ввод в систему документной информации и ее многократное и многоцелевое использование: выдачу поисковых данных о необходимых архивных документах, делах, фондах; выдачу описаний документов в ответ на тематические запросы; подготовку путеводителей, указателей и других справочников и справочно-информационных изданий об архивных документах.

4.6.3. При решении вопроса о целесообразности разработки АИПС в государственных архивах следует:

- изучить информационные потребности организаций, ученых и специалистов, которые являются в настоящее время или могут быть в будущем потребителями информации, содержащейся в архивных документах (для этой цели необходимо исследовать количественные характеристики и тематику информационных запросов);

- определить виды и выбрать тематику архивных документов, удовлетворяющих требованиям целесообразности перевода на автоматизированный поиск.

4.6.4. При разработке АИПС следует использовать типовые проекты. Целесообразно также арендовать машинное время в организациях, располагающих вычислительной техникой, и использовать услуги информационно-вычислительных центров других систем.

 

4.7. Подготовка архивных справочников к изданию

 

4.7.1. Основной задачей издания архивных справочников является научная информация о документах государственных архивов в целях расширения сферы их использования.

4.7.2. Архивными учреждениями могут готовиться к изданию:

- справочники, дающие общее представление о государственных архивах СССР, республики, края, области, региона, государственных архивах определенного профиля (путеводители, краткие справочники, очерки, обзоры и др.);

- справочники, содержащие информацию об архивных фондах (путеводители, краткие справочники о фондах одного или нескольких архивов);

- справочники, раскрывающие состав и содержание дел архивных фондов (описи, указатели, обзоры);

- справочники, информирующие о содержании отдельных документов (каталоги, указатели, обзоры).

4.7.3. При подготовке архивных справочников для издания, определении их тематической направленности проводится отбор информации для включения в справочники с учетом ее актуальности и общественных потребностей в ней.

4.7.4. При подготовке архивных справочников для издания соблюдается следующая схема расположения элементов структуры справочника: титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, основная часть, приложение, указатели (перечислены в порядке их расположения в пределах справочника). В зависимости от вида, целевого назначения состав элементов справочника может быть различным.

4.7.5. На титульном листе в соответствии с действующими ГОСТами размещаются следующие информационные сведения:

- надзаголовочные данные (название учреждения, от имени которого выпускается издание);

- заглавие издания;

- подзаголовочные данные (сведения о виде повторное или периодичности издания и др.);

- выходные данные (сведения об издательстве, месте и годе издания).

Титульный редактор, состав редколлегии, составители, совещательный орган, рекомендовавший справочник к изданию, аннотация издания и знак охраны авторского права указываются на обороте титульного листа.

4.7.6. Предисловие отражает следующие сведения: цель издания, его читательское назначение, обоснование важности и актуальности тематики (для справочников тематического характера); краткие исторические сведения об объекте (объектах) описания; тематические и хронологические границы; общую характеристику структуры издания, особенности распределения сведений между отдельными разделами основной части; методические указания о пользовании изданием, способах поиска в нем информации; критерии отбора первоисточников, способы их описания в издании; состав справочного аппарата, его особенности; взаимосвязь с другими изданными архивными справочниками.

4.7.7. Приложения размещаются перед указателями. При наличии нескольких приложений в начале помещается материал, способствующий раскрытию состава и содержания архивных фондов.

Приложениями могут являться:

- материалы, дополняющие информацию об архивных фондах;

- терминологический словарь, содержащий объяснение и толкование специальных терминов и малоупотребительных, устаревших понятий;

- переводная таблица архивных шифров, если включенные в справочник описания документов, дел, фондов вошли ранее в научный оборот под другими архивными шифрами;

- библиографический список (связанный с содержанием основной части) может содержать информацию о публикациях документов, исследованиях, написанных по документам архива, справочно-информационных изданиях и т.д. Описание литературы в библиографическом списке дается в соответствии с действующим ГОСТом;

- материалы рекламно-справочного характера (правила или извлечения из правил работы читального зала, списки адресов и телефонов, порядок оформления заказов на изготовление копий документов и др.).

Каждое приложение должно иметь правильно оформленный заголовок и порядковый номер.

Издаваемые архивные справочники могут снабжаться иллюстрациями, в качестве которых используются текстовые, изобразительные документы. Каждая иллюстрация должна сопровождаться подписью, в которой указывается вид и содержание иллюстрации.

4.7.8. Указатели к справочнику могут составляться предметные, в том числе именные, географические. К небольшому по объему справочнику может составляться один общий (комбинированный) указатель, в который входят понятия всех перечисленных выше указателей. При наличии нескольких указателей предметный указатель помещается впереди именного и географического указателей.

Рукопись справочника должна пройти редактирование, при котором она рассматривается с точки зрения правильности отбора документов, включаемых в издание; соответствия научного уровня включенных в справочник описаний информационным потребностям; структуры справочника, последовательности размещения и оформления всех элементов; правильности расположения описаний по разделам и подразделам основной части; избранной формы описания; состава указателей, целесообразности данных видов указателей и правильности их редакционно-технической обработки.

4.7.9. Подготовка архивных справочников для издания проводится архивными управлениями и отделами, центральными государственными архивами СССР, центральными республиканскими, краевыми и областными государственными архивами. Для подготовки каждого конкретного издания организуется авторский коллектив, определяется состав редколлегии или научный редактор. Редколлегия, научный редактор осуществляют общее научное руководство по подготовке издания, научное редактирование рукописи. Из числа непосредственных исполнителей авторского коллектива выделяется ответственный составитель, осуществляющий организационное руководство работой.

На каждый подготавливаемый архивный справочник составляется план-график (если его подготовка длится несколько лет), координационный план (если участвует несколько организаций), план-проспект издания, рабочая инструкция (если возникают сложные методические вопросы, которые нельзя решить на основе существующих нормативно-методических документов). Для справочников, которые могут быть подготовлены к изданию в течение одного календарного года, отдельный план-график может не составляться, а этапы работы, сроки ее выполнения отражаются в общих планах работы архивного учреждения и в плане научно-издательской работы.

Подготовленная и отредактированная рукопись справочника должна быть обсуждена научным советом архивного учреждения, который рекомендует ее к изданию. Наряду с обсуждением организуется рецензирование рукописи (внутреннее и внешнее). Рукопись, подготовленная к передаче в издательство, должна быть оформлена в соответствии с действующим ГОСТом. Авторский текстовой оригинал передается в издательство вместе с сопроводительным письмом и необходимыми приложениями: выписка из плана научно-издательской работы (см. п. 7.2.03), не менее двух положительных рецензий, выписка из решения научного совета, рекомендовавшего рукопись к изданию, справка об исправлениях по замечаниям рецензентов, а также другие документы в соответствии с установленным порядком подготовки материалов, предназначенных для опубликования.

 

Раздел 5. КОМПЛЕКТОВАНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВНОГО

ФОНДА СССР И ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

 

5.1. Комплектование Государственного архивного фонда СССР

 

5.1.1. Комплектование государственного архивного фонда СССР - это систематическое дополнение архивов профильными для них документами, имеющими политические, народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение.

5.1.2. Научную основу комплектования составляют принципы классификации документов ГАФ СССР, критерии определения источников комплектования государственных архивов, принципы и критерии экспертизы ценности документов (см. п. п. 1.07; 5.1.6; 5.2.2).

5.1.3. Комплектование документами государственных архивов проводится под руководством и контролем Главного архивного управления при Совете Министров СССР, главных архивных управлений при советах министров союзных республик, архивных управлений (отделов) при советах министров автономных республик, крайоблисполкомов.

Главархив СССР дает разрешение на передачу документов из архивов одной республики в архивы другой союзной республики по согласованию с советами министров этих республик.

5.1.4. Комплектование государственных архивов включает:

- определение источников комплектования государственных архивов;

- определение состава документов, подлежащих государственному хранению;

- прием документов в государственные архивы;

- распределение документов между государственными архивами.

 

Источники комплектования государственных архивов

 

5.1.5. Источниками комплектования государственных архивов являются учреждения, организации, предприятия и лица, в деятельности которых создаются документы, имеющие политическое, народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение.

5.1.6. Определение учреждений - источников комплектования государственных архивов осуществляется с учетом следующих основных критериев: значения учреждения в системе органов власти и управления, в отраслевой ведомственной системе; полноты отражения деятельности учреждения в документах вышестоящих и других учреждениях; соответствия документов учреждения профилю государственного архива.

При определении круга лиц, документы которых целесообразно принять на государственное хранение, используются следующие критерии: значение лица в развитии науки, культуры и других областей общественной жизни, роль лица в качестве участника или очевидца выдающихся событий в жизни общества; значение учреждения - места службы фондообразователя; значение исторического периода, в котором протекала деятельность лица; родственные, творческие, дружеские и служебные связи лица.

5.1.7. Комплектование государственных архивов осуществляется в соответствии со списками учреждений (лиц) - источников комплектования архива.

Списки учреждений разрабатываются государственными архивами на основе примерных списков, издаваемых Главархивом СССР, утверждаются и уточняются в порядке, установленном вышестоящим главным архивным управлением (отделом). Предложения о внесении изменений в списки обсуждаются на экспертно-проверочной (экспертной) комиссии (ЭПК, ЭК) государственного архива. Списки переутверждаются не реже чем раз в 5 лет.

Решения о включении (исключении) учреждений, организаций, предприятий в списки доводятся до их сведения учреждениями государственной архивной службы.

5.1.8. Государственные архивы ведут систематическую работу по уточнению списков источников их комплектования документами. Основанием для внесения изменений в списки учреждений (лиц) - источников комплектования являются: указания Главархива СССР об изменении или уточнении списков и решение ЭПК; создание или ликвидация отдельных учреждений, изменение функций или масштаба их деятельности, изменение подчиненности учреждений; передача учреждений под контроль другому государственному архиву; решение о целесообразности (нецелесообразности) включения в списки определенного учреждения (лица) или о необходимости изменения порядка комплектования государственного архива документами данного учреждения.

 

Определение состава документов, подлежащих

государственному хранению

 

5.1.9. Состав документов, подлежащих государственному хранению, определяется в результате экспертизы ценности документов (см. подраздел 5.2).

5.1.10. Учреждения государственной архивной службы принимают меры по розыску документов ГАФ СССР, не поступивших по каким-либо причинам в государственные архивы.

Для пополнения состава фондов утраченные подлинники могут быть заменены копиями документов, изъятыми из других фондов.

 

Прием документов на государственное хранение

 

5.1.11. Документы, подлежащие государственному хранению, принимаются в государственные архивы по истечении следующих предельных сроков:

- документы высших органов государственной власти и управления СССР, союзных и автономных республик, местных Советов народных депутатов, министерств, ведомств и других органов государственного управления, Верховного Суда СССР и верховных судов союзных и автономных республик, Государственного арбитража при Совете Министров СССР, государственных арбитражей при советах министров союзных и автономных республик, органов Прокуратуры СССР, отраслевых академий, союзных и республиканских органов общественных организаций, других учреждений, организаций и предприятий союзного и республиканского подчинения - 15 лет;

- документы учреждений, организаций и предприятий краевого, областного и окружного подчинения - 10 лет;

- документы учреждений, организаций и предприятий районного и городского подчинения, колхозов - 5 лет;

- записи актов гражданского состояния, документы по личному составу, записи нотариальных действий, судебные дела - 75 лет;

- научно-техническая документация - по миновании практической надобности, но не свыше 25 лет;

- кинофильмы, киножурналы, сюжеты кинолетописи, звукозаписи, видеозаписи - по окончании копирования, но не свыше 3 лет;

- фотоснимки - 3 лет;

- магнитные ленты и диски и другие машинно-ориентированные документы - 5 лет.

Фотоснимки и звукозаписи, входящие в состав управленческой документации, хранятся в течение сроков, предусмотренных для хранения этой документации в соответствующих государственных и общественных организациях.

Кинодокументы, фотодокументы, звуко- и видеозаписи, машинно-ориентированные документы, входящие в состав научно-технической документации, хранятся в течение сроков, предусмотренных для хранения научно-технической документации.

В необходимых случаях сроки хранения документов в отраслевых ведомственных системах СССР продлеваются Главархивом СССР.

Досрочный прием документов в государственные архивы от ликвидированных учреждений производится только в том случае, если полностью ликвидировано ведомство и имеется правительственный акт о передаче документов на государственное хранение.

5.1.12. Документы, поступившие в государственные районные и городские архивы с переменным составом документов, передаются в республиканские, краевые и областные архивы, их филиалы в порядке, устанавливаемом главными архивными управлениями союзных республик.

5.1.13. Прием документов от учреждений в государственные архивы, как правило, проводится ежегодно в соответствии с графиками, утвержденными руководством государственного архива и соответствующего учреждения. Государственные архивы по согласованию с вышестоящими архивными управлениями (отделами) могут устанавливать прием документов не ежегодно, а один раз в пять лет.

Особо ценные документы принимаются в государственные архивы по отдельным описям вместе с необходимым научно-справочным аппаратом, со страховыми копиями и актами о их техническом состоянии, изготовленными силами и за счет средств учреждений, которые передают документы на государственное хранение.

5.1.14. Документы личного происхождения поступают в государственные архивы:

- безвозмездно по договору дарения и по завещанию, по решению суда или нотариальных органов о признании документов бесхозяйными или из других государственных хранилищ;

- по договору купли-продажи;

- по решению суда об изъятии бесхозяйственно содержащихся документов.

Документы личного происхождения могут быть приняты в государственный архив на временное хранение (депонирование) по заявлению владельца документов.

5.1.15. Вопросы приема документов личного происхождения в государственные архивы решаются экспертно-проверочными комиссиями архивных учреждений. На заседании ЭПК рассматриваются заявление владельца, опись документов личного происхождения, составленная при их первичной разборке, заключение о ценности этих документов эксперта государственной архивной службы или соответствующего специалиста.

При рассмотрении вопроса о приобретении документов личного происхождения за денежное вознаграждение на ЭПК предоставляется также проект расценочной описи с указанием денежной оценки документов. О принятом ЭПК решении владельцу сообщается в официальном письме.

5.1.16. Предварительный просмотр документов личного происхождения в целях отбора на государственное хранение, их первичная систематизация, составление описи и подготовка заключения о ценности документов может проводиться на дому у владельца или по договоренности с ним в государственном архиве.

5.1.17. Документы учреждений принимаются в государственные архивы по описям, утвержденным экспертно-проверочными комиссиями (Приложение 31). Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи (Приложение 35), составляемым в двух экземплярах.

5.1.18. Перед приемом документов от учреждения представитель государственного архива проводит в учреждении проверку физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов госархивом составляется акт; их устранение (фумигация, реставрация и т.д.) проводится силами учреждения.

5.1.19. При передаче документов учреждением в государственный архив сдается два экземпляра описи, помимо контрольного экземпляра, который поступает в государственный архив после утверждения описи экспертно-проверочной комиссией. Прием дел проводится поединично по описям, особо ценные дела принимаются с проверкой количества листов в них. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Четвертый экземпляр описи вместе с экземпляром акта остается в учреждении.

Если при приеме обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием принимаемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера непринятых дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение, причины их отсутствия - в графе "Примечания" (Приложение 35) или в прилагаемой к акту справке учреждения.

Учреждение, передающее документы, обязано принять меры по розыску отсутствующих дел.

5.1.20. При первом приеме документов от учреждения в государственный архив представляется историческая справка об этом учреждении. При последующих передачах документов этого учреждения в государственный архив дается дополнение к исторической справке о произошедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности учреждения.

5.1.21. Прием в государственный архив документов личного происхождения осуществляется по описи, составленной владельцем или государственным архивом, либо по акту. При безвозмездной передаче документов личного происхождения основанием их передачи в государственный архив является заявление владельца. Прием в государственные архивы документов личного происхождения, поступивших на основании договора дарения и оцененных архивом на сумму более 500 рублей, а также по завещанию оформляется через нотариальные органы в установленном порядке. Прием документов на основании договора купли-продажи оформляется через нотариальные органы по желанию сторон.

При приеме в государственный архив документов личного происхождения владельцу выдается расписка в приеме документов (Приложение 36).

5.1.22. Оформленный в установленном порядке договор между владельцем и государственным архивом является юридическим документом, по которому документы личного происхождения становятся государственной собственностью и включаются в состав Государственного архивного фонда СССР. При отрицательном решении вопроса о приобретении документов личного происхождения или несогласии владельца с их оценкой документы, если они находились в государственном архиве, возвращаются владельцу.

5.1.23. В случае бесхозяйственного обращения документы могут быть изъяты у их владельца по решению суда. Иск об изъятии документов личного архива может быть предъявлен владельцу и без предупреждения при возникновении угрозы гибели документов. За изъятые в судебном порядке документы личных архивов их владельцам выплачивается денежное вознаграждение.

5.1.24. Прием в государственный архив документов личного происхождения на депонирование производится по заявлению владельца и оформляется актом, в котором указывается срок депонирования, права и взаимные обязательства владельца и государственного архива по отношению к документам. Один экземпляр акта остается в государственном архиве, второй - передается владельцу.

5.1.25. Передача документов из одного государственного архива в другой государственный или ведомственный архив оформляется актом приема-передачи документов (Приложение 5), составляемом в двух экземплярах. Один экземпляр акта хранится в архиве-сдатчике, другой - в деле фонда в архиве, принявшем данный фонд.

 

5.2. Экспертиза ценности документов

 

5.2.1. Экспертизой ценности документов называется изучение документов на основании принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.

С учетом критериев экспертизы проводится также выявление особо ценных документов.

5.2.2. Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов партийности, историзма, комплексности и всесторонности путем комплексно применяемых критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. К критериям происхождения относятся: значение учреждения или лица в жизни общества; значимость событий (явления, предмета), отраженного в документах; время и место образования документов. К критериям содержания относятся: значение имеющейся в документе информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа. К критериям внешних особенностей документов относятся: подлинность, наличие резолюции, виз, помет на документе; внешний вид документа, форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов (в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности, физическое состояние документа).

 

Организация экспертизы ценности документов

 

5.2.3. Экспертиза ценности документов проводится:

- в делопроизводстве учреждений;

- в ведомственном архиве;

- в государственном архиве как самостоятельный вид работы (целевая экспертиза), а также при описании и переработке описей дел архивных фондов.

5.2.4. Рассмотрение вопросов, связанных с определением состава государственного архивного фонда СССР, с экспертизой ценности документов и отбором документов на государственное хранение, осуществляется центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) Главного архивного управления при Совете Министров СССР, центральными экспертно-проверочными комиссиями главных архивных управлений при советах министров союзных республик, экспертно-проверочными (экспертными) комиссиями (ЭПК, ЭК) других учреждений государственной архивной службы СССР в пределах их компетенции.

5.2.5. Деятельность ЦЭПК, ЭПК, ЭК определяется положениями о них, разрабатываемыми на основе типовых положений, утвержденных Главархивом СССР, и оформляется протоколами и решениями.

5.2.6. Экспертиза ценности документов проводится как самостоятельный вид работы при наличии в фонде(ах) дел, не подлежащих хранению (не имеющих ценности, дублетных, поглощенных). В архиве экспертиза проводится, как правило, комплексно, т.е. по фондам вышестоящих и подведомственных учреждений одной системы, по фондам однородных учреждений, деятельность которых связана с определенной территорией и по фондам лиц, связанных служебными, родственными и иными отношениями. В этих целях составляется список фондов, подлежащих экспертизе с указанием очередности работ с ними.

5.2.7. Экспертизу ценности документов при описании и переработке описей архивных фондов целесообразно проводить:

- в процессе составления заголовков;

- в процессе систематизации по структурным частям и годам;

- при систематизации документов внутри структурной части или года.

 

Методика проведения экспертизы ценности документов

 

5.2.8. Подготовку к экспертизе ценности документов необходимо начинать с изучения истории фондообразователя и фонда, а также состава и содержания документов. Экспертиза ценности документов личного происхождения начинается с изучения биографических материалов, затем оценке подвергаются творческие документы, переписка, документы коллекций, имущественно-хозяйственные документы и другие.

Перед экспертизой ценности документов больших, сложных фондов или групп фондов составляется рабочая инструкция в соответствии с требованиями п. п. 8.2.3 - 8.2.5 настоящих Правил.

5.2.9. Для наиболее крупных и сложных, а также для однородных фондов (народных судов и т.д.) могут составляться примерные перечни документов, подлежащих и не подлежащих государственному хранению. К группам документов в перечнях даются пояснения о составе и содержании документов, остающихся на хранении, и о документах, которые могут быть отобраны к уничтожению по данной группе.

5.2.10. При экспертизе ценности изучение документов начинается с фондов вышестоящего учреждения, затем изучаются документы фондов подчиненных учреждений, определяется наличие дублетных или поглощенных документов. При этом устанавливается, где основные экземпляры таких документов должны быть оставлены на хранение. Каждое дело просматривается сотрудником, производящим экспертизу, полистно. Определение научной и практической ценности документов только по заголовкам в описях и на обложках дел не допускается.

При проведении экспертизы ценности документов учреждений советской эпохи, хранящихся в государственных архивах, для ориентировочного определения сроков хранения соответствующих категорий документов используются типовые перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, а также и типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения документов. Для установления приемов и методов работы по определению ценности документов используются методические рекомендации по оценке и отбору документов и т.п.

5.2.11. Документы, отложившиеся в период до проведения буржуазных реформ второй половины XIX в. включительно, как правило, к уничтожению не выделяются. Уничтожение документов за более позднее время, по 1945 г. включительно, осуществляется в установленном Главархивом СССР порядке.

5.2.12. При проведении экспертизы ценности документов учитывается характер повторения их информации в других документах (внутрифондовое, межфондовое повторение); вид, форма и полнота повторения. Выделение документов с повторяющейся информацией к уничтожению проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на государственное хранение.

5.2.13. На хранение могут оставляться, кроме подлинников, дублетные экземпляры особо ценных документов, а также документы при наличии виз, резолюций, помет и правок текста. Состав дублетных документов может уточняться архивом в зависимости от потребностей использования.

5.2.14. Документы, поврежденные в такой степени, что большая часть текста документов недоступна для прочтения, и восстановление их не представляется возможным, могут быть отобраны к уничтожению. В тех случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста поврежденных документов, они оставляются на хранение, реставрируются или фотокопируются.

5.2.15. Если в делах, отбираемых к уничтожению, наряду с преобладающим количеством документов, не имеющих научного и практического значения, находятся отдельные ценные документы, то они могут быть изъяты из таких дел и сформированы в самостоятельные дела.

Пример: В деле Ленинградского отделения Государственного издательства с заголовком "Счета разных лиц" имеется счет Маяковского В.В., который и оставляется на хранение; все другие документы временного срока хранения уничтожаются.

 

Оформление результатов экспертизы ценности документов

 

5.2.16. Результаты экспертизы ценности документов оформляются при целевой экспертизе актом (Приложение 26), а при описании и переработке описей актом (Приложение 29) и описью (Приложение 18). Акты и описи представляются на рассмотрение соответствующей ЭК, ЭПК, ЦЭПК. Акты нумеруются по каждому фонду отдельно, в валовом порядке.

5.2.17. После утверждения акта о выделении к уничтожению документы передаются на переработку на бумагоперерабатывающие фабрики и снимаются с учета в государственном архиве в соответствии с требованиями раздела 3 настоящих Правил.

Погрузка и вывоз на утилизацию документов осуществляется под контролем сотрудников архивохранилища (отдела), из фондов которого осуществлено их выделение, и главного хранителя фондов.

Передача дел оформляется приемосдаточной накладной, в которой указывается дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Накладная передается в бухгалтерию.

 

Выявление особо ценных документов

 

5.2.18. Выявление особо ценных документов осуществляется в следующей последовательности:

- выявление фондов, частей фондов;

- выявление дел по описям;

- непосредственный просмотр отобранных дел.

Выявление фондов проводится по ведомственно-отраслевым группам фондов или фондам (коллекциям) одного периода времени. Выявление документов проводится в основном по фондам первой и второй категории. Первоочередному просмотру в пределах намеченных фондов подлежат описи тех структурных частей фондов, в которых находятся наиболее информационно насыщенные комплексы дел, отражающие основную деятельность фондообразователя. По описям намечаются дела, предположительно содержащие особо ценные документы. Все выявленные по описям дела подвергаются непосредственному изучению для окончательного решения вопроса об их особой ценности.

5.2.19. На выявленные особо ценные документы составляются аннотированные перечни, которые рассматриваются ЭК (ЭПК) или методической комиссией архива и утверждаются руководством архива. После утверждения перечней проводится комплекс работ по учету особо ценных документов в соответствии с требованиями п. п. 3.25 - 3.29 настоящих Правил.

 

Раздел 6. ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО

И КОНТРОЛЬ ЗА РАБОТОЙ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ И ОРГАНИЗАЦИЕЙ

ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ УЧРЕЖДЕНИЙ

 

6.1. Государственные архивы в пределах предоставленных им Главархивом СССР и главархивами союзных республик прав и полномочий в целях качественного комплектования и обеспечения сохранности документов ГАФ СССР, находящихся на ведомственном хранении, осуществляют организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов и организаций документов в делопроизводстве учреждений, передающих документы на хранение в государственные архивы, а также привлекаются архивными органами к контролю за состоянием документов ГАФ СССР, хранящихся в ведомственных архивах постоянно, и оказанию этим ведомственным архивам методической помощи.

Ведомственным архивам и делопроизводственным службам учреждений, в процессе деятельности которых не образуются документы ГАФ СССР, государственными архивами оказывается методическая помощь в их работе, в том числе в организации хранения документов по личному составу.

6.2. Организационно-методическое руководство и контроль государственных архивов за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений предусматривает:

- осуществление совместно с учреждениями организационных и методических мероприятий по совершенствованию работы ведомственных архивов, экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве;

- ведение пофондового и статистического учета документов ГАФ СССР, в том числе особо ценных документов и копий страхового фонда, и по личному составу; проведение паспортизации ведомственных архивов;

- участие во внедрении, развитии и совершенствовании ГОСТов на организационно-распорядительную документацию (ОРД), Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) и Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД);

- проведение проверок работы ведомственных архивов, экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве учреждений;

- участие в проведении общественных смотров состояния делопроизводства и деятельности ведомственных архивов;

- организацию на договорных началах помощи ведомственным архивам в выполнении работ по обеспечению сохранности, упорядочению и использованию документов, а также по разработке нормативно-методических пособий и в создании страхового фонда копий особо ценных документов;

- изучение, обобщение и распространение передового опыта работы ведомственных архивов, экспертных комиссий учреждений и организации документов в делопроизводстве;

- повышение квалификации работников ведомственных архивов и делопроизводственных служб, председателей и членов экспертных комиссий учреждений;

- учет работы с учреждениями в государственном архиве.

 

Совершенствование работы ведомственных архивов,

экспертных комиссий учреждений и организации

документов в делопроизводстве

 

6.3. Государственные архивы совместно с учреждениями:

- участвуют по поручению архивных органов в подготовке проектов постановлений и решений советских органов и оказывают помощь при разработке проектов приказов учреждений, планов мероприятий по архивному делу и делопроизводству;

- участвуют в подготовке предложений руководству учреждений о совершенствовании ведомственного хранения документов, в том числе о создании центральных, объединенных ведомственных и междуведомственных архивов;

- рассматривают и готовят к согласованию соответствующими архивными органами:

- положения о ведомственных архивах <*>;

- положения об экспертных комиссиях учреждений <*>;

- инструкции по ведению делопроизводства <**>;

- типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел <**>.

--------------------------------

<*> Согласовываются с руководством архивного органа. По поручению архивных органов положения о ведомственных архивах учреждений, экспертных комиссиях могут согласовываться с государственными архивами.

<**> Согласовываются с ЭПК архивного органа. По поручению архивных органов инструкции по делопроизводству и конкретные номенклатуры дел могут согласовываться с государственными архивами.

 

При подготовке проектов положений о ведомственных архивах и экспертных комиссиях учреждений к согласованию государственные архивы проверяют правильность их составления в соответствии с Положением о ГАФ СССР и типовыми положениями о ведомственных архивах и экспертных комиссиях, разработанных Главархивом СССР.

При подготовке инструкций к согласованию государственные архивы проверяют правильность их составления в соответствии с требованиями ГОСТов на документы, ЕГСД и Правилами работы ведомственных архивов.

При подготовке номенклатур дел к согласованию государственные архивы проверяют правильность их составления в соответствии с требованиями ЕГСД и Правилами работы ведомственных архивов, а также полноту состава дел и документов, включенных в них.

Государственные архивы готовят к согласованию конкретные номенклатуры дел учреждений по мере необходимости, но не реже чем через пять лет после их предыдущего согласования;

- рассматривают, утверждают или готовят к утверждению экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа годовые разделы описей дел постоянного хранения (Приложение 31), перечни и описи особо ценных дел и документов; согласовывают или готовят к согласованию годовые разделы описей дел по личному составу. При подготовке годовых разделов описей дел постоянного хранения к рассмотрению экспертно-проверочными комиссиями государственными архивами проводится проверка правильности отбора документов на хранение, устанавливается степень полноты состава дел и документов, включенных в годовые разделы описей, качество описания дел, правильность оформления годовых разделов описей, наличие необходимого научно-справочного аппарата к описям и исторических справок к фондам, если описи фондов представляются впервые. После утверждения описи ее первый экземпляр в качестве контрольного хранится в государственном архиве;

- согласовывают графики представления описей дел на ЭПК архивного учреждения и передачи документов ГАФ СССР на государственное хранение. По договоренности с учреждениями планы работы ведомственных архивов учреждений согласовываются с государственными архивами;

- участвуют в работе ЦЭК (ЭК) учреждений;

- оказывают организационную и практическую помощь ведомственным архивам, экспертным комиссиям и делопроизводственным службам по подготовке и передаче документов ГАФ СССР на государственное хранение, организации внутриведомственного контроля, создании и организации работы объединенных ведомственных и междуведомственных архивов, в том числе по личному составу, по нормированию труда работников ведомственных архивов и другим направлениям их деятельности;

- разрабатывают и внедряют методические пособия по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;

- оказывают методическую и практическую помощь учреждениям в подготовке ими нормативно-методических пособий по вопросам работы ведомственных архивов, экспертных комиссий, организации документов в делопроизводстве и их внедрении;

- участвуют в разработке и проводят практическую работу по внедрению нормативно-методических документов по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве;

- участвуют в осуществлении научно-методического руководства по применению ЕГСД, УСОРД и ГОСТов в работе с документами;

- проводят совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов, экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве.

 

Учет документов ведомственных архивов

 

6.4. Государственные архивы ведут пофондовый и статистический учет документов, хранящихся в ведомственных архивах учреждений - источников их комплектования, по следующим установленным Главархивом СССР формам государственного централизованного учета и статистической отчетности:

- паспорту ведомственного архива по утвержденной статистической форме;

- карточке фонда (Приложение 25);

- сведениям об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01 каждого года (Приложение 11);

- описям дел постоянного хранения, утвержденным ЭПК (Приложение 31);

- описям особо ценных дел (Приложение 19);

- описям страхового фонда (Приложение 20).

6.4.1. Ежегодно на основе представляемых ведомственными архивами паспортов и других учетных документов (карточек фондов, сведений об изменении в составе и объеме фондов, описей дел, утвержденных на ЭПК и др.) государственными архивами составляется отчет о состоянии ведомственных архивов по утвержденной статистической форме.

Государственными архивами ежегодно проводится паспортизация ведомственных архивов. Паспорт ведомственного архива отражает его состояние на 01.01 каждого года. Паспортизация предусматривает:

- рассылку в учреждения бланков паспортов в 2-х экземплярах;

- проведение семинаров, инструктивных совещаний, консультаций и т.д. с заведующими ведомственными архивами и лицами, ответственными за архивы, по вопросам заполнения паспортов;

- оказание в учреждениях практической помощи по заполнению паспортов;

- выборочную проверку правильности заполнения паспортов непосредственно в учреждениях;

- анализ паспортов ведомственных архивов (при значительном количестве ошибок в заполнении паспорта он возвращается для исправления);

- проведение совещаний с заведующими ведомственными архивами и лицами, ответственными за архивы, по итогам заполнения паспортов;

- подготовку памяток и других методических указаний по ведению паспортов ведомственных архивов на основе проведенного анализа их заполнения.

6.4.2. Карточка фонда составляется ведомственным архивом на основании листа фонда на каждый фонд, подлежащий государственному хранению, и служит для учета состава, объема и состояния фонда, крайних дат документов фонда.

Карточка фонда представляется в государственный архив один раз; в дальнейшем ежегодно представляются сведения об изменениях в составе и объеме фондов.

Виды ведомственных архивов, представляющих карточки фондов в государственные архивы, определяются Главархивом СССР.

6.4.3. Описи дел постоянного хранения, описи особо ценных дел, утвержденные ЭПК, и описи страхового фонда документов служат для поединичного и суммарного учета названных категорий дел и единиц хранения страхового фонда и представляются в государственный архив по мере их утверждения ЭПК (составления).

Государственный архив ведет учет утвержденных ЭПК описей дел постоянного хранения.

6.4.4. Учет архивных фондов и дел, хранящихся в ведомственных архивах, ведется в государственном архиве централизованно, одним структурным подразделением (лицом).

 

Внедрение, развитие и усовершенствование ГОСТов

на ОРД, ЕГСД и УСОРД

 

6.5. Государственные архивы участвуют во внедрении, развитии и совершенствовании ГОСТов, ЕГСД и УСОРД в учреждениях путем:

- проведения совещаний и семинаров по вопросам организации внедрения ГОСТов на ОРД, ЕГСД и УСОРД с работниками учреждений;

- оказания помощи в организации и участия в совещаниях и семинарах, проводимых учреждениями по их внедрению;

- оказания помощи в подготовке учреждениями распорядительных документов по внедрению ГОСТов на ОРД, ЕГСД и УСОРД;

- изучения и обобщения практики внедрения в учреждениях ГОСТов на ОРД, ЕГСД и УСОРД и внесения соответствующих предложений по их совершенствованию.

 

Проведение проверок работы ведомственных архивов,

экспертных комиссий и организации документов

в делопроизводстве

 

6.6. Государственные архивы участвуют в комплексных проверках деятельности ведомственных архивов, экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве учреждений, проводимых главными архивными управлениями, архивными управлениями и отделами, по согласованию с ними самостоятельно осуществляют комплексные проверки; самостоятельно осуществляют тематические и контрольные проверки.

Государственные архивы при необходимости привлекаются Государственной инспекцией архивов СССР к участию в своих проверках.

6.6.1. Комплексные проверки архивов проводятся государственными архивами с тем учетом, чтобы каждое учреждение, передающее документы на хранение в данный архив, было, как правило, комплексно проверено не реже чем один раз в пять лет.

Тематические проверки проводятся государственными архивами по мере надобности, но не чаще одного раза в год.

Контрольные проверки осуществляются при необходимости государственным архивом через год после проведения комплексной или тематической проверки. По усмотрению государственного архива вместо проведения контрольной проверки им могут быть запрошены от учреждения сведения о ходе выполнения предложений по устранению недостатков, выявленных в процессе проверки.

6.6.2. Комплексная проверка осуществляется по плану, утвержденному главным архивным управлением, архивным управлением, архивным отделом или директором госархива (если проверка осуществляется архивом самостоятельно). В плане указываются задачи и основные вопросы проверки, последовательность и сроки ее проведения, состав комиссии. Руководство учреждения, в котором намечается проверка, извещается о целях и сроках ее проведения.

6.6.3. В процессе комплексной проверки устанавливается:

- ход выполнения постановлений Совета Министров СССР, советов министров союзных и автономных республик, решений местных советских органов, распорядительных документов министерств, ведомств, самого учреждения по вопросам архивного дела и делопроизводства;

- организационно-правовое положение ведомственного архива и его соответствие требованиям, установленным государственной архивной службой СССР, целесообразность и возможность создания объединенных и центральных архивов;

- состояние работы ведомственного архива (соблюдение установленного порядка планирования, отчетности, нормирования и учета труда; осуществление ведомственным архивом учреждения, имеющего подведомственную сеть учреждений, внутриведомственного контроля за состоянием работы в подведомственных организациях по обеспечению сохранности, упорядочению и своевременной передаче документов ГАФ СССР в соответствующие госархивы; проведение мероприятий по повышению квалификации работников архивных служб и т.д.);

- состояние сохранности и учета документов ГАФ СССР в ведомственном архиве, при этом особое внимание обращается на обеспеченность архива специально оборудованными помещениями для хранения документов и соблюдение в них установленного температурно-влажностного режима; учет документов, обеспечение их сохранности в процессе использования; проведение комплекса работ по выявлению и учету особо ценных документов, созданию страхового фонда копий особо ценных документов и т.д.;

- состояние работы по созданию научно-справочного аппарата к документам архива;

- соблюдение порядка комплектования ведомственного архива и состояние работы по организации отбора документов и передаче на госхранение; организация работы экспертных комиссий (при этом особое внимание обращается на нормативно-методическое обеспечение работы, на организацию работы экспертных комиссий);

- правильность организации и проведения работы по использованию документов, хранящихся в ведомственном архиве;

- состояние организации документов в делопроизводстве и его соответствие требованиям ЕГСД; организация работы по внедрению ГОСТов на ОРД и УСОРД. При этом проверяется наличие и качество инструкции по делопроизводству и номенклатур дел, в том числе типовых и примерных для подведомственных учреждений, и состояние их внедрения; правильность формирования дел, полнота состава документов в делах постоянного хранения, наличие картотек, каталогов и указателей к документам; правильность организации хранения дел в делопроизводстве; организация внутриведомственного контроля за состоянием организации документов в делопроизводстве учреждений системы; состояние работы по повышению квалификации работников делопроизводственных служб.

6.6.4. При подготовке и в процессе комплексной проверки изучаются наблюдательные дела проверяемых учреждений, утвержденные ЭПК описи дел постоянного хранения, распорядительные и нормативно-методические документы учреждения, планы и отчеты, паспорт и учетные документы ведомственного архива, материалы ЦЭК (ЭК); непосредственно изучается состав документов, образующихся в учреждениях, степень их упорядоченности.

Итоги комплексных проверок, как правило, рассматриваются на коллегиях архивных органов или дирекциях государственных архивов (в случае их проведения госархивами самостоятельно). По итогам комплексных проверок ведомственных архивов и делопроизводственной службы, как правило, разрабатывают план мероприятий, который утверждается руководством учреждения и представляется в государственный архив или соответствующий архивный орган. (Последний информирует об этом государственный архив, источником комплектования которого является учреждение.)

6.6.5. Тематическая проверка работы ведомственного архива и организации документов в делопроизводстве проводится государственными архивами в целях проверки отдельных направлений деятельности ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений (порядка проведения отбора документов на государственное хранение, обеспечения их сохранности, использования, качества оформления документов, правильности формирования дел и т.п.) по программе, утвержденной директором государственного архива.

6.6.6. Государственным архивом систематически проводятся контрольные проверки работы в целях контроля за выполнением предложений по результатам комплексных и тематических проверок ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

6.6.7. Результаты проверок оформляются справками. В них указываются: кем осуществлена проверка, время проведения и задачи проверки, излагаются результаты проверки состояния архивного дела и организации документов в делопроизводстве в соответствии с планом проверки; отмечаются выявленные недостатки; формулируются общие выводы о состоянии архивного дела и организации документов в делопроизводстве проверяемых учреждений и предложения по устранению имеющихся недостатков; устанавливаются сроки выполнения предложений.

Результаты проверок докладываются руководству учреждения и обсуждаются на совещаниях коллективов ведомственных архивов и делопроизводственных служб с приглашением председателей и членов экспертных комиссий. В случае обнаружения особенно серьезных нарушений требований государственной архивной службы СССР в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве итоги проверки соответствующим архивным органом доводятся до сведения вышестоящего учреждения. В процессе проверок проверяющие должны давать четкие и конкретные разъяснения, какие требования государственной архивной службы СССР не выполняются или нарушаются учреждением и как следует их выполнять, а в случае, когда позволяют сроки проверки, то и оказывать учреждениям практическую помощь по устранению выявленных недостатков.

 

Проведение общественных смотров

 

6.7. Государственные архивы участвуют в проведении общественных смотров состояния делопроизводства и работы ведомственных архивов, проводимых советскими органами, министерствами, ведомствами, другими учреждениями. По поручению архивных органов они осуществляют методическое руководство смотрами, при этом они принимают участие в смотрах на всех этапах их проведения: в определении организационных форм (видов) смотров (территориальных, ведомственных, тематических по однородным учреждениям и т.д.); периодов их проведения; в разработке условий смотра положения о смотровой комиссии; в работе центральной и местных смотровых комиссий, подготовке справки и распорядительного документа по итогам смотра.

6.8. Государственные архивы в целях улучшения состояния делопроизводства и работы ведомственных архивов организуют смотры-конкурсы на звание "Лучший ведомственный архив", "Лучший объединенный архив" и другие мероприятия.

 

Оказание помощи ведомственным архивам на договорных началах

 

6.9. В целях оказания на договорных началах помощи ведомственным архивам в выполнении работ по обеспечению сохранности, упорядочению и использованию документов, а также в создании страхового фонда копий особо ценных документов в государственных архивах образуются соответствующие структурные подразделения - отделы или группы, содержащиеся за счет спецсредств.

6.10. Списки учреждений, которым предполагается оказать помощь на договорных началах, последовательность оказания помощи, а также виды и методика работ, намечаемых к исполнению в этих учреждениях отделами (группами) за счет спецсредств, в обязательном порядке согласовываются с соответствующими бюджетными структурными подразделениями госархива.

6.11. Руководство государственного архива при необходимости образует специальную комиссию из представителей заинтересованных структурных подразделений для осуществления контроля за качеством работ, проводимых отделом (группой) за счет спецсредств.

 

Изучение, обобщение и распространение передового опыта

 

6.12. Государственные архивы систематически изучают, обобщают и распространяют передовой опыт ведомственного хранения документов и организации документов в делопроизводстве:

- на основе непосредственного изучения деятельности ведомственных архивов, работы экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве в учреждениях и анализа получаемых из учреждений сведений об их работе доставляют аналитические справки, обзоры, рекомендации, инструкции и т.д., которые используются в практике работы ведомственных архивов, экспертных комиссий и в организации документов в делопроизводстве;

- проводят совещания и семинары по обмену опытом работников ведомственных архивов, экспертных комиссий и делопроизводственных служб;

- информируют общественность об открытии выставок через печать, по радио, телевидению, знакомят с деятельностью лучших (образцовых) ведомственных архивов и делопроизводственных служб; создают "Советы ведомственных архивов" и т.д.

 

Организация повышения квалификации работников

ведомственных архивов

 

6.13. Государственные архивы совместно с архивными органами и учреждениями или самостоятельно организуют повышение квалификации работников ведомственных архивов и делопроизводственных служб, председателей и членов экспертных комиссий.

6.14. Основными формами повышения квалификации являются:

- постоянно действующие курсы повышения квалификации работников ведомственных архивов при архивных органах, домах техники и т.д., программы которых утверждаются соответствующим архивным органом;

- курсы для работников ведомственных архивов и делопроизводственных служб учреждений одной отраслевой системы при головном отраслевом органе в союзной, автономной республике, крае, области, программы которых согласовываются с соответствующими архивными органами;

- постоянно действующие семинары по отдельным основным вопросам работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, экспертных комиссий учреждений с учетом контингента слушателей при головном отраслевом органе или госархиве (семинары для заведующих ведомственными архивами, руководителей канцелярий, председателей и членов экспертных комиссий и др.);

- разовые семинары при госархивах или архивных органах для всего контингента работников ведомственных архивов и делопроизводственных служб по актуальным вопросам, для ознакомления с правительственными постановлениями и основными нормативными документами по архивному делу и делопроизводству и т.д.

6.15. В целях повышения квалификации работников ведомственных архивов и делопроизводственных служб, председателей и членов экспертных комиссий рекомендуется использовать отраслевые институты повышения квалификации работников отрасли, а также курсовые мероприятия, организуемые партийными, советскими и хозяйственными органами, и совещания, проводимые отраслевыми органами, - для информации руководящих партийных, советских и хозяйственных работников о состоянии архивных и делопроизводственных служб.

 

Учет работы с учреждениями в государственном архиве

 

6.16. На каждое учреждение, документами которого комплектуется государственный архив, заводится наблюдательное дело. В него включаются документы, характеризующие работу ведомственного архива и состояние организации документов в делопроизводстве учреждения (копии приказов учреждения по архивному делу и делопроизводству, положения об архиве и ЦЭК (ЭК) учреждения, номенклатура дел, инструкция по делопроизводству, материалы проверок и другие документы).

6.17. В целях учета работы государственного архива с учреждениями на каждое учреждение заводится карточка (Приложение 37).

 

Раздел 7. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ПУБЛИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВНОГО ФОНДА СССР

 

7.01. Использование и публикация документов Государственного архивного фонда СССР представляют собой вид научной работы и направлены на обеспечение общественных потребностей необходимой ретроспективной информацией на основе научной разработки архивных фондов.

 

7.1. Организация и порядок использования документов

Государственного архивного фонда СССР

 

7.1.01. Документы Государственного архивного фонда СССР, хранящиеся в государственных архивах, используются в политических, народно-хозяйственных, научных и социально-культурных целях, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан.

Государственные архивы информируют заинтересованные государственные и общественные организации о документах по актуальным политическим и экономическим проблемам, вопросам науки и культуры, выполняют их запросы, в установленном порядке выдают копии документов, а гражданам СССР - справки социально-правового характера по документам, представляют документы или их копии для изучения в читальных залах архивов, организуют выставки документов, встречи с общественностью, экскурсии, используют для информации о документах и их содержании печать, телевидение, кино, радио.

7.1.02. В целях повышения эффективности использования документов государственные архивы изучают общественные потребности в ретроспективной документной информации и устанавливают деловые контакты с ее потребителями.

7.1.03. Документы ГАФ СССР предоставляются для использования, кроме тех, использование которых может нанести ущерб интересам государства или отдельных граждан. Подлинные документы при наличии в архиве их копий для использования, как правило, не выдаются.

7.1.04. Выявление документов по запросам граждан (кроме запросов социально-правового характера) государственными архивами не проводится. Гражданам сообщаются сведения о местонахождении архивных фондов, содержащих документы по интересующим их вопросам, и разъясняется порядок ознакомления с документами.

7.1.05. Использование документов сотрудниками архива проводится с ведома и разрешения руководства архива.

7.1.06. Копирование документов государственных архивов для использования производится, как правило, по запросам организаций и за их счет.

7.1.07. Организации и граждане при использовании документов государственных архивов обязаны делать ссылки на место хранения документов.

7.1.08. Руководители учреждений, организаций и предприятий, а также граждане, использующие документы ГАФ СССР, несут ответственность за правильность использования документов и содержащейся в них информации.

7.1.09. Государственные архивы могут организовывать работу по использованию документов на договорных началах за счет специальных средств.

7.1.010. Разрешение на пользование документами государственных архивов, архивные справки, копии и выписки организациям и гражданам иностранных государств выдаются в установленном Главным архивным управлением при Совете Министров СССР порядке.

7.1.011. Основными формами использования документов являются: информирование учреждений и исполнение их запросов; культурно-просветительная и агитационно-пропагандистская работа архива; исполнение запросов социально-правового характера; предоставление документов для изучения в читальном зале архива.

 

7.1.1. Информирование учреждений и исполнение их запросов

 

7.1.1.1. Информирование учреждений о документах государственных архивов осуществляется путем составления и направления им следующих информационных документов: информационного письма, тематического перечня документов, тематического обзора (см. п. п. 4.5.1 - 4.5.7 настоящих Правил), архивной справки, а также путем выдачи архивных копий и архивных выписок и выдачи дел во временное пользование. Информирование учреждений проводится как по инициативе архива (инициативное информирование), так и по запросам учреждений.

При определении тематики инициативного информирования следует руководствоваться политической, народно-хозяйственной, научной и социально-культурной актуальностью темы, по которой имеются документы в архиве.

 

Информационное письмо

 

7.1.1.2. Информационное письмо - официальное письмо, составленное по инициативе архива или в ответ на запрос учреждения и содержащее сведения об имеющихся архивных документах по определенному вопросу. Информационное письмо, составленное по инициативе архива, содержит названия фондов и краткую характеристику документов, относящихся к теме информации. Содержание излагается в виде кратких аннотаций на группы документов или отдельные документы. В информационном письме могут быть даны рекомендации по использованию документов. В информационном письме, составленном по запросу учреждения, должны быть даны ответы на поставленные вопросы. Информационное письмо подписывается руководством архива.

 

Тематический перечень

 

7.1.1.3. Тематический перечень документов (Приложение 38) - перечень заголовков дел или документов по определенной теме с указанием их дат и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации, указание на подлинность, способ воспроизведения, язык документов.

Тематический перечень документов составляется как по запросу учреждения, так и по инициативе архива. Заголовки документов или дел располагаются в перечне независимо от их фондовой принадлежности: по хронологии, вопросно-предметному или номинальному признакам, по значимости документов и т.д. Перечень подписывается составителем и руководством архива.

 

Архивная справка

 

7.1.1.4. Архивная справка (Приложение 39) - официально заверенная справка, имеющая юридическую силу и содержащая сообщение (подтверждение) об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса, с указанием поисковых данных документов.

7.1.1.5. Архивные справки выдаются на основании запросов учреждений, организаций, предприятий по вопросам, соответствующим профилю их деятельности; гражданам СССР - на основании их заявлений по вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов.

7.1.1.6. Архивные справки наводятся по документам, хранящимся в архиве и относящимся к вопросу заявления. При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана на основании имеющихся в архиве печатных материалов.

7.1.1.7. Архивные справки составляются по установленной форме на бланке государственного архива с обозначением названия документа: "Архивная справка". При составлении архивных справок работники архива обязаны выявить и использовать имеющиеся в документах сведения и изложить текст справки в соответствии с требованиями настоящих Правил. При составлении справки, аналогичной выданной ранее, а также при исполнении повторных заявлений исполнитель проверяет соответствие сведений, имеющихся в документах, данным, изложенным в справке, и дополняет ее вновь обнаруженными или не использованными ранее сведениями.

Архивная справка должна содержать в себе точное и ясное изложение имеющихся в документах сведений по запросу (заявлению). Сведения, не относящиеся к запросу (заявлению), в справку не включаются. В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах. При этом изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Наименования организации в тексте справки при первом упоминании должны приводиться полностью, при повторных упоминаниях допускается применение сокращений. После текста справки помещаются поисковые данные, послужившие основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов документов); допускается включение шифров дел и ссылок на номера листов в текст справки после изложения каждого факта или события.

7.1.1.8. Архивная справка подписывается руководством архива и заведующим отделом (исполнителем), наводившим справку, и заверяется гербовой печатью архива. Копия архивной справки (без штампа и печати архива) остается в деле и заверяется исполнителем.

Разъяснения по существу обнаруженных в документах сведений, пояснения к документам, внушающим сомнения в их достоверности, о причинах выдачи неполной архивной справки и т.п. сообщаются в сопроводительном письме, направляемом в адрес учреждения или гражданина. При необходимости письмо, содержащее сведения об отсутствии в архиве документов вследствие их гибели или утраты, может быть заверено гербовой печатью архива.

7.1.1.9. К архивной справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные в архивной справке.

7.1.1.10. При отсутствии в архиве документов, а также печатных материалов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется ответ на бланке архива, но без надписи "Архивная справка". В ответе указываются причины отсутствия документов, даются рекомендации, куда следует обращаться за справкой.

 

Архивные копии и выписки из документов

 

7.1.1.11. Государственные архивы на основании хранящихся в них документов выдают учреждениям, организациям и предприятиям архивные копии и выписки из документов; гражданам выдаются архивные копии и выписки из документов, содержащих сведения социально-правового характера, необходимые для обеспечения их прав и законных интересов.

Архивная копия - дословное воспроизведение машинописным, фото-, электрографическим или другим способом всего текста документа, официально заверенное архивом.

Архивная выписка - дословное воспроизведение части текста документа, относящейся к определенному вопросу, факту или лицу, официально заверенное архивом.

Порядок выдачи архивных копий и архивных выписок аналогичен выдаче архивных справок (см. п. п. 7.1.1.5 - 7.1.1.8).

7.1.1.12. Машинописные архивные копии (выписки) составляются на бланке государственного архива с обозначением названий: "Архивная копия", "Архивная выписка".

Текст документов в машинописных архивных копиях (выписках) передается по новой орфографии. Название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Содержание архивной копии документа должно отвечать вопросу заявления.

В архивной выписке извлечениями из текста документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу, причем связанность содержания и точный смысл каждого извлечения не должны нарушаться. Начало и конец каждого извлечения из документа, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту машинописной архивной копии (выписки) должны быть сделаны соответствующие оговорки о местах текста оригинала документа, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения документа и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнение в их достоверности, могут оговариваться словами: "так в тексте оригинала", "так в документе". В случае надобности, могут указываться внешние особенности оригинала: писчий материал, формат бумаги, наличие миниатюр, печатей, водяных знаков и др. После текста архивной копии (выписки) указываются поисковые данные.

7.1.1.13. Архивные копии (выписки) заверяются подписью исполнителя и гербовой печатью архива.

На архивных копиях, изготовленных фото- или электрографическим способом, поисковые данные проставляются на обороте каждого листа, заверительные надписи и гербовая печать - на обороте последнего листа документа.

Архивные копии (выписки) направляются с сопроводительным письмом, подписанным руководством архива.

7.1.1.14. Подготовленные архивом информационные документы, архивные копии и выписки направляются заинтересованному учреждению с указанием, что они не могут быть размножены (полностью или в извлечениях) без разрешения соответствующего государственного архива.

 

Выдача дел во временное пользование

 

7.1.1.15. Дела во временное пользование выдаются только по запросам учреждений, организаций и предприятий в соответствии с профилем их деятельности в порядке, установленном подразделом 2.3 настоящих Правил.

Документы фондов личного происхождения могут быть выданы во временное пользование лицам, передавшим их на государственное хранение.

 

7.1.2. Культурно-просветительная

и агитационно-пропагандистская работа архивов

 

7.1.2.1. Формами культурно-просветительной и агитационно-пропагандистской работы архивов являются: организация выставок документов, подготовка тематических подборок, подготовка материалов для использования средствами массовой информации, организация встреч с общественностью, экскурсий, лекций. Эта работа, как правило, осуществляется в связи со знаменательными событиями и юбилейными датами в жизни страны, отдельного региона, видных государственных и общественных деятелей, деятелей народного хозяйства, науки и культуры, а также в целях информации о составе и содержании документов ГАФ СССР.

Выбор темы обусловливается общественно-политическими задачами и наличием документов для ее раскрытия. При выборе формы учитываются состав, содержание и характер имеющихся документов. Для организации этой работы рекомендуется составлять календари знаменательных и памятных дат, хроники событий и др.

 

Организация выставок документов

 

7.1.2.2. Выставка документов - художественно оформленная подборка документов на определенную тему, предназначенная для публичной демонстрации.

7.1.2.3. Выставки организовываются архивом как самостоятельно, так и совместно с другими учреждениями. Архивы могут также предоставлять документы на выставки, организуемые другими учреждениями, в том числе для музейных экспозиций. Выставки могут быть стационарными (предназначены для экспонирования в одном помещении) и передвижными (предназначены для экспонирования в различных организациях).

7.1.2.4. Документы на выставках экспонируются, как правило, в виде копий. На стационарной выставке могут кратковременно экспонироваться в порядке исключения и оригиналы документов. На передвижных выставках документы экспонируются только в виде фотокопий.

7.1.2.5. При экспонировании оригиналов (подлинных) документов их помещают в застекленные запираемые и опечатываемые витрины, которые размещаются в отдалении от отопительной системы, оборудуются специальными шторками из плотного материала для защиты документов от воздействия солнечных лучей. В экспозиционном помещении поддерживается температурно-влажностный режим, обеспечивающий хорошую сохранность документов. Организация - устроитель выставки несет ответственность за сохранность документов. Архив, предоставивший документы для экспозиции, осуществляет контроль за соблюдением требований обеспечения сохранности документов.

7.1.2.6. Подготовка выставки включает: изучение литературы по теме, составление тематического плана, выявление и отбор документов для экспонирования, их аннотирование, составление экспозиционного плана, подготовку материалов для экспонирования, монтаж и художественное оформление выставки.

7.1.2.7. Тематический план выставки определяет структуру выставки, раскрывает состав и содержание ее разделов. К тематическому плану может составляться перечень фондов и изданий периодической печати, по которым будет производиться выявление документов. Тематический план обсуждается методической комиссией, при необходимости согласовывается с заинтересованными учреждениями и утверждается руководством архива.

7.1.2.8. На основании тематического плана проводится выявление и отбор документов. При этом следует исходить из политической значимости документов и их научной ценности, а также яркости и наглядности их как экспонатов.

Наряду с документами на выставке могут быть представлены специально изготовленные вспомогательные иллюстративные материалы (схемы, диаграммы, графики, тексты-цитаты и др.), а также печатные издания, музейные экспонаты.

7.1.2.9. Все отобранные для экспозиции документы аннотируются. К иноязычным документам при необходимости дается перевод или излагается содержание.

7.1.2.10. Отобранные документы и вспомогательные материалы систематизируются в соответствии с тематическим планом по разделам и подразделам, а внутри подразделов - по хронологии событий и фактов. Систематизация закрепляется экспозиционным планом, в котором последовательно перечисляются все экспонаты выставки с указанием их размера и порядка размещения на стендах (щитах) или в витринах. В экспозиционном плане указываются поисковые данные экспонируемых документов, ссылки на источники цитат и других материалов. Экспозиционный план рассматривается методической комиссией и утверждается руководством архива.

7.1.2.11. Подготовка материалов к экспонированию включает: изготовление копий документов, а также схем, диаграмм, рисунков и других вспомогательных материалов. Несоответствие размера экспонируемых копий документов их оригиналам при необходимости оговаривается в аннотации. При художественном оформлении выставки четко выделяются разделы и подразделы; каждому разделу дается единообразно оформленное название; наиболее важным разделам в экспозиции отводится центральное место.

7.1.2.12. В целях организации массового посещения выставки архив информирует общественность об ее открытии по радио, через печать, телевидение, путем распространения афиш, пригласительных билетов.

Архивом могут быть организованы экскурсии по выставке. С этой целью составляется развернутый план экскурсии (или ее текст), утверждаемый руководством архива, и выделяется наиболее квалифицированный сотрудник для ее проведения.

7.1.2.13. Подготовленные архивами выставки могут в установленном порядке тиражироваться и распространяться в виде микрофильмов (негативов), фото- и электрографических копий.

 

Подготовка тематических подборок

 

7.1.2.14. На основе документов в архивах подготавливаются тематические подборки (комплекты, альбомы, плакаты, диаграммы, диапозитивы), которые предназначаются для оформления стендов и выставок и для использования в качестве наглядных пособий. Тематические подборки размножаются в виде фото- (микро-, электро-) копий или тиражируются.

Порядок подготовки тематических подборок аналогичен порядку подготовки выставок документов (см. п. 7.1.2.6).

7.1.2.15. Тематическая подборка копий документов включает: титульный лист, на котором указываются название архивного учреждения, подготовившего подборку, название темы и год подготовки; копии документов, фотографии и вспомогательные материалы; перечень документов, включенных в подборку.

Макет тематической подборки обсуждается методической комиссией и утверждается руководством архива.

7.1.2.16. Плакат - издаваемая массовым тиражом тематическая художественно оформленная публикация текстовых, изобразительных документов, сопровождающихся краткими комментариями, органически связанными с публикуемыми документами.

Формат плакатов устанавливается и согласовывается с издательством перед началом работы над плакатом. Плакаты издаются одним листом (освещается узкая, одноплановая тема, например юбилей отдельного лица, события) или несколькими листами (комплект, объединенный общей, как правило, многоплановой темой).

7.1.2.17. Государственные архивы совместно с заинтересованными организациями создают диафильмы и диапозитивы. Подготовка диафильма (диапозитива) начинается с написания сценария диафильма, который рецензируется специалистом-консультантом, обсуждается методической комиссией и утверждается руководством архива. Методика подготовки диафильмов и диапозитивов включает следующие этапы: составление макетов кадров и кадроплана диафильма, определение объема диафильма, монтаж, фотокомпозицию материала, подготовку пояснительного текста. Объем диафильма в среднем не должен превышать 45 - 60 кадров, а время демонстрации диафильма - 20 - 30 минут (в учебных аудиториях до 15 минут). Набор диапозитивов может включать от 15 до 40 кадров.

 

Подготовка материалов для использования средствами

массовой информации

 

7.1.2.18. Использование документов средствами массовой информации осуществляется путем подготовки статей и других материалов для периодической печати, радио и телевизионных передач.

7.1.2.19. Государственные архивы готовят статьи и другие материалы для периодической печати, радио и телепередач самостоятельно или совместно с органами массовой информации, с которыми предварительно согласовываются тематика статей (передач), их объем и сроки подготовки. Архивы также предоставляют отдельные документы органам массовой информации для использования их при подготовке радио- и телепередач, кинофильмов.

7.1.2.20. В связи с крупными знаменательными событиями и юбилейными датами рекомендуется подготовка серий статей, радио- и телепередач.

7.1.2.21. В экземплярах статей и других материалов, радио- и телепередач, остающихся в архиве, обязательно указываются поисковые данные использованных документов.

7.1.2.22. Тексты статей и других материалов, радио- и телепередач, подготовленных по документам архива, утверждаются к опубликованию руководством архива.

7.1.2.23. Для периодической печати готовятся: публикации документов, статьи, корреспонденции, заметки, репортажи, очерки, интервью и др.

7.1.2.24. Документы архива используются в различных жанрах радио- и телепередач: хронике, информации, репортажах, интервью, беседах, очерках.

При подготовке значительных по времени радио- и телепередач архив направляет в редакцию (студию) творческую заявку, в которой определяется цель передачи, раскрывается ее содержание и перечисляются основные документы, отобранные для использования в передаче. На основе выявленных документов совместно с редакцией (студией) составляется сценарный план, а затем режиссерский сценарий, представляющий собой объединение всех материалов передачи - дикторского текста, документов, средств художественного воздействия, в соответствии с которыми проводится монтаж передачи. Режиссерский сценарий согласовывается с руководством архива.

Подготовленная радио- и телепередача предварительно прослушивается и просматривается в редакции (на студии) с участием представителей архива.

 

Организация встреч с общественностью, экскурсий,

лекций, докладов

 

7.1.2.25. Встречи, экскурсии, лекции, доклады проводятся на основании предварительной договоренности архива с заинтересованными учреждениями.

7.1.2.26. Встреча с общественностью, как правило, состоит из выступлений сотрудников архива и других лиц с сообщениями о документах, демонстрации кинодокументов и диапозитивов, прослушивания фонодокументов; во время встреч может быть организована экспозиция документов.

7.1.2.27. Работа по подготовке встречи с общественностью начинается с определения темы, состава аудитории, времени и места ее проведения. Затем составляется программа встречи, в которой определяется тематика выступлений, состав документов, предназначенных для экспонирования и прослушивания, продолжительность встречи и порядок ее проведения.

7.1.2.28. Экскурсии, проводимые архивом, могут быть обзорными (о составе и содержании документов и основных направлениях деятельности архива) и тематическими (о документах по определенным темам). Развернутый план экскурсии (или ее текст), перечень документов, демонстрируемых во время экскурсии, при необходимости рассматриваются методической комиссией архива.

 

7.1.3. Исполнение запросов социально-правового характера

 

7.1.3.1. Государственные архивы исполняют запросы учреждений и заявления граждан и выдают им архивные справки (архивные копии, архивные выписки) <*> социально-правового характера, необходимые для обеспечения прав и законных интересов граждан.

--------------------------------

<*> В дальнейшем вместо слов "архивные справки (архивные копии, архивные выписки)" употребляются слова "архивные справки".

 

Порядок исполнения запросов и выдачи архивных справок, определен п. п. 7.1.1.4 - 7.1.1.10 настоящих Правил.

7.1.3.2. Гражданам СССР по их заявлениям выдаются архивные справки: о трудовом стаже и заработной плате, службе в Вооруженных Силах, об участии в партизанском движении, избрании на выборные должности, о членстве в общественных организациях, наградах, нахождении на излечении, об образовании, о гражданском состоянии, трудовых, имущественных правах, о революционной, государственной и общественной деятельности и другим вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов.

Архивные справки могут выдаваться гражданам, как о них самих, так и о лицах, находящихся на их иждивении или под их опекой, а также об умершем супруге или близком родственнике.

Архивные справки о привлечении к уголовной ответственности, о судимости, лишении права гражданства и восстановлении в них, нетрудовых имущественных правах и нетрудовой деятельности на руки гражданам не выдаются, а высылаются при необходимости заинтересованным учреждениям.

Если при наведении справок обнаружатся сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки заявителю, то она также высылается в адрес заинтересованного учреждения, а заявителю сообщается, куда направлена справка.

7.1.3.3. Допускается изъятие из дел и выдача владельцам по их письменным заявлениям с разрешения руководства архива подлинных личных документов (кроме перечисленных в п. 7.1.3.4). На место изъятого личного документа вкладывается справка или делается соответствующая отметка; при необходимости может быть снята копия.

7.1.3.4. Запрещается выдавать из архива находящиеся среди документов паспорта, партийные билеты КПСС и кандидатские карточки КПСС, комсомольские билеты, воинские билеты, партизанские книжки, профсоюзные билеты, а также снимать с этих документов копии. Сведения о наличии названных документов и их содержании сообщаются заинтересованным учреждениям по их запросам.

7.1.3.5. Заявления граждан и запросы учреждений <*> о выдаче архивных справок рассматриваются руководством архива, которое принимает решение об исполнении заявлений и дает письменное распоряжение о наведении справок. В архивах, имеющих специальные справочные подразделения, рассмотрение заявлений может поручаться руководителю этого подразделения.

--------------------------------

<*> В дальнейшем вместо слов "заявления граждан и запросы учреждений" употребляется, как правило, слово "заявления".

 

Запросы и заявления, не отвечающие профилю архива, направляются в учреждения по принадлежности с одновременным сообщением об этом заявителю.

7.1.3.6. Имеющиеся в личных делах листки по учету кадров, анкеты, автобиографии не могут служить основанием для выдачи архивных справок. При необходимости имеющиеся в них сведения письменно сообщаются заявителю.

7.1.3.7. Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в заявлении, не должно служить препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не оставляет никаких сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах и сообщается в заявлении (например, несовпадение в написании имени или отчества "Егор Иванович" вместо "Георгий Иванович", года рождения "1901" вместо "1900", должности "бухгалтер" вместо "счетный работник" и т.д.).

Несовпадения отдельных биографических данных включаются в архивную справку так, как они значатся в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия оговариваются в тексте справки ("так в документе"). Оговаривается также отсутствие имени и отчества, невозможность расшифровки инициалов или одного из них.

7.1.3.8. Сведения о работе гражданина в разных организациях или об учебе в разных учебных заведениях, как правило, включаются в одну справку. В справке о подтверждении трудового стажа указываются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах. При этом приводится точное название должности, в которой работал заявитель, и годы работы.

7.1.3.9. В справку о сумме заработной платы не должны включаться данные о выплатах за сверхурочную работу, за работы по совместительству, выплатах единовременного характера, не относящихся к заработной плате.

При отсутствии таких данных сведения о заработной плате включаются в справку так, как они изложены в документах архива.

При составлении справки о заработной плате при наличии месяцев, в течение которых работник фактически не работал или проработал неполное количество рабочих дней (независимо от причины: болезни, отпуска, увольнения и др.), в справку включаются данные за другие непосредственно предшествующие месяцы.

В справке о заработке члена колхоза приводятся сведения о денежной и натуральной оплате труда колхозника. Данные приводятся раздельно за каждый год, без суммирования в пределах года.

7.1.3.10. Размер заработной платы указывается в справке в соответствии с масштабами цен, действовавших в тот период, за который наводится справка.

7.1.3.11. В случаях, когда сведения, включаемые в архивную справку, не умещаются на одном листе справки, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах. При этом каждый лист справки заверяется печатью.

7.1.3.12. В справке об образовании при отсутствии в документах сведений об окончании заявителем учебного заведения указывается, в каком классе или на каком курсе заявитель учился.

7.1.3.13. Архивные справки (копии, выписки) и подлинные личные документы выдаются заявителям или их доверенным на руки под расписку по предъявлении паспорта или удостоверения личности, а доверенные лица при получении подлинного личного документа, кроме того, предъявляют в архив доверенность.

Получатель архивной справки или подлинного личного документа расписывается на копии справки или на обороте копии личного документа, указывая номер и дату выдачи предъявленного им паспорта (удостоверения личности) и кем он выдан. При получении трудовой книжки (трудового или послужного списка) заявитель расписывается на обороте заявления, поданного в архив.

Если заявитель не может явиться для получения архивной справки или подлинного документа, то справка или документ направляется в адрес заявителя по почте. Архивные справки посылаются заявителям простыми письмами, подлинные личные документы - ценными.

 

7.1.4. Работа читального зала архива

 

7.1.4.1. Для использования документов в политических, народно-хозяйственных, научных и социально-культурных целях в государственных архивах действуют читальные залы. Распорядок работы читальных залов устанавливается с учетом интересов исследователей.

Порядок работы исследователей с документами и научно-справочным аппаратом государственных архивов определяется Правилами работы исследователей в читальных залах государственных архивов СССР.

7.1.4.2. В целях оказания помощи в подборе документов и в работе над ними исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архива и организуются консультации. Для работы с микрокопиями и документами, текст которых воспроизводится при помощи технических средств, архив предоставляет исследователю соответствующую аппаратуру.

 

Оформление исследователей для работы в читальном зале

 

7.1.4.3. Исследователи - граждане СССР допускаются к работе над документами по письмам организаций, компетентных в тематике исследований. В письме должны быть указаны фамилия, имя и отчество исследователя, его должность и звание, тема, хронологические рамки и цели исследования. Письмо оформляется на бланке и подписывается руководством организации (ученым секретарем).

Студенты высших учебных заведений допускаются к работе над документами на основании письма вуза (за подписью ректора, проректора или декана факультета) с аргументацией необходимости работы с документами архивов.

Отдельные граждане могут допускаться к работе над документами в порядке исключения по личным заявлениям.

Исследователи - граждане зарубежных стран допускаются к работе над документами государственных архивов СССР в установленном Главархивом СССР порядке.

7.1.4.4. Разрешение на пользование документами исследователям дается руководством государственного архива на срок, определяемый объемом работы по теме исследования, но не превышающий одного года. При продлении срока занятий в читальном зале или перемене темы работы исследователь представляет новое письмо.

7.1.4.5. Исследователь, допущенный к работе над документами архива, должен заполнить анкету установленного образца (Приложение 40), ознакомиться с правилами работы исследователей в читальных залах государственных архивов СССР, предъявить паспорт.

7.1.4.6. На каждого исследователя в читальном зале заводится "личное дело", включающее следующие документы:

- письмо организации, направившей исследователя в архив с резолюцией руководства архива о разрешении работы в читальном зале;

- анкету исследователя (Приложение 40);

- заказы (требования) на выдачу дел (Приложение 3);

- заказы на копирование документов.

Каждое личное дело учитывается в журнале регистрации исследователей и их личных дел (Приложение 41).

Личные дела хранятся в читальном зале и спустя год после завершения работы исследователя сдаются в архив архива.

Для регистрации посещений исследователями читального зала государственного архива ведется журнал (Приложение 42).

 

Выдача дел исследователям

 

7.1.4.7. В читальный зал исследователям выдаются дела, относящиеся только к теме исследования. Для получения документов и архивных справочников исследователи заполняют заказы на выдачу дел. Дела и архивные справочники выдаются исследователям под расписку. Исследователи отвечают за их сохранность. Одновременно за исследователем может числиться не более 20 дел и до 5 описей.

7.1.4.8. Ежедневно по окончании работы исследователи сдают документы и архивные справочники работнику читального зала. При получении от исследователя использованных дел работник читального зала расписывается в заказе на выдачу дел. Если в возвращенных документах будет обнаружена недостача или повреждение документов, об этом составляется акт. Если повреждение произошло по вине исследователя, он лишается права занятий в читальном зале архива на срок, определяемый руководством архива. В случае хищения или умышленного повреждения документов, а также внесения изменений в их текст, виновные привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.

 

Выдача выписок из документов и копий

документов исследователям

 

7.1.4.9. Исследователи, работающие в читальном зале, могут делать выписки из документов и оформлять заказы на копирование документов только по теме исследования. При необходимости сделанные выписки могут быть просмотрены работником читального зала архива.

Копирование документов архива по заказам исследователей производится по разрешению руководства архива на основании письма заинтересованного учреждения (при наличии в нем просьбы) или специального запроса. Заказ оформляется заполнением специального бланка. Копирование документов осуществляется после оплаты счета за изготовление копий.

7.1.4.10. При отсутствии в архиве необходимой копировальной техники копирование документов может проводиться силами заинтересованных учреждений и организаций в помещении архива, в фотоателье или фотолабораториях других учреждений в присутствии сотрудников архива. Негативы фотокопий и микрофильмов учреждениям и исследователям не выдаются и безвозмездно поступают в распоряжение архива, в котором находятся скопированные материалы. В исключительных случаях, по письму учреждения и разрешению руководства архива, негативы могут быть выданы во временное пользование учреждениям, занимающимся реставрационными работами и оформлением музейных экспозиций.

7.1.4.11. Снятие графических копий с чертежных и иллюстративных материалов в порядке исключения может производиться силами и средствами заинтересованного учреждения (или отдельного исследователя), направляющего в архив специалистов-исполнителей, по разрешению руководства архива с соблюдением правил обеспечения сохранности документов.

Ответственность за точность этих копий архив не несет.

7.1.4.12. Копии документов пересылаются в адрес того учреждения, по запросу которого они изготовлены, или выдаются исследователю под расписку в заказе на копирование.

Исследователи и учреждения соответствующим письмом ставятся в известность, что копии документов могут быть использованы по теме и для целей, указанных в отношении, и не подлежат передаче другим лицам и учреждениям.

 

7.1.5. Учет использования документов

 

7.1.5.1. Все формы использования документов подлежат учету. Учет возлагается на отдел информации и научного использования или на другое подразделение (лицо), исполняющее его функции.

7.1.5.2. Учет организации выставок, экскурсий, лекций, вечеров встреч, статей для периодической печати, радио- и телепередач, тематических подборок, альбомов, а также инициативных информаций и исполнения запросов учреждений ведется по специально установленным формам (Приложения 43, 44).

Учет исполнения запросов социально-правового характера осуществляется в установленном порядке.

7.1.5.3. Учет количества исследователей и числа посещений ими архива ведется в журнале регистрации исследователей и их личных дел (Приложение 41) и журнале регистрации посещений исследователями читального зала (Приложение 42).

7.1.5.4. Учет исследователей и тематики исследований, осуществляемых в читальных залах, ведется на карточках (Приложение 45).

7.1.5.5. Архивы ведут учет количественных показателей использования документов (количество использованных фондов, количество выданных для использования дел, снятых копий).

 

7.2. Научно-публикационная деятельность

государственных архивов СССР

 

7.2.01. Научно-публикационная деятельность государственных архивов СССР - совокупность работ по подготовке к изданию документальных публикаций, включающая выбор темы, определение типа, вида и формы документальной публикации, выявление и отбор документов, выбор и передачу текста, археографическое оформление, составление научно-справочного аппарата к изданию, формирование макета документальной публикации, а также работу с издательством.

Научно-публикационная деятельность государственных архивов СССР определяется интересами коммунистического строительства и направлена на выполнение задач идеологической, политико-воспитательной работы, развития советской науки.

 

Планирование работы

 

7.2.02. Государственные архивы ежегодно представляют предложения к плану научно-издательской работы на следующий год по определенной форме в вышестоящие архивные управления (отделы) в установленные сроки. В них включаются документальные публикации, справочно-информационные издания, нормативные и научно-методические пособия и другие работы, подготавливаемые архивом.

7.2.03. Главные архивные управления союзных республик ежегодно в установленные сроки представляют в Главархив СССР план научно-издательской работы архивных учреждений республики на следующий год, согласованный с партийными органами, научными учреждениями и Госкомиздатом республики.

7.2.04. На основе планов научно-издательской работы ЦГА СССР, архивных учреждений союзных республик Главархивом СССР ежегодно составляется сводный план по отраслям в целом - "План научно-издательской работы архивных учреждений СССР", который утверждается коллегией Главного архивного управления при Совете Министров СССР и согласовывается с Государственным комитетом Совета Министров СССР по делам издательств, полиграфии и книжной торговли.

7.2.05. В плане научно-издательской работы сведения об изданиях помещаются в зависимости от степени их подготовленности в одном из трех его разделов: в 1-й раздел включаются издания, намечаемые к выпуску на следующий год; во 2-й раздел - подготовка которых должна быть завершена в следующем году; в 3-й раздел - издания, над которыми работа продолжается в течение нескольких лет.

Включение в план работ производится по инициативе архивного учреждения или заинтересованных в этом организаций с учетом реальных возможностей архива для подготовки документальных публикаций и других изданий и наличием издательской базы. На документальные публикации и другие издания, впервые включаемые в пятилетний или годовой планы, представляются в вышестоящие архивные управления (отделы) проспекты, аннотации и другие материалы, обосновывающие необходимость данного издания.

Исключение предусмотренных планами работ, перенос сроков и включение дополнений в план производится только с согласия Главархива СССР.

7.2.06. Совместную работу с учреждениями-соисполнителями следует строить на договорных началах. Она оформляется соответствующими документами, предусматривающими распределение функций между учреждениями-составителями. Участие всех учреждений в подготовке публикации фиксируется в плане научно-издательской работы.

7.2.07. Подготовка документальных публикаций по своему характеру является научно-исследовательской работой и должна регистрироваться во Всесоюзном научно-техническом информационном центре (ВНТИЦентре) (см. п. 8.1.12).

 

7.2.1. Выбор темы и определение типа, вида и формы

документальной публикации

 

Выбор темы

 

7.2.1.1. Выбор темы определяется ее политической и научной актуальностью, потребностью общества в ретроспективной документной информации, степенью освещенности темы в научной литературе и состоянием источниковой базы. Тема публикации должна носить конкретный характер, определяться четкими хронологическими и географическими рамками.

 

Типы, виды и формы документальных публикаций

 

7.2.1.2. Выбор типа, вида и формы публикации определяется ее целевым назначением и составом источников.

 

Типы документальных публикаций

 

7.2.1.3. Документальные публикации подразделяются на следующие типы: научный, научно-популярный и учебный. Все типы публикаций характеризуются научными принципами подготовки, спецификой выявления и отбора документов, приемов публикации. Публикации научного типа предназначаются для научного исследования и должны с оптимальной полнотой представлять совокупность документов по теме. Эти публикации могут включать тексты либо всех выявленных источников, либо части их, с отражением содержания остальных выявленных документов в приложениях и научно-справочном аппарате.

Публикации научно-популярного типа предназначаются для распространения исторических знаний и использования документов в культурно-просветительных и агитационно-пропагандистских целях. Они включают документы, в наиболее доступной и яркой форме раскрывающие основные или отдельные наиболее важные вопросы темы.

Публикации учебного типа предназначаются для более глубокого изучения и усвоения учебных программ и могут носить в зависимости от задач общий, краеведческий или специальный характер.

 

Виды документальных публикаций

 

7.2.1.4. Документальные публикации могут быть тематическими, пофондовыми, включать документы одного вида или одного лица. Пофондовые публикации характерны для научного типа, другие - для всех типов публикаций.

Тематические публикации включают разнообразные источники по определенной теме независимо от их фондовой принадлежности.

Пофондовые публикации включают документы одного фонда (коллекции) или его части. В случае необходимости в процессе подготовки публикации в нее могут быть включены отсутствующие в данном фонде и находящиеся в других фондах (или архивах) документы.

Публикации документов одной разновидности включают источники определенной разновидности (протоколы, отчеты, письма, листовки и др.), независимо от их фондовой принадлежности.

Публикации документов одного лица включают документы, созданные этим лицом в процессе его деятельности независимо от их фондовой принадлежности. Они могут содержать либо документальное наследие (собрание сочинений), либо его часть (избранные труды, эпистолярное наследие, мемуары и др.).

 

Формы документальных публикаций

 

7.2.1.5. Формы документальных публикаций основываются на внешних признаках, характеризующих издательский аспект, объем и способ воспроизведения публикации.

Форма документальных публикаций может быть книжная (однотомная, многотомная), журнальная, газетная, альбомная, плакатная, фото- и кинолента, грампластинка, магнитная лента и др.

Наиболее распространенной книжной формой документальных публикаций является сборник документов или серия сборников документов.

 

7.2.2. Организация работы по подготовке

документальных публикаций

 

Формирование коллектива участников работы

 

7.2.2.1. Для подготовки документальной публикации определяется коллектив участников работы: составителей и редакторов. В его состав, как правило, входят представители государственного и партийного архивов, научно-исследовательских институтов, высших учебных заведений, министерств и ведомств. Распределение обязанностей между участниками работы оформляется соглашением или рабочим планом, которые утверждаются руководством данных учреждений.

 

Головная организация

 

7.2.2.2. При наличии нескольких учреждений-участников подготовки публикации выделяется головная организация, которая координирует и организует работу, обеспечивает своевременность составления плана-проспекта издания, инструкции (археографической памятки), графика работы, контроля за его выполнением, утверждает коллектив редакторов и составителей публикации, организует работу редколлегии, совместно с редколлегией оказывает методическую и практическую помощь соисполнителям, организует рецензирование и обсуждение подготовленной рукописи, ведет переговоры и заключает договор с издательством.

 

Редколлегия публикации

 

7.2.2.3. Для научного руководства и организации работы по подготовке публикации формируется редакционная коллегия, в состав которой входят представители всех учреждений-участников публикации или определяется ответственный редактор. Состав редколлегии (ответственный редактор) утверждается приказом головной организации. Редколлегия (ответственный редактор) разрабатывает план-проспект, формирует коллектив составителей, утверждает график работы, методические документы по подготовке публикации; с участием составителей решает вопросы выявления и отбора документов, принципы их систематизации, утверждает состав документов и научно-справочный аппарат издания, а также макет в целом, несет ответственность за идейно-политический и научный уровень публикации, организует вместе с головной организацией рецензирование и обсуждение публикации.

 

Главные редакции серийных изданий

 

7.2.2.4. Научное руководство и координацию подготовки серий сборников осуществляет главная редакция серии. Главная редакция определяет структуру серии, разрабатывает план и научно-методические принципы подготовки томов серии, рассматривает и утверждает проспекты и рукописи отдельных томов, осуществляет организационно-методическую помощь редколлегиям томов, проводит семинары-совещания редакторов и составителей.

 

Формирование коллектива составителей.

Обязанности составителя

 

7.2.2.5. Коллектив составителей определяется в зависимости от типа, объема, структуры документальной публикации и сроков ее подготовки. Для четкой организации работы над публикацией необходимо строго распределить обязанности между составителями. Составитель знакомится с историографией темы публикации, устанавливает круг опубликованных документов, составляет библиографический список, проводит выявление документов, предлагает варианты отбора их для печати, проводит археографическое оформление, комментирование, подготавливает научно-справочный аппарат и машинописный макет издания, проводит сверку текста с оригиналами, вычитывает корректуру.

7.2.2.6. При наличии нескольких составителей из них выделяется ответственный составитель, который координирует работу составителей, оказывает им практическую помощь, непосредственно ведет один из разделов публикации, совместно с составителями проводит предварительный отбор документов и унификацию подготовки всех частей издания. Ответственный составитель входит в состав редколлегии.

 

Подготовка плана-проспекта публикации

и организационно-методической документации

 

7.2.2.7. План-проспект документальной публикации составляется специалистами по данной теме, как правило, членами редколлегии публикации и утверждается на заседании редколлегии. Если государственный архив готовит документальную публикацию самостоятельно, то план-проспект сборника должен быть прорецензирован специалистами соответствующего научного учреждения. В плане-проспекте дается обоснование необходимости подготовки данной публикации, ее политической и научной актуальности, целей и задач, определение хронологических и географических рамок и объема публикации, обосновывается также выбор типа, вида и формы издания, его примерная структура, объем и состав справочного аппарата.

План-проспект содержит подробный перечень вопросов, которые необходимо осветить в публикации, характеристику основных принципов выявления и отбора документов. При выявлении документов план-проспект может быть доработан.

7.2.2.8. Для лучшей организации и унификации работы по подготовке документальной публикации составляется инструкция или археографическая памятка. В ней дается характеристика и список печатных источников по теме, а также перечень архивов и фондов, намеченных для изучения, отмечается специфика подготовки данной публикации, особенности выявления и отбора документов и их археографического оформления и составления научно-справочного аппарата. Инструкция или археографическая памятка к документальным публикациям, входящим во всесоюзные серии, разрабатывается с учетом требований действующих методических рекомендаций по серийным изданиям. Инструкция (памятка) разрабатывается ответственным составителем, утверждается редколлегией публикации и руководством головной организации.

7.2.2.9. В целях планомерной и своевременной подготовки документальной публикации коллективом составителей разрабатывается график работы, который согласовывается со всеми учреждениями-соисполнителями. В нем предусматривается проведение всех видов работ в соответствующем объеме и в определенные календарные сроки с указанием исполнителей и отметок о выполнении намеченных работ. Контроль за выполнением графика работы по подготовке издания осуществляется головной организацией и ответственным составителем.

На основании графика работы составляются индивидуальные планы каждого исполнителя с указанием видов работы и сроков исполнения.

 

Изучение литературы

 

7.2.2.10. Работа над публикацией начинается с изучения литературы по теме, для чего составляется библиографический список, в который включаются произведения классиков марксизма-ленинизма, работы деятелей КПСС и Советского государства, общие теоретические и специальные труды по теме, справочно-информационный материал, периодические издания, предшествующие издания источников (сборники документов, публикации в периодической печати, воспоминания и др.).

 

Установление источников документальной публикации

 

7.2.2.11. Для установления источников публикации определяются архивы, рукописные отделы библиотек, музеев и другие учреждения, а также частные собрания документов. После изучения научно-справочного аппарата составляется список или картотека фондов, по которым следует провести выявление документов.

 

Выявление и отбор документов

 

7.2.2.12. Выявление документов для всех типов публикаций должно быть по возможности исчерпывающим. Выявление начинается с выяснения степени опубликованности документов по теме. Для этого проводится выявление в официальных изданиях КПСС и органов Советской власти, изданиях законодательных актов, ведомственных и статистических изданиях, газетах, журналах и других периодических центральных, местных, ведомственных изданиях, предшествующих документальных публикациях, научных исследованиях, в которых могут целиком или частично приводиться документы или ссылки на них.

7.2.2.13. Выявление документов в архиве начинается с изучения научно-справочного аппарата к основным, а затем другим фондам, в которых могут быть документы по теме. Определяется комплекс дел для полистного изучения.

7.2.2.14. Сведения и поисковые данные о каждом выявленном документе заносятся на карточки установленного образца (Приложения 32, 33). О методике заполнения карточек см. п. п. 4.2.18 - 4.2.26. На карточке при отборе документов для печати делаются отметки о предполагаемом характере использования документов (о включении в основной состав, о полной или частичной публикации, об использовании в примечаниях, хронике, таблице, перечне и т.д.).

Архивы-соисполнители составляют карточки или перечни документов (см. п. 7.1.1.3) в 2-х экземплярах, один из которых высылают головной организации. По завершении выявления карточки систематизируются по принятому в публикации принципу.

7.2.2.15. Отбор выявленных документов для всех типов публикаций проводится на основе общих принципов источниковедческого анализа документов и выработанных в соответствии с типом и видом данной публикации критериев и конкретных приемов отбора. Для издания отбираются документы, которые в соответствии с марксистско-ленинским принципом партийности и историзма наиболее полно раскрывают тему и задачи публикации. Отбор выявленных документов проводится в два этапа: предварительно - в ходе выявления (по перечням, карточкам) и окончательно - после выявления всего комплекса (по копиям документов).

 

Выбор и передача текста.

Археографическое оформление документов

 

7.2.2.16. Для публикации выбирается основной текст документа, который должен быть передан с точным соблюдением стилистических и языковых особенностей.

Археографическое оформление документов включает в себя составление заголовка документа, указание или установление его даты и составление легенды (контрольно-справочных сведений).

 

Систематизация документов и разметка примечаний

 

7.2.2.17. Систематизация документов внутри публикации определяется ее типом и видом и характером документов. Документы могут располагаться по хронологическому, тематическому, географическому, авторскому, корреспондентскому или номинальному признаку. Чаще всего применяется хронологический порядок расположения документов, возможно и сочетание нескольких признаков.

После систематизации документов размечаются примечания и составляется список примечаний по содержанию документов.

По замечаниям редактора сборник (или том серии) дорабатывается, проводится повторная сверка документов с оригиналами.

 

Составление справочного аппарата документальной публикации

 

7.2.2.18. Состав научно-справочного аппарата и его содержание зависят от типа, вида и формы публикации. В научно-справочный аппарат входят: предисловие, примечания, указатели, хроника событий, список сокращений, терминологический словарь, библиографический список, перечень публикуемых документов, содержание (оглавление) и др.

7.2.2.19. Историческая и археографическая части предисловия подготавливаются соответствующими специалистами по теме документальной публикации. Окончательный текст предисловия обсуждается на редколлегии всеми участниками подготовки публикации.

7.2.2.20. Примечания по содержанию и тексту документов каждый составитель готовит к своему разделу.

7.2.2.21. Указатели и хроники могут составляться как составителями к своим разделам, так и одним составителем ко всему изданию. В том случае, когда указатели и хроники составляются к отдельным частям издания, они сводятся воедино ответственным составителем.

 

Формирование макета документальной публикации,

его рецензирование и утверждение к изданию

 

7.2.2.22. После составления научно-справочного аппарата формируется макет документальной публикации, который обсуждается редколлегией и передается на рецензирование.

7.2.2.23. Подготовленная рукопись сборника документов должна пройти рецензирование (внешнее и внутреннее) и иметь не менее двух внешних рецензий.

7.2.2.24. В ходе подготовки документальной публикации могут проводиться обсуждения отдельных ее разделов.

Доработанная по замечаниям рецензентов рукопись сборника документов в целом (ее макет) выносится на обсуждение научно-совещательного органа головной организации для получения рекомендации к изданию.

Рукописи сборников документов, являющихся томами общесоюзных серий, представляются в обязательном порядке в Главархив СССР для рассмотрения на заседаниях главных редакций серий и утверждения к изданию. Одновременно представляются две положительные внешние рецензии и рекомендация научно-совещательного органа к изданию, а также справка о доработке по замечаниям рецензентов.

 

7.2.3. Организация работы с издательством

и учет вышедших в свет публикаций

 

Заключение договора с издательством,

сдача рукописи, корректура

 

7.2.3.1. На каждую документальную публикацию головной организацией заключается договор с издательством. Рукопись сдается в издательство в двух идентичных экземплярах.

Оба экземпляра подписываются "В набор" (или "В печать") ответственным редактором и руководством головной организации. К рукописи прилагаются: выписка из соответствующего издательского плана, решение научно-совещательного органа с рекомендацией к изданию, две положительные рецензии, справка о доработке по замечаниям рецензентов, акт экспертизы документов и другие материалы в соответствии с требованиями Госкомиздата СССР.

 

Тираж и рекламирование издания

 

7.2.3.2. В период подготовки документальной публикации головная организация и редколлегия издания должны участвовать совместно с издательством в рекламировании будущей книги, в решении вопросов о ее тираже, полиграфическом оформлении и распространении. Для этого организуется рассылка заинтересованным учреждениям аннотаций-заказов, используются печать, радио, телевидение, выставки и встречи с читателями.

 

Представление изданий в Главархив СССР

 

7.2.3.3. Государственные архивы высылают наложенным платежом в Главархив СССР три экземпляра всех вышедших в свет изданий, в подготовке которых они принимали участие.

К изданию на национальном языке должна быть приложена развернутая аннотация на русском языке.

 

Учет изданий архива и рецензий на них

 

7.2.3.4. На вышедшую в свет документальную публикацию, справочник, другое издание государственным архивом составляется карточка учета изданий архива (Приложение 46). Описание изданий осуществляется в соответствии с действующим государственным стандартом по библиографическому описанию произведений печати. В карточке учитываются по мере опубликования все рецензии на данное издание. Карточки систематизируются в хронологическом порядке и составляют картотеку вышедших документальных изданий архива. Параллельно возможно ведение тематической картотеки.

7.2.3.5. В целях централизованного учета рецензий и отзывов на вышедшие в свет документальные публикации архивные учреждения сообщают о них в Главархив СССР в ежегодных информациях о ходе выполнения планов научно-издательской работы в установленные сроки.

 

Научный отчет

 

7.2.3.6. После завершения подготовки документальной публикации составляется научный отчет. Отчеты оформляются в соответствии с требованиями, установленными ГОСТом.

 

Раздел 8. НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКАЯ И МЕТОДИЧЕСКАЯ РАБОТА

ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ СССР

 

8.01. В целях дальнейшего развития и совершенствования на научных основах архивного дела и организации документов в делопроизводстве государственные архивы ведут научно-исследовательскую работу в области архивоведения, документоведения, археографии и научно-информационной деятельности. Государственные архивы могут проводить также научные исследования в области истории государственных учреждений и общественных организаций, истории административно-территориального деления, источниковедения и вспомогательных исторических дисциплин. На основе результатов научно-исследовательской работы, изучения и обобщения практического опыта государственные архивы ведут методическую работу, направленную на создание и внедрение наиболее целесообразных приемов и методов конкретных работ. В целях обеспечения научно-исследовательской и методической работы, пропаганды и внедрения передового опыта действует служба научно-технической информации.

 

8.1. Научно-исследовательская работа

 

8.1.1. Планирование и осуществление научно-исследовательской работы в государственных архивах ведется по проблемам, темам, которые могут иметь народно-хозяйственное, межотраслевое, отраслевое и локальное значение.

 

Организация ведения НИР

 

8.1.2. Государственные архивы могут вести НИР самостоятельно, в качестве головной организации, определяемой Главархивом СССР (союзной республики), и в качестве соисполнителя при разработке темы несколькими архивами.

8.1.3. Государственный архив, выступающий в качестве головной организации, отвечает за разработку темы в целом, разрабатывает организационно-методические документы, выполняет наиболее ответственные этапы исследования темы, координирует работу соисполнителей, осуществляет контроль за ходом подготовки материалов соисполнителями и оказывает им методическую помощь, обобщает представленные соисполнителями материалы, оформляет итоговые материалы по теме и составляет научный отчет.

8.1.4. Работа по теме возглавляется научным руководителем.

По темам, выполняемым по поручению вышестоящих организаций, научные руководители утверждаются по представлению архива Главархивом СССР (союзной республики). Руководитель темы организует выполнение исследования и несет ответственность за сроки и качество работы в целом.

8.1.5. Государственный архив-соисполнитель участвует в разработке организационно-методических документов по теме (см. п. 8.1.9), ведет в соответствии с программой исследования (техническим заданием) разработку части темы, этапа, задания, имеющих самостоятельное научное значение, или же подготавливает исходные аналитические материалы (экспериментальные данные), необходимые головной организации, привлекается для обсуждения рецензирования, экспериментального внедрения результатов исследования.

Государственный архив-соисполнитель по теме выделяет ответственного исполнителя, на которого возлагается ответственность за выполнение плановых заданий и осуществление контактов с головной организацией.

8.1.6. Для работы над темами могут создаваться творческие (рабочие) группы из представителей одного или нескольких структурных подразделений архива. Состав творческой (рабочей) группы утверждается руководством архива.

 

Этапы разработки темы

 

8.1.7. Процесс работы над темой подразделяется на этапы исследования: ознакомление с состоянием изучаемого вопроса (предпроектное обследование); разработка организационно-методических документов по теме, определяющих порядок исследования и его завершение; сбор, анализ и обобщение материалов; подготовка, обсуждение, экспериментальное внедрение и оформление итоговых документов по теме.

8.1.8. В ходе ознакомления с состоянием объекта исследования исполнители изучают литературу, степень разработанности вопроса исследования в архивах и других научных учреждениях и составляют библиографический список. Этот этап завершается выводами, необходимыми для разработки организационно-методических документов по теме.

8.1.9. К основным орга