Полное собрание законодательства СССР
Система доступа к базе всех нормативно-правовых актов Союза Советских Социалистицеских Республик.
www.ussrdoc.com

 





Сборники документов по хронологии с 1917г по 1992г
| Сборник 1 | Сборник 2 | Сборник 3 | Сборник 4 | Сборник 5 | Сборник 6 | Сборник 7 | Сборник 8 | Сборник 9 | Сборник 10 |



 

ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ СССР

 

ПРИКАЗ

от 31 марта 1983 г. N 87

 

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ "ИНСТРУКЦИИ О ВЕДЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

ПО ПРЕДЛОЖЕНИЯМ, ЗАЯВЛЕНИЯМ И ЖАЛОБАМ ГРАЖДАН

В УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ И ПРЕДПРИЯТИЯХ

СИСТЕМЫ ГЛАВАРХИВА СССР"

 

В целях установления единого порядка ведения делопроизводства в соответствии с требованиями "Типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях", утвержденного Государственным комитетом СССР по науке и технике, Государственным комитетом СССР по стандартам и Главным архивным управлением при Совете Министров СССР от 30.11.81 N 463/162/298, приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие объявляемую "Инструкцию о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в учреждениях, организациях и предприятиях системы Главархива СССР", согласно Приложению.

2. Директорам ЦГА СССР, ВНИИДАД, НИЦТД СССР, Научной библиотеки, лабораторий микрофотокопирования и реставрации документальных материалов ЦГА СССР в г. г. Москве и Ленинграде, начальнику отдела по эксплуатации и техническому обслуживанию зданий и сооружений ЦГА СССР, заведующему отделом центральных государственных архивов СССР по изданию и реализации архивоведческой литературы, начальникам главных архивных управлений союзных республик обеспечить ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в строгом соответствии с объявленной Инструкцией.

3. Отделам информации и научного использования документов (т. Рассыпнова) и общему (т. Ястребцева) установить контроль за соблюдением требований указанной Инструкции.

 

Начальник Главного управления

Ф.И.ДОЛГИХ

 

 

 

 

 

Приложение

к Приказу Главного

архивного управления

при СМ СССР

от 31 марта 1983 г. N 87

 

ИНСТРУКЦИЯ

О ВЕДЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ПРЕДЛОЖЕНИЯМ,

ЗАЯВЛЕНИЯМ И ЖАЛОБАМ ГРАЖДАН В УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ

И ПРЕДПРИЯТИЯХ СИСТЕМЫ ГЛАВНОГО АРХИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ

ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ СССР

 

1. Общие положения

 

1.1. Инструкция разработана на основе "Типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях", утвержденного Постановлением Государственного комитета СССР по науке и технике, Государственного комитета СССР по стандартам и Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 30.11.81 N 463/162/298.

Предусмотренный данной Инструкцией порядок работы распространяется и на запросы социально-правового характера по документам государственных архивов.

1.2. Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан ведется централизованно и отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на специально назначенных для этого должностных лиц.

1.3. Личную ответственность за состояние делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в учреждениях, организациях и предприятиях системы Главархива СССР несут их руководители. Они систематически проверяют порядок ведения делопроизводства в соответствующих учреждениях, организациях и предприятиях и принимают меры к совершенствованию этой работы.

1.4. Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан, порядок рассмотрения которых установлен уголовно-процессуальным, гражданским процессуальным законодательством Союза ССР и союзных республик, Положением о порядке рассмотрения трудовых споров, Положением об открытиях, изобретениях и рационализаторских предложениях, Уставом связи и другим законодательством Союза ССР и союзных республик.

 

2. Порядок приема, регистрации и исполнения предложений,

заявлений и жалоб граждан <*>

 

--------------------------------

<*> В дальнейшем вместо слов "предложения, заявления и жалобы граждан" употребляются слова "заявления граждан".

 

2.1. Все заявления граждан, поступающие в учреждения, организации и предприятия системы Главархива СССР по почте или непосредственно от граждан, принимаются, учитываются и регистрируются в день их поступления на регистрационно-контрольных карточках (Приложение N 1).

При личном приеме граждан их письменные и устные заявления также подлежат регистрации на карточках.

2.2. Учреждения, организации и предприятия системы Главархива СССР, их руководители и другие должностные лица, к ведению которых не относится решение вопросов, поставленных в заявлениях граждан, направляют их не позднее чем в пятидневный срок по принадлежности, извещая об этом заявителей, а при личном приеме разъясняют, куда им следует обратиться.

Запрещается направлять жалобы тем должностным лицам, действия которых обжалуются.

2.3. Прием заявлений граждан в учреждениях, организациях и предприятиях системы Главархива СССР осуществляется канцелярией. При этом проверяется правильность адресования, целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. Ошибочно доставленная почтой корреспонденция пересылается по принадлежности. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложения к ним необходимо сообщить об этом отправителю.

Конверты сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения заявлений, а также в других необходимых случаях.

2.4. На всех входящих заявлениях проставляется регистрационный штамп, место проставления которого определяется ГОСТом 6.39-72. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего заявления (например, Д-401). Регистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность заявлений граждан.

Заявления и переписка по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в одно и то же учреждение, организацию и предприятие системы Главархива СССР, учитываются под регистрационным индексом первого заявления.

2.5. Повторным заявлениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный индекс первого заявления. В правом верхнем углу повторных заявлений и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка "ПОВТОРНО" и подбирается вся предшествующая переписка.

Повторными следует считать заявления, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

2.6. Регистрационно-контрольные карточки, как правило, заполняются в трех экземплярах, необходимых для обеспечения учета, справочной работы, контроля за исполнением поручений по заявлениям граждан и их анализа. Первый экземпляр карточки остается в канцелярии и помещается в справочную картотеку, которая может строиться по алфавитному, предметно-тематическому, географическому и другим принципам. Второй экземпляр карточки помещается в контрольную картотеку, карточки в которой систематизируются по исполнителям или срокам исполнения. Третий экземпляр карточки направляется вместе с документом исполнителю.

2.7. Зарегистрированные в канцелярии заявления передаются для рассмотрения руководству или уполномоченному должностному лицу. Заявления с резолюцией руководителя или уполномоченного должностного лица поступают в структурное подразделение, ответственное за данный вид работы (стол справок, отдел информации и научного использования документов и др.). Руководитель структурного подразделения определяет конкретного исполнителя.

Заявления граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству.

Ответы на заявления граждан подписываются руководителем или уполномоченным должностным лицом учреждения, организации и предприятия системы Главархива СССР. После отметки об исполнении на заявлении и в регистрационно-контрольной карточке ответ отправляется заявителю. Ответ может быть дан и в устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая отметка на исполненном заявлении и в регистрационно-контрольной карточке.

 

3. Контроль за исполнением заявлений граждан

 

3.1. Контроль за рассмотрением и исполнением заявлений граждан, а также за сроками, установленными Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 марта 1980 г. N 1662, возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение заявлений и исполнение принятых по ним решений.

3.2. При продлении руководством соответствующего учреждения, организации и предприятия системы Главархива СССР срока разрешения заявления на заявлении пишется соответствующая резолюция и делается отметка в контрольно-регистрационной карточке о сроке продления.

3.3. Заявления граждан, направленные из партийных и советских органов, редакций газет и журналов, от депутатов Советов народных депутатов, а также из учреждений, требующих сообщить результаты их рассмотрения, берутся на особый контроль, о чем на карточке и заявлении делается отметка "КОНТРОЛЬ" или знак контроля "К". Отметка проставляется на всех экземплярах карточки.

3.4. Заявления граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер. Решение о снятии с контроля принимают руководители и другие должностные лица учреждений, организаций и предприятий системы Главархива СССР, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение заявлений граждан. На заявлении и в регистрационно-контрольной карточке проставляется отметка "С КОНТРОЛЯ СНЯТО".

 

4. Анализ и обобщение работы по рассмотрению

заявлений граждан

 

4.1. Руководители или по их поручению другие должностные лица учреждений, организаций и предприятий системы Главархива СССР должны систематически (не реже одного раза в квартал) анализировать и обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, а также совершенствования работы органов государственной архивной службы.

4.2. Должностные лица, ответственные за исполнение заявлений граждан, подготавливают аналитические справки, которые представляются руководителям учреждений, организаций и предприятий системы Главархива СССР ежеквартально.

4.3. Проверка работы учреждений, организаций и предприятий системы Главархива СССР с заявлениями граждан осуществляется ежеквартально специальной комиссией, назначаемой руководством этих учреждений, организаций и предприятий.

4.4. Учреждения, организации и предприятия системы Главархива СССР в установленные сроки отчитываются перед вышестоящими архивными органами об исполнении запросов социально-правового характера (Приложение N 2).

 

5. Оформление и хранение дел

 

5.1. На каждом исполненном заявлении, на нижнем поле первого листа документа, помещается отметка об исполнении, которая содержит следующие данные: краткую справку об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении); слова "В дело" и номер дела, в которое должно быть подшито заявление; дату направления документа в дело; подпись должностного лица или исполнителя.

Заявления граждан, со всеми относящимися к ним документами и экземпляром регистрационно-контрольной карточки, должны быть возвращены после их разрешения должностным лицам, ведущим делопроизводство, для централизованного формирования дела и картотеки.

Заявления граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.

Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое заявление и все документы по его рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу.

5.2. При формировании дел проверяется правильность оформления (наличие подписей, даты, индекса, заверительной подписи, отметок "В дело" и т.п.), их полнота (комплектность). Неразрешенные заявления подшивать в дела запрещается. Недооформленные и неправильно оформленные заявления возвращаются исполнителю на доработку.

Обложка дела оформляется в соответствии с ГОСТом 17914-72 (с изменениями N 1, 2).

5.3. Сроки хранения документов по рассмотрению и разрешению заявлений граждан, включая запросы социально-правового характера, в учреждениях, организациях и предприятиях системы Главархива СССР определяются в соответствии с утвержденным Перечнем документов со сроками хранения Главархива СССР и подведомственных ему организаций. Устанавливается пятилетний срок хранения заявлений граждан и документов, связанных с их рассмотрением и разрешением, а для запросов социально-правового характера - 10-летний срок. В необходимых случаях постоянно действующей экспертной комиссией органов государственной архивной службы может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении наиболее ценных предложений граждан.

5.4. Дела, подлежащие постоянному, а также временному (свыше 10 лет) хранению, передаются в архив учреждения, организации и предприятия системы Главархива СССР через год после завершения их в делопроизводстве. Дела, подлежащие временному хранению (до 10 лет включительно), передаются в архив по усмотрению руководителя учреждения, организации и предприятия системы Главархива СССР.

По истечении установленных сроков хранения заявления граждан и документы по их разрешению подлежат уничтожению в установленном порядке.

 

 

 

 

 

Приложение 1

 

Регистрационно-контрольная карточка

(указания по заполнению прилагаются)

 

┌─────────────┬──────────────────────────────────────┬────────────────────┐

│0229140      │ РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА                     

├─────────────┴──────────────────────────────────────┴────────────────────┤

│Заявитель                                                               

│(Ф.И.О., адрес, телефон)                                                

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Предыдущие обращения от          N         от         N                 

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Вид документа                              на         л.                

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Автор, дата, индекс сопровод. письма                                    

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Дата, индекс поступления                                                

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Краткое содержание                                                      

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Отв. исполнитель                                                        

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Резолюция                                                                

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Автор резолюции                                                         

├─────────────────────────────────────────────────┬───────────────────────┤

│Срок исполнения                                                        

├─────────────────────────────────────────────────┴───────────────────────┤

                                                    Формат А5 (148 x 210)│

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

                             ХОД ИСПОЛНЕНИЯ                             

├─────────────┬───────────┬──────────────────────────────┬────────────────┤

│Дата передачи│Исполнитель│Отметка о промежуточном ответе│  Контрольные  

│на исполнение│             или дополнительном запросе      отметки    

├─────────────┼───────────┼──────────────────────────────┼────────────────┤

├─────────────┼───────────┼──────────────────────────────┼────────────────┤

├─────────────┼───────────┼──────────────────────────────┼────────────────┤

├─────────────┴───────────┴──────────────────────────────┴────────────────┤

│Дата, индекс исполнения (ответа)                                        

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Адресат                                                                 

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Содержание                                                              

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│С контроля снял                                Подпись контролера       

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Дело                     Том             Листы              Фонд        

                                                            Опись       

                                                            Дело        

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

 

 

 

 

Приложение

к регистрационно-контрольной

карточке

 

УКАЗАНИЯ

ПО ЗАПОЛНЕНИЮ РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ (РКК) <*>

 

--------------------------------

<*> В случае использования электронно-вычислительной техники при организации делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан могут применяться регистрационно-контрольные карточки, содержащие все вышеуказанные реквизиты, расположенные в последовательности, удобной для применения средств вычислительной техники.

 

Лицевая сторона регистрационно-контрольной карточки

 

Заявитель - фамилия, имя, отчество, место жительства или работы, телефон заявителя или заявителей, для писем без подписи делается запись - "без подписи".

Предыдущие обращения - даты и регистрационные индексы предыдущих предложений, заявлений и жалоб заявителя.

Вид документа - предложение, заявление или жалоба, поступившие по почте или поданные при личном приеме, и количество листов в них.

Автор, дата, индекс сопроводительного письма - название организации, переславшей предложение, заявление, жалобу.

Дата, индекс поступления - дата поступления предложения, заявления, жалобы (по почте или на личном примере) и их регистрационные индексы.

Краткое содержание - предложения, заявления, жалобы.

Ответственный исполнитель - наименование организации или структурного подразделения, отвечающего за разрешение предложения, заявления, жалобы.

Резолюция - переносится с документа или записывается на личном приеме.

Автор резолюции - должность, фамилия и инициалы руководителя, автора первой резолюции.

Срок исполнения - указывается в соответствии с резолюцией или сроками исполнения, установленными законодательством. Запись об изменении сроков производится в следующей графе строки с указанием нового срока, должности и фамилии руководителя, принявшего решение о его изменении.

В левом верхнем углу лицевой стороны карточки указывается код РКК (0229140) по Общесоюзному классификатору управленческой документации и код организации, в которой заводится регистрационно-контрольная карточка.

В правом верхнем углу проставляется штамп "ПОВТОРНО" при регистрации повторных обращений.

 

Оборотная сторона регистрационно-контрольной карточки

 

Ход исполнения:

графа "Дата передачи на исполнение" - указывается дата вручения документа непосредственному исполнителю;

графа "Исполнитель" - фамилия, инициалы и телефон непосредственного исполнителя (графы заполняются при каждом перемещении документа);

графа "Отметка о промежуточном ответе или дополнительном запросе" - адресат, дата, индекс, краткое содержание промежуточного ответа или запроса;

графа "Контрольная отметка" - отметки о напоминаниях, состоянии исполнения и т.п.;

Дата, индекс исполнения - дата и регистрационный индекс документа, содержащего окончательное решение.

Адресат - указываются все адресаты, которым послан документ с окончательным решением.

Содержание - заголовок ответного документа с указанием принятого решения (удовлетворено, отказано, разъяснено).

С контроля снял - должность, фамилия и инициалы руководителя или другого должностного лица, принявшего решение о снятии с контроля предложения, заявления, жалобы.

Подпись контролера - подпись ответственного за контроль по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

Дело ______, том ______, листы ______ - индекс дела по номенклатуре, номер тома и листов (проставляются после завершения исполнения и подшивки в дело).

Фонд ______, опись _______, дело ___ - проставляются после сдачи дела в архив.

Размеры карточки рекомендуются А5 (148 x 210) и А6 (105 х 148).

 

 

 

 

 

Приложение 2

 

СВЕДЕНИЯ

об исполнении запросов социально-правового характера

за 19__ год

(указания по заполнению прилагаются)

 

┌─────────────────────────────────────────────┬──────────┬──────────┬─────┐

                                             │ Архивы с │ Архивы с │Всего│

                                             постоянным│переменным    

                                             │ составом │ составом    

                                             документов│документов    

├─────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼─────┤

│1. Поступило запросов                                                

│2. Рассмотрено вопросов                                              

  в том числе:                                                       

│2.1. Направлено по принадлежности, даны                              

│рекомендации или запрошены дополнительные                            

│сведения                                                             

  - в срок до 5 дней                                                 

  - в срок свыше 5 дней                                              

│2.2. Исполнение запросов по материалам                               

│архивов                                                              

  - в срок до 30 дней                                                

  - в срок свыше 30 дней                                             

│2.2.1. Из них с положительным результатом                            

│3. Находится на исполнении                                           

│4. Число граждан, лично обратившихся в архивы│                        

└─────────────────────────────────────────────┴──────────┴──────────┴─────┘

 

Примечания:

 

 

 

 

 

УКАЗАНИЯ

ПО ЗАПОЛНЕНИЮ СВЕДЕНИЙ ОБ ИСПОЛНЕНИИ ЗАПРОСОВ

СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА

 

В сведения включаются данные по Центральному государственному архиву СССР и сводные по республике показатели о работе государственных архивов с постоянным и переменным составом документов (раздельно) по исполнению запросов и наведению справок социально-правового характера (о трудовом стаже, заработной плате, службе в армии, образовании, имущественных правах и т.п.), необходимых для обеспечения прав и законных интересов граждан.

В п. 1 указывается общее количество поступивших запросов.

В п. 2 включаются сведения о всех запросах, по которым даны ответы учреждениям или гражданам.

В п. 2.1 включатся сведения о количестве запросов, по которым архивами даны ответы без просмотра документов. В частности, здесь учитываются:

- запросы, пересланные по принадлежности в другие архивы и организации;

- запросы, по которым заявителям даны разъяснения (о несохранности документов и т.п.);

- заявления, по которым запрошены дополнительные сведения, необходимые для наведения справок, и т.п.

В п. 2.2 указывается количество запросов, ответы на которые даны после просмотра документов архива.

В п. 2.2.1 указывается количество выданных архивных справок, полностью или частично подтверждающих запрашиваемые данные.

В п. 3 включаются сведения о числе запросов, не исполненных на 1 июля или 1 января.

В п. 4 приводятся данные о количестве граждан, лично посетивших учреждения государственной архивной службы от которых приняты заявления или даны необходимые разъяснения.

В примечаниях должны быть объяснены причины задержки рассмотрения и исполнения запросов свыше 5 или 30 дней. Кроме того, в примечаниях следует указывать проведенные мероприятия, направленные на совершенствование данной работы: обсуждение вопросов на коллегиях, дирекциях, проведение совещаний, семинаров, проверок, информационную работу о порядке наведения справок (выступления по радио, телевидению, в печати) и др.

 

 






Яндекс цитирования

© www.ussrdoc.com, 2011.